隧道档案室管理制度

PAGE隧道档案室管理制度一、总则（一）目的为加强隧道档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与隧道工程相关的各类档案的管理，包括但不限于工程规划、设计、施工、监理、竣工验收等环节形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则隧道档案室负责集中管理本公司/组织内所有与隧道工程相关的档案，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映隧道工程建设的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理隧道工程各个阶段形成的各类文件材料，确保档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织内各部门和人员提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织的隧道档案室管理制度。2.负责收集、整理、保管和统计本公司/组织内与隧道工程相关的各类档案，确保档案的齐全、完整和规范。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责档案的信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.开展档案利用服务工作，为公司/组织内各部门和人员提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，为公司/组织的决策和发展提供支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织内各部门和人员的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门在隧道工程建设过程中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案室移交。2.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定程序办理档案查阅、借阅手续。3.加强对本部门人员的档案意识教育，督促本部门人员及时将工作中形成的文件材料归档，确保档案的完整和准确。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、上架、保管、统计等。3.做好档案的安全保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。5.协助开展档案利用服务工作，为查阅、借阅档案的人员提供帮助和指导。6.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.隧道工程规划阶段形成的文件材料，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计阶段形成的文件材料，如初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.施工阶段形成的文件材料，如施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、工程进度报表等。4.监理阶段形成的文件材料，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告等。5.竣工验收阶段形成的文件材料，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.与隧道工程相关的科研、技术交流、会议等活动形成的文件材料。7.其他与隧道工程有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的文件材料应进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、编目等处理。（三）整理方法1.分类按照隧道工程的阶段、性质、内容等进行分类。一般可分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等类别。2.编号对每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对重要的档案应采取备份保管措施，如制成电子档案备份或复制纸质档案副本，分别存放在不同的地点。3.对磁性载体档案应定期进行检查和维护，防止信息丢失或损坏。（三）保管期限1.隧道工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括工程规划、设计、竣工验收等重要文件材料，以及涉及公司/组织重大利益和具有历史价值的档案。3.长期保管的档案保管期限一般为10年至50年，主要包括工程施工过程中的重要文件材料、监理文件等。4.短期保管的档案保管期限一般为5年以下，主要包括工程施工过程中的一般性文件材料等。（四）档案的清点与核对1.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、完整。2.清点和核对工作应做好记录，发现问题及时查明原因并进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，根据档案的价值和保管期限进行鉴定。2.参考档案的利用情况，对利用率低、已失去保存价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并经鉴定小组负责人签字确认。3.将档案销毁清册报公司/组织主管领导审批。4.经批准后，由档案室指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅与借阅原则1.严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全和保密。2.查阅、借阅档案应遵循必要、合理的原则，不得随意扩大查阅、借阅范围。（二）查阅程序1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，并经所在部门负责人签字同意。2.将档案查阅申请表提交档案室，档案室根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，予以批准。3.查阅人员凭档案室发放的查阅证到档案室查阅档案，并在指定地点进行查阅。查阅时应保持安静秩序，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室工作人员应认真核对档案，确保档案的完整和安全。（三）借阅程序1.借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，并经所在部门负责人和档案室负责人签字同意。2.借阅人员凭档案室发放的借阅证到档案室借阅档案，并办理借阅登记手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如需复制、摘录档案内容，应按照规定程序办理审批手续。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.档案室工作人员应定期对借阅档案进行催还，对逾期未还的档案进行追查。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的隧道档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和水平，为公司/组织内各部门和人员提供便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合本公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设建立档案信息管理网络，实现档案信息的共享和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练