物业公司档案上墙制度

PAGE物业公司档案上墙制度一、总则（一）目的为加强物业公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于员工查阅和使用，特制定本档案上墙制度。本制度旨在规范档案整理、展示及使用流程，提高公司档案管理水平，为公司各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于物业公司各部门及全体员工。涵盖公司在物业管理活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于客户档案、物业合同档案、工程维修档案、财务档案、行政档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司物业管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.规范性原则：档案整理、分类、编号、存储等工作应遵循统一的标准和规范，保证档案管理的一致性和系统性。4.保密性原则：对于涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案的整理和存储应便于员工查阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.综合管理负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作。统筹规划公司档案管理体系，确定档案分类方案、编号规则等。定期组织档案管理培训，提高员工档案管理意识和技能。2.档案收集与整理负责接收各部门移交的档案资料，对其进行初步审核和分类。按照档案管理规范，对各类档案进行整理、编目、装订等工作，确保档案的完整性和规范性。3.档案存储与保管建立档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案安全存储。定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。做好档案库房的安全管理工作，防止档案被盗、被篡改或遭受其他安全事故。4.档案查阅与利用建立档案查阅登记制度，负责受理员工的档案查阅申请，按照规定提供档案查阅服务。根据工作需要，及时为员工提供档案资料的复印、借阅等服务，并做好记录。对档案查阅情况进行跟踪和反馈，确保档案使用后的及时归还和妥善保管。5.档案信息化管理推进公司档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索。负责将纸质档案进行数字化扫描，录入电子档案管理系统，并进行数据备份和维护。利用信息化手段，提高档案管理工作的效率和便捷性，实现档案信息资源的共享。（二）各部门档案管理职责1.部门负责人职责为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织和监督本部门档案管理工作。明确本部门档案管理人员，确保档案管理工作落实到人。定期检查本部门档案管理情况，对发现的问题及时督促整改。2.档案管理人员职责负责本部门档案资料的收集、整理、分类和保管工作，确保档案资料的及时归档和完整。按照公司档案管理要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门做好档案查阅、利用等工作，提供必要的档案信息支持。3.员工职责严格遵守公司档案管理制度，在工作中形成的各类文件、资料等应及时交本部门档案管理人员归档。未经批准，不得擅自查阅、复印、转借或销毁公司档案。在使用档案过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏档案内容。三、档案分类与编号（一）档案分类1.客户档案包括业主/租户基本信息档案、房屋租赁合同档案、物业服务协议档案、客户投诉处理档案等。按照客户类型、区域等进行细分，以便于管理和查询。2.物业合同档案涵盖物业服务合同、工程承包合同、物资采购合同、租赁合同等各类合同档案。根据合同性质、签订时间等进行分类整理。3.工程维修档案包含房屋及设施设备维修记录、工程改造档案、维修工单档案等。按照维修项目、维修时间等进行分类，便于跟踪工程维修情况。4.财务档案包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等财务资料。按照财务年度、会计科目等进行分类归档。5.行政档案涉及公司行政公文、会议纪要、人事档案、培训资料、办公用品采购记录等。根据行政事务类型进行分类管理。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式。2.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类设置相应的代码，如客户档案用“KH”表示，物业合同档案用“HT”表示等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，依次编排流水号，位数根据档案数量确定，确保唯一性。例如：2023年第10份客户档案的编号为“2023KH010”。四、档案上墙内容与展示方式（一）上墙内容1.重要档案目录选取部分关键档案的目录进行展示，如重要物业合同的主要条款、客户投诉处理的典型案例等。目录内容应包括档案名称、编号、形成时间、简要内容等信息，便于员工快速了解档案大致情况。2.档案索引提供档案分类索引，按照档案类别顺序排列，标注各类别档案的存放位置和编号范围。索引应清晰明了，方便员工根据需要查找特定类别的档案。3.档案管理制度摘要摘录档案管理的主要制度条款，如档案收集、整理、保管、查阅等环节的规定，让员工随时了解档案管理要求。4.档案管理流程示意图以图表形式展示档案从形成到归档、查阅、销毁等全过程的操作流程，使员工直观理解档案管理工作的程序。（二）展示方式1.电子显示屏展示在公司办公区域设置电子显示屏，定期滚动播放重要档案目录、档案索引等信息。可根据需要设置不同的展示板块和更新频率，确保员工能够及时获取最新的档案信息。2.档案展示墙在公司公共区域设置专门的档案展示墙，采用展板、相框等形式展示档案上墙内容。展示墙应布局合理，分类清晰，便于员工驻足观看和查阅。3.内部办公系统链接在公司内部办公系统中设置档案管理模块，链接档案上墙内容，员工可通过办公系统随时查看档案目录、索引等信息。办公系统应提供便捷的搜索功能，方便员工快速定位所需档案信息。五、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和标准，确保在工作过程中及时、全面地收集各类档案资料。2.档案管理人员应定期对本部门的文件、资料进行清查，督促员工及时移交应归档的档案。3.对于外来文件、资料以及与公司相关的各类函件，应指定专人负责签收、登记，并及时分发至相关部门进行处理，处理完毕后及时归档。（二）档案整理1.档案管理人员收到档案资料后，应按照档案分类方案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。对于纸张规格不一致或破损的档案，应进行必要的裁剪、修补等处理。4.建立档案盒或文件夹，将整理好的档案装入其中，并在盒/夹上标注档案类别、编号范围等信息。六、档案存储与保管（一）档案存储1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.按照档案类别和编号顺序，将档案盒/文件夹整齐排列在档案柜中，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（二）档案保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。2.一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）保管。3.档案保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可按照规定进行销毁。（三）档案安全管理1.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期进行检查和维护。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.对档案进行定期盘点，每年至少一次，确保档案数量、质量与档案目录清单一致。4.做好档案的保密工作，对涉及公司机密和客户隐私的档案，应采取加密存储、限制查阅等措施。七、档案查阅与利用（一）查阅申请1.员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）查阅审批1.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应根据档案的保密级别和查阅目的进行审批。2.对于涉及公司机密或重要信息的档案，需经公司分管领导批准后方可查阅。3.审批通过后，档案管理部门应按照规定为员工提供档案查阅服务。（三）查阅方式1.员工可在档案管理部门指定的地点查阅档案，如需复印或借阅档案，应另行申请。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整，不得将档案带出指定查阅地点。3.员工应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（四）复印与借阅1.员工如需复印档案资料用于工作的，应填写《档案复印申请表》，注明复印内容、用途等信息，经审批后由档案管理部门统一复印。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期来源、保管期限等信息。（二）销毁审批1.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报公司分管领导审批。2.经批准销毁的档案，应在档案管理部门和相关业