美容用品采购管理流程规范

美容用品采购管理流程规范一、总则（一）目的与依据为规范公司美容用品的采购行为，确保采购物资的质量安全、成本合理、供应及时，提高采购效率，降低采购风险，保障公司各项业务的顺利开展，提升顾客满意度，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司所有与美容用品采购相关的活动，包括但不限于各类护肤品、彩妆品、美容仪器、耗材、消毒用品及相关工具等的采购。公司各部门、各门店的美容用品采购行为均须遵守本规范。（三）基本原则1.质量优先原则：严格把控采购物品的质量关，优先选择质量合格、安全可靠、符合行业标准及公司要求的产品。2.合规合法原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规定，确保采购渠道正规，票据齐全，流程合法。3.性价比最优原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的成本获取所需物资，实现性价比最大化。4.公开透明原则：采购过程应做到公开、公平、公正，关键环节需有记录可查，接受监督。5.及时性原则：根据业务需求和库存情况，合理安排采购周期，确保物资及时供应，避免因缺货影响正常运营。二、采购管理流程（一）需求提出与汇总1.需求申报：各部门或门店根据实际经营需要、库存水平及市场变化，定期（如每月/每季度）填写《美容用品采购需求单》，详细列明所需物品的名称、规格型号、预估数量、质量要求、建议品牌（如有）、期望到货日期及用途等信息，经部门负责人或门店店长审核签字后提交至采购部门。2.紧急需求：对于临时出现的紧急采购需求，需在《采购需求单》上注明“紧急”字样，并说明紧急原因，按加急流程处理，但仍需履行必要的审批手续。3.需求汇总与初审：采购部门对各单位提交的采购需求进行汇总、整理，并结合公司整体经营计划、库存台账及预算情况进行初步审核，对不合理或重复的需求予以沟通调整。（二）采购计划制定与审批1.编制采购计划：采购部门根据审核通过的采购需求，结合库存策略和资金状况，编制《月度/季度美容用品采购计划》，明确采购物品的具体信息、采购方式（如集中采购、分散采购、招标采购等）、预计采购金额、采购责任人及完成时限。2.采购计划审批：《采购计划》需按公司规定的审批权限逐级报批。涉及大额采购或重大项目的，需报请公司相关领导或决策机构审批。审批通过后方可执行。（三）供应商选择与评估1.供应商信息收集：采购部门应通过多种渠道（如行业展会、网络平台、同行推荐、供应商自荐等）收集潜在供应商的信息，建立供应商信息库。供应商应具备合法的经营资质，如营业执照、相关生产许可证、产品检验报告、品牌授权书等。2.供应商评估与准入：对潜在供应商，应从其资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、供货能力、售后服务、付款条件及社会责任等方面进行综合评估。必要时，可进行实地考察。通过评估的供应商方可纳入合格供应商名录。3.供应商动态管理：建立供应商档案，定期对合格供应商的表现进行跟踪评估（如每半年或一年），评估结果作为后续合作及调整供应商名录的依据。对表现不佳的供应商，应及时提出改进要求，必要时暂停合作或从名录中剔除。鼓励与优质供应商建立长期稳定的合作关系。（四）采购执行与合同管理1.采购方式确定：根据采购物品的特性、金额大小及公司规定，选择合适的采购方式。对于常规、小额物品，可采用询价采购；对于大额或长期需求的物品，可采用招标或竞争性谈判等方式，以获取更优条件。2.合同洽谈与签订：与选定的供应商就采购细节进行洽谈，明确产品规格、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任及争议解决方式等。洽谈一致后，签订正式的采购合同。合同文本应符合公司法务要求，重要合同需经法务部门审核。3.订单下达：根据采购合同或经审批的采购计划，向供应商下达正式的采购订单，作为发货和收货的依据。（五）采购物品验收与入库1.到货通知与核对：供应商发货后，应及时通知采购部门及仓库。仓库收到货物后，首先核对送货单与采购订单、合同是否一致，检查外包装是否完好。2.数量与质量验收：*数量验收：对照采购订单和送货单，清点实际到货数量。*质量验收：检查产品外观、标签标识（如生产日期、保质期、成分说明、使用方法等）是否符合要求，核对产品相关合格证明文件。对于有特殊质量要求的物品，可进行抽样检验或委托第三方机构检测。美容用品尤其要注意其安全性和有效性。3.验收结果处理：验收合格的物品，由仓库管理员在送货单上签字确认，并办理入库手续，登记库存台账。验收不合格的，应立即通知采购部门及供应商，共同协商处理（如拒收、退货、换货、索赔等），并做好记录。（六）付款结算1.发票审核：财务部门对供应商提供的发票、采购合同、采购订单、入库验收单等原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.付款申请与审批：采购部门根据合同约定及验收合格情况，提交付款申请，附上相关凭证。财务部门复核后，按公司资金支付审批流程报批。3.货款支付：审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和期限，及时办理货款支付手续，并进行相应的账务处理。（七）采购档案管理采购部门应将采购过程中的所有相关文件资料（如采购需求单、采购计划、供应商资料、采购合同、订单、送货单、验收单、发票、付款凭证、供应商评估报告等）进行整理、归档，确保采购过程可追溯。档案管理应符合公司档案管理规定。（八）采购监督与改进1.内部监督：公司审计部门或指定的监督机构应定期或不定期对采购流程的执行情况进行监督检查，重点检查采购计划的执行、供应商选择的合规性、采购价格的合理性、合同履行情况等，防止采购过程中的违规行为。2.持续改进：定期对采购管理流程的有效性和效率进行评估，收集各相关部门的反馈意见，针对存在的问题及时进行分析和改进，优化采购流程，降低采购成本，提升采购管理水平。三、其他规定（一）本规范未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司