2026年工业水处理公司水处理技术文档编制与管理规定

2026年工业水处理公司水处理技术文档编制与管理规定第一章总则第一条为规范本公司水处理技术文档的编制、审核、发布、归档、更新及保密管理工作，确保技术文档的真实性、准确性、完整性和可追溯性，提升技术管理标准化水平，保障研发、生产、运维等环节的技术支撑有效性，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业标准化管理办法》等法律法规，结合本公司水处理业务实际情况，制定本规定。第二条本规定适用于本公司所有水处理技术文档的全生命周期管理，涵盖研发、生产、运维、合规等环节产生的各类技术文档，涉及技术部、研发部、生产部、安全管理部、质量控制部、档案管理部及所有参与技术文档编制、使用、管理的人员（含正式员工、劳务派遣人员、实习人员、外部合作单位人员等）。第三条水处理技术文档管理遵循“规范统一、真实准确、完整可追溯、保密合规、动态更新、责任到人”的基本原则，做到文档编制与业务开展同步、文档审核与方案评审同步、文档更新与技术迭代同步、文档归档与工作收尾同步。第四条公司技术部为水处理技术文档管理的归口部门，负责本规定的制定、更新与落地监督，组织技术文档编制规范培训，审核核心技术文档，建立技术文档管理台账；档案管理部负责技术文档的归档存储、借阅管理及到期处置；各业务部门指定专人担任文档管理员，负责本部门技术文档的初稿编制、内部初审、更新提报及日常使用管理。第二章技术文档分类与编制通用规范第五条本公司水处理技术文档按业务场景分为以下类别：（一）研发类文档：包括研发立项申请书、水处理工艺可行性分析报告、实验室实验原始记录、中试阶段技术报告、工艺定型文档、研发成果验证报告等；（二）生产类文档：包括水处理设备操作规程、工艺参数指导书、水质检测标准作业指导书、设备维护保养技术手册、生产异常处置技术方案等；（三）合规类文档：包括水处理环保备案技术资料、专利申请相关技术文件、水质排放标准适配分析报告、安全生产技术交底文档等；（四）运维类文档：包括客户现场水处理系统运维报告、水质监测数据汇总分析文档、设备故障诊断技术记录、运维技术交底手册等；（五）通用类文档：包括水处理技术标准汇编、行业技术动态分析报告、技术培训教材、外部技术合作交底文档等。第六条技术文档编制通用格式规范：（一）字体与字号：正文采用宋体（微软雅黑）16号字，标题层级按h1（24号）、h2（20号）、h3（18号）设置，行距统一为1.8倍；（二）编号规则：文档编号由“部门代码+年份+文档类型代码+顺序号”组成（如技术部2026年研发类第5份文档编号为JS-2026-YF-005），部门代码、文档类型代码由技术部统一制定并发布；（三）页面规范：文档需标注页眉（公司名称+文档名称）、页脚（文档编号+页码），A4页面排版，页边距上下左右均为2.5厘米；（四）签署规范：需审核、发布的文档，末尾需标注编制人、审核人、批准人姓名及签署日期，电子文档需留存电子签章记录。第七条技术文档编制内容通用要求：（一）要素完整：需明确文档目的、适用范围、核心技术参数、操作/编制依据、责任主体、生效日期等核心要素，无关键信息缺失；（二）数据准确：所有技术参数、检测数据、统计结果需与实际一致，引用外部数据需标注来源，严禁虚构、篡改数据；（三）逻辑清晰：文档结构按“目的-范围-规范-要求-附则”或“背景-分析-结论-建议”等逻辑组织，章节划分合理，段落衔接顺畅；（四）语言规范：使用标准化技术术语，避免口语化、模糊化表述，涉及计量单位的需采用国家法定计量单位，外文术语首次出现需标注中文释义。第三章技术文档编制与审核流程第八条技术文档编制启动要求：（一）编制责任人：由业务部门负责人指定熟悉对应业务的技术人员担任编制人，核心技术文档需指定中级及以上职称技术人员牵头编制；（二）编制依据：编制前需收集相关法律法规、行业标准、公司内部制度、现场实测数据、研发/生产记录等资料，确保编制依据充分；（三）编制周期：一般技术文档编制周期不超过5个工作日，复杂研发类、合规类文档编制周期不超过15个工作日，需延期的需向部门负责人提交书面申请。第九条技术文档内部初审：（一）初审责任人：编制人所在部门负责人或指定的技术骨干担任初审人，初审需在编制人提交初稿后2个工作日内完成；（二）初审内容：核对文档要素完整性、数据准确性、格式规范性，检查是否符合本规定及相关业务要求，提出具体修改意见；（三）修改反馈：编制人需在1-3个工作日内根据初审意见完成修改，形成初审版文档，由初审人签字确认后提交跨部门会审（如需）。第十条技术文档跨部门会审：（一）会审适用场景：涉及多部门业务的技术文档（如研发转生产的工艺文档、涉及安全环保的生产操作规程）需组织跨部门会审；（二）会审组织：由技术部牵头，召集安全管理部、质量控制部、生产部等相关部门文档管理员或技术负责人参与，会审需提前1个工作日发送文档初审版及会审通知；（三）会审要求：会审人员需针对文档的合规性、安全性、实操性提出意见，形成《技术文档会审意见表》，编制人需根据会审意见修改并反馈。第十一条技术文档最终审核与批准：（一）审核权限：一般技术文档由技术部负责人审核批准，核心技术文档（如工艺定型文档、专利相关技术文件）由技术副总审核批准，涉及重大合规风险的文档需经法务部审核后报总经理批准；（二）审核内容：重点审核文档的合规性、保密性、技术有效性，确认无重大疏漏或错误后签署批准意见；（三）定稿要求：批准后的文档由编制人整理为终稿，标注“正式版”及生效日期，提交技术部备案后进入发布环节。