甲方公司资料员档案制度

PAGE甲方公司资料员档案制度一、总则（一）目的为加强甲方公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甲方公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由专门的资料员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。完整性原则全面收集公司在各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）资料员职责1.档案收集负责收集公司各部门在工作中形成的各类档案资料，包括文件、合同、报表、图纸、照片、音像等，并确保收集的档案资料齐全、完整。2.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其便于保管和利用。3.档案保管建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管中存在的问题。4.档案利用负责办理档案查阅、借阅手续，根据公司规定提供档案利用服务。对档案利用情况进行登记，跟踪档案的去向，确保档案的安全归还。5.档案统计定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，为公司档案管理决策提供数据支持。6.档案鉴定与销毁按照国家有关规定和公司档案管理制度，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。（二）各部门职责1.指定专人负责各部门应指定一名专人作为兼职档案员，负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作，并配合资料员做好档案管理的其他相关工作。2.及时整理移交各部门兼职档案员应在工作结束后及时将本部门形成的档案资料进行整理，按照规定的时间和要求移交资料员。在移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.确保档案质量各部门应确保本部门形成的档案资料真实、准确、完整，符合档案管理的要求。在档案形成过程中，应规范文件材料的形成、积累和整理工作，保证档案的质量。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类包括公司的行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等方面的档案资料。2.业务管理类根据公司业务范围，分为市场营销、项目管理、财务管理、人力资源管理、质量管理、技术研发等类别，分别收集和整理相关业务活动中形成的档案资料。3.项目档案类针对公司承担的各类项目，按照项目阶段和内容，分为项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等，全面记录项目从立项到结束的全过程资料。4.财务档案类涵盖公司的会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、资金管理等方面的档案资料，按照国家财务档案管理规定进行分类整理。5.声像档案类包括公司在各类活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，按照拍摄时间、主题等进行分类归档。6.电子档案类对公司以电子形式存在的文件、数据、报表等资料进行分类管理，确保电子档案的安全性和可读性。（二）档案编号1.编号规则采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，“2023XZ001”表示2023年行政管理类的第001份档案。2.编号说明“年度”：用四位数字表示档案形成的年份。“类别”：用两个大写字母表示档案所属的类别，如“XZ”代表行政管理类，“YW”代表业务管理类等。“流水号”：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围公司内部各部门在日常工作中形成的各类文件、资料、报表、合同、协议等。公司对外签订的各类合同、协议、招投标文件、往来信函等。公司举办的各类会议、活动、培训等形成的文件、资料、照片、录像等。公司员工个人在工作中形成的重要业务资料、科研成果、获奖证书等。公司财务、审计、税务等方面的文件、报表、凭证等。公司在基本建设、技术改造、设备采购等项目中形成的各种文件、图纸、资料等。2.收集时间日常工作中形成的档案资料，各部门兼职档案员应及时收集整理，每季度末向资料员移交一次。重大活动、项目结束后，相关部门应在活动或项目结束后一个月内将形成的档案资料收集齐全并移交资料员。员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司的档案资料全部移交，办理交接手续。（二）档案整理1.分类整理资料员按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类，将同一类别的档案资料集中在一起。2.编号编目对每一份档案资料进行编号，并按照编号顺序编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查找和利用。3.装订成册对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，保持档案的原貌。4.装盒上架将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、类别、年度等信息。然后按照档案类别和编号顺序上架存放，便于保管和查找。五、档案保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.建筑结构档案库房的建筑结构应坚固耐用，具有良好的防火、防潮、防虫、防盗等性能。库房内地面应采用防潮地板，墙壁应进行防潮、防霉处理，门窗应安装防盗门窗和密封装置。3.内部布局档案库房应合理划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作的有序进行。档案存放区应配备足够的档案柜架，档案柜架应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管设备配备1.温湿度控制设备安装温湿度调节设备，使库房内温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。2.防火设备配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.防潮防虫设备安装防潮板、防虫网等防潮防虫设备，对档案进行定期检查，发现虫害及时采取措施进行处理。4.防盗设备安装监控系统、门禁系统等防盗设备，确保库房安全。监控系统应覆盖库房内外各个区域，24小时不间断运行，门禁系统应严格限制人员进出，只有经过授权的人员才能进入库房。（三）档案保管措施1.定期检查资料员应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。2.清点核对每年对档案进行一次全面清点核对，确保档案的账实相符。清点核对时，应逐卷逐件核对档案编号、题名、日期、责任者等信息，发现不符及时查明原因并进行处理。3.破损修复对破损或老化的档案资料，应及时进行修复或复制。修复档案时，应采用适当的方法和材料，确保档案的原貌和质量。4.安全防护加强对档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度，禁止无关人员进入库房。做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部查阅公司员工因工作需要，可以查阅本部门或与本部门工作相关的档案资料。查阅时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.公司外部查阅因工作需要，外单位人员查阅公司档案资料时，应经公司相关部门负责人批准，并办理查阅手续。查阅人员应遵守公司档案管理制度，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.档案借阅公司员工因工作需要借阅档案资料时，应填写档案借阅申请表，注明借阅日期待借阅期限、借阅人、借阅内容等信息。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、乱画、抽取、撤换等。（二）利用手续1.查阅手续公司员工查阅档案时，应先到资料员处填写档案查阅登记表，经资料员审核同意后，方可查阅档案。查阅人员应在指定的查阅区域内进行查阅，不得将档案带出查阅区域。查阅完毕后，应及时将档案归还资料员，并在查阅登记表上签字确认。2.借阅手续公司员工借阅档案时，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，交资料员办理借阅手续。资料员应根据借阅申请表的内容进行登记，将档案交给借阅人员，并告知其借阅期限和注意事项。借阅人员应在借阅期限届满前归还档案，如需延期，应提前向资料员提出申请，办理续借手续。（三）利用监督1.现场监督在档案查阅或借阅过程中，资料员应进行现场监督，确保查阅或借阅人员遵守档案管理制度，不发生违规行为。2.利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人、查阅或借阅内容、利用目的等信息。通过利用登记，掌握档案的流向和利用情况，便于对档案利用工作进行统计和分析。3.违规处理对违反档案管理制度的查阅或借阅人员，应视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，应依法追究其法律责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.价值鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行全面、客观的鉴定。2.定期鉴定原则定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。在特殊情况下，如公司机构调整、业务变化等，可根据需要及时进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司分管领导担任组长，资料员、各部门兼职档案员及相关业务人员为成员。档案鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定人员对每一份档案进行直接审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.综合分析法综合考虑档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素对档案进行分析，确定其价值和保管期限。（四）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清单。销毁清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，并经档案鉴定小组全体成员签字确认。2.审批档案销毁清单报公司分管领导审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁实施由两名以上工作人员负责实施档案销毁工作，并在销毁现场