秘书部档案规章制度

PAGE秘书部档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司秘书部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司秘书部全体员工，以及在秘书部进行档案查阅、借阅等相关活动的其他人员。（三）档案定义本规章制度所指档案是公司秘书部在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文档、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司秘书部负责对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理公司在工作过程中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）秘书部负责人职责1.全面负责秘书部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.审核档案管理制度、流程和标准，确保档案管理工作符合法律法规和公司要求。3.协调解决档案管理工作中出现的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。4.定期检查档案管理工作情况，对档案管理工作进行监督和指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.按照档案管理制度和流程，对档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。3.负责档案的查阅、借阅、归还等服务工作，严格按照规定办理相关手续，保证档案的合理使用。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.协助做好档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和管理。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，确保本部门档案的齐全、完整。2.按照公司档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交至秘书部档案管理人员。3.协助秘书部档案管理人员做好档案的查阅、借阅等相关工作，提供必要的信息和支持。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。2.公司各项工作活动中形成的文件材料，如工作计划、总结、请示、批复、合同、协议等。3.公司对外交往中产生的文件材料，如信函、传真、电子邮件、接待记录等。4.反映公司历史沿革、组织架构、人员变动等方面的文件材料。5.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作过程中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应在形成后及时送交秘书部档案管理人员，不得擅自留存或销毁。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和查阅，按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等整理工作。（四）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，确保编号的系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录索引，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，方便档案的查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案分类与编号（一）分类标准1.行政管理类：包括公司行政事务、办公会议、规章制度、工作简报、大事记等方面的文件材料。2.业务管理类：根据公司业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、客户服务等类别，分别收集和整理相关业务活动中形成的文件材料。3.财务管理类：涵盖公司财务预算、决算、会计凭证、财务报表、审计报告等财务方面的文件材料。4.人力资源管理类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等人力资源管理工作中产生的文件材料。5.其他类：对于不属于上述分类范畴，但具有一定保存价值的文件材料，归为其他类进行管理。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的结构。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理类的类别代码，“001”表示该类别下的流水号。2.类别代码按照上述分类标准进行设定，每个类别对应一个特定的代码，便于识别和管理。3.流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，从“001”开始递增。五、档案保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括公司在一定时期内具有重要查考利用价值的文件材料。3.短期保管：保管期限为110年的档案，主要是公司在日常工作中形成的一般性文件材料。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和管理。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。同时，要建立电子档案的索引目录，便于快速检索和利用。3.照片、音像资料等特殊载体档案：应按照相关规定进行整理和保管，确保其质量和完整性。照片应冲洗或扫描后进行分类归档，音像资料应进行数字化处理后存储，并建立相应的目录索引。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。定期对库房进行检查和维护，确保档案的安全保管。2.库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁吸烟和使用明火。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。4.建立库房出入登记制度，并严格执行。非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至秘书部档案管理人员。2.档案管理人员根据申请内容，在确保不影响档案安全和保密的前提下，为查阅人员提供必要的档案查阅服务。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和秘书部负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。如发现档案丢失或损坏，应及时向秘书部报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，如发现问题应及时查明原因，并要求借阅人员作出说明。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司机密的档案，原则上不得查阅和借阅。如因特殊工作需要确需查阅或借阅的，应经公司高层领导批准，并严格按照保密规定进行管理。2.外单位人员查阅或借阅公司档案的，应持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人和秘书部负责人批准。查阅或借阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守公司的档案管理规定。七、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，严格限制查阅和借阅范围。3.在档案查阅、借阅等过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定，不得泄露档案内容。4.定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改，防止档案信息泄露事件的发生。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备等的安全管理。2.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等安全设施，确保档案的安全存放。3.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的安全隐患。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握必要的安全知识和技能，确保档案管理工作的安全有序进行。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：每年对档案进行一次全面鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.价值鉴定原则：根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定是否具有保存价值。3.全面鉴定原则：对公司所有档案进行全面鉴定，确保鉴定工作的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由秘书部负责人担任组长，档案管理人员和各部门兼职档案员为成员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作，提出鉴定意见和建议。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.综合分析法：结合公司的发展战略、业务需求、历史沿革等因素，对档案进行综合分析，确定档案的鉴定结果。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。