第四章技术文档发布与归档管理第十二条技术文档发布要求：（一）发布渠道：正式版技术文档统一在公司内部文档管理平台发布，纸质版仅发放至相关业务岗位，发放记录需留存；（二）发布告知：发布后1个工作日内，技术部需通过企业微信、邮件等方式告知相关使用部门，明确文档适用范围及使用要求；（三）版本管理：文档发布后需标注版本号（如V1.0），后续更新需同步升级版本号（如V1.1、V2.0），旧版本文档需在平台标注“作废”并保留存档。第十三条技术文档归档存储：（一）归档时限：正式发布的技术文档需在发布后3个工作日内完成归档，由档案管理部专人负责；（二）归档形式：电子文档加密存储至公司专用档案服务器，核心技术文档需同步归档纸质版，纸质版需加盖档案章并标注归档编号；（三）存储期限：研发核心文档（如工艺定型、专利相关）永久存储，生产运维类文档存储不少于10年，通用类、培训类文档存储不少于5年，到期处置需经技术部审核；（四）借阅管理：借阅技术文档需填写《文档借阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部批准，核心文档借阅需经技术副总批准，借阅期限不超过7个工作日，到期需归还或办理续借。第五章技术文档更新与废止第十四条技术文档更新触发条件：（一）技术迭代：水处理工艺、设备、药剂等核心技术参数调整，导致原有文档内容失效；（二）合规调整：相关法律法规、行业标准、公司内部制度更新，需同步调整文档合规性内容；（三）问题整改：使用过程中发现文档存在数据错误、逻辑漏洞、实操性不足等问题，需修正完善；（四）业务拓展：新增水处理业务场景、客户需求或应用环境，需补充完善文档内容。第十五条技术文档更新流程：（一）更新申请：由文档使用部门或编制部门提交《技术文档更新申请表》，说明更新原因、修改内容及依据；（二）重新审核：更新后的文档需按本规定第三章的审核流程重新审核，仅做小幅修正的可简化为技术部负责人审核；（三）版本替换：审核通过的更新版文档发布后，技术部需在平台替换旧版本，标注“更新版”及更新日期，旧版本标注“作废（历史版本）”。第十六条技术文档废止流程：（一）废止条件：文档对应的业务终止、技术完全淘汰或被新版文档全面替代，且无保留价值；（二）废止申请：由技术部或原编制部门提交《技术文档废止申请表》，说明废止原因及处置建议；（三）废止审批：一般文档由技术部负责人审批，核心文档由技术副总审批，审批通过后在平台标注“废止”，纸质版归档留存，电子文档禁止删除仅限制访问。第六章技术文档保密管理第十七条技术文档保密等级划分：（一）核心机密级：包括未公开的核心水处理工艺参数、专利申请技术文件、客户定制化核心解决方案、研发未公开成果等，仅限核心技术人员及管理层查阅；（二）一般机密级：包括常规生产工艺参数、设备维护核心技术、水质检测核心方法等，仅限公司内部相关业务人员查阅；（三）非机密级：包括通用操作规程、公开行业标准汇编、技术培训基础教材等，可在公司内部全员查阅。第十八条保密管理措施：（一）权限管控：档案服务器按保密等级设置访问权限，核心机密级文档仅授权指定人员访问，访问记录自动留存；（二）借阅限制：核心机密级文档禁止外借，确需查阅的需在档案管理部指定场所查阅，禁止复制、拍照；一般机密级文档复制需经技术部负责人批准；（三）外部合作：向外部合作单位提供技术文档时，需签订保密协议，仅提供必要的非核心内容，核心内容需脱敏处理；（四）离职交接：涉及技术文档管理的人员离职时，需办理文档交接手续，签署保密承诺书，禁止携带公司技术文档离职。第十九条泄密处置要求：（一）泄密上报：发现技术文档泄密情况，当事人需立即上报部门负责人及技术部，核心机密泄密需在1小时内上报总经理；（二）止损措施：技术部牵头组织排查泄密范围，采取撤回文档、告知相关方停止传播、法律维权等措施，防止泄密范围扩大；（三）责任追究：对造成泄密的人员，按公司保密管理制度追究责任，情节较轻的给予警告、绩效扣减，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第七章监督考核与奖惩机制第二十条监督检查要求：（一）日常检查：技术部每月抽查各部门技术文档编制、更新、归档情况，覆盖率不低于30%，记录检查结果；（二）专项检查：每半年开展一次技术文档管理专项检查，覆盖所有部门及核心技术文档，形成《技术文档管理专项检查报告》，上报公司管理层；（三）问题整改：检查发现的问题需下达《整改通知书》，责任部门需在5个工作日内完成整改，技术部跟踪整改效果。第二十一条奖励措施：（一）编制奖励：编制的技术文档被评为“公司优秀技术文档”的，给予编制人500-2000元一次性奖励，纳入年度评优评先加分项；（二）管理奖励：部门技术文档管理考核年度优秀的，给予部门文档管理员800-1500元奖励，部门绩效奖金上浮3%-5%；（三）保密奖励：及时发现并制止技术文档泄密行为，避免公司损失的，给予相关人员1000-5000元一次性奖励。第二十二条处罚措施：（一）编制违规：编制的技术文档存在重大数据错误、要素缺失，导致业务损失的，给予编制人警告处分，扣减当月绩效1%-5%；（二）管理违规：未按要求归档、更新技术文档，或借阅后未按时归还的，给予文档管理