国土资源局档案管理制度

PAGE国土资源局档案管理制度一、总则（一）目的为加强国土资源局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土资源局机关各科室、直属事业单位及下属各基层所的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是国土资源局在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：国土资源局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作的组织、协调和监督指导。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映国土资源管理工作的历史全貌。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和协调全局档案管理工作。（二）办公室作为档案管理的职能部门，具体负责以下工作：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全局各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记和统计。5.定期组织档案鉴定工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。6.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员素质。7.监督指导各科室、直属事业单位及下属基层所的档案管理工作，定期开展档案工作检查和评比。（三）各科室、直属事业单位及下属基层所1.负责本科室、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的及时、准确和完整。2.按照档案管理规定，定期向局办公室移交应归档的档案。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，未经批准不得擅自查阅、借阅其他科室或单位的档案。4.负责本科室、本单位档案信息化录入工作，确保档案信息的准确录入和及时更新。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与国土资源管理工作有关的文件、法规、政策、指示、通知等。我们在实际工作中，会收到诸如国土资源部下发的各类土地管理政策文件，这些文件对我们开展具体业务具有重要指导意义，必须及时收集归档。2.本局形成的各类文件、材料，包括党组会议记录、局长办公会议记录、业务文件、工作计划、总结、统计报表、调研报告、合同协议、项目资料、人事档案、财务档案等。例如，我们在土地出让项目中形成的一系列合同协议、审批文件等，都要按照要求收集齐全。3.下级单位报送的各类请示、报告、统计报表、工作总结等。各基层所定期上报的土地利用情况报告等资料，是我们了解基层工作动态的重要依据，要妥善收集。4.与国土资源管理工作有关的其他文件、资料，如声像资料、电子文档等。像土地整治项目中的现场照片、视频资料等，都能直观反映工作实际情况，应及时收集保存。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位及下属基层所应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的文件、资料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目分类，每个项目内再按文件形成时间顺序排列，编制项目档案目录。3.会计档案：按照会计年度分类，分为会计凭证、会计账簿、财务报告等类别，分别整理装订，编制会计档案目录。4.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案卷，编制档案索引。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放地点。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点，核对档案数量、种类、保管期限等是否与档案目录一致。2.对发现的问题及时进行记录和处理，确保档案的完整和安全。五、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局档案，须经局领导批准。3.司法机关、公民因工作或个人需要查阅本局档案，须按照相关法律法规办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：本局工作人员可直接到档案库房查阅档案，查阅时应在档案查阅登记簿上登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经科室负责人签字、分管领导批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案须经档案管理人员核对无误后，加盖档案管理专用章。（三）利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、查阅内容、复制份数等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。（四）利用监督1.档案管理人员应对档案利用过程进行监督，确保利用者遵守档案查阅、借阅制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定及国土资源局实际工作需要，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以鉴定销毁。3.对涉及重要业务、历史事件、产权纠纷等具有长远查考利用价值的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步清理，列出拟鉴定档案清单。2.档案鉴定小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对鉴定为销毁的档案，编制档案销毁清册，经局领导批准后组织销毁。（四）销毁实施1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。2.销毁档案时，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁过程中，应有两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立国土资源局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储与管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对馆藏档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案目录及相关信息录入档案管理信息系统，实现档案信息的快速检索。3.系统功能模块：包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等业务流程的信息化管理，以及用户权限管理、数据备份与恢复等功能。（三）数据