销售合同审查与执行工具

销售合同审查与执行工具工具适用的工作情境本工具适用于企业销售部门、法务部门及相关业务人员，在销售合同全生命周期管理中的核心场景，包括但不限于：合同签订前：对拟合作方资质、合同条款合规性及商业风险进行初步评估；合同履行中：跟踪交付进度、款项结算等关键节点，保证双方按约执行；争议处理时：快速定位合同依据，梳理责任边界，辅助纠纷解决；合同归档后：对合同执行情况进行分析总结，优化后续合作条款与管理流程。工具操作流程详解一、合同审查前：基础信息收集与审查要点明确资料准备收集合作方营业执照（副本复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人）、previous合作记录（如有）、产品/服务技术标准、招标文件（如为招投标项目）等基础资料，保证信息完整且真实。明确审查重点根据合同类型（如产品销售、服务外包、定制开发等）及合作金额，确定核心审查方向：主体资质类：合作方经营权限、履约能力、涉诉记录；商业条款类：标的物描述、价格构成、付款方式、交付标准；法律风险类：违约责任、争议解决方式、知识产权归属、不可抗力条款。二、合同主体信息审查：核实合作方合法性主体资格审查核对营业执照名称、统一社会信用代码与合同签约主体是否一致，避免“假章”“假主体”风险；查验合作方经营范围是否包含本次合同标的业务，如涉及需前置审批的项目（如医疗器械、食品等），需确认其是否持有相应许可证；通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询合作方经营状态（存续/吊销/注销）、行政处罚及涉诉信息，重点关注被执行人、失信被执行人记录。签约代表权限审查若签约非法定代表人，需审核其《授权委托书》：授权范围是否包含“签订本合同”权限、授权期限是否覆盖签约日期、委托人签字/盖章是否与营业执照一致；涉及重大金额或复杂条款时，建议要求合作方提供法定代表人对签约代表的再次书面确认函。三、合同核心条款逐项审查：规避商业与法律风险1.标的物条款：明确“是什么”产品销售：需列明产品名称、型号规格、品牌、数量、技术参数（如执行标准、质量认证等级），避免“同类产品”“优质产品”等模糊表述；服务提供：需明确服务内容、服务范围、服务标准（如响应时间、交付成果形式）、验收流程（如分阶段验收、验收标准文件）。2.价款与支付条款：约定“怎么付”价格构成：区分含税价/不含税价，明确是否包含运费、安装费、培训费等附加费用；支付方式：约定支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）、支付账户（需与合同主体一致，避免个人账户）、票据类型（如增值税专用发票的具体要求）；延迟付款责任：明确逾期付款的违约金计算标准（如日万分之五，不超过LPR四倍），以及合作方催告后仍不支付的救济措施（如暂停供货）。3.交付与验收条款：约定“何时交、如何验”交付时间：明确具体日期或“收到预付款后X日内交付”，避免“尽快”“尽快交付”等不确定表述；交付地点：约定“买方指定仓库（地址：XXX）”“项目现场”等具体地点，明确运费承担方及风险转移节点（如“交付后风险转移至买方”）；验收标准：以“国家标准（GBXXXX）、行业标准（YYXXXX）、双方确认的技术附件”为依据，约定验收期限（如“到货后X日内完成验收”“服务结束后X日内提交验收申请”）、验收异议处理方式（如“异议期内提出书面异议，卖方需X日内响应”）。4.违约责任条款：明确“违约怎么办”区分一般违约与根本违约：明确“逾期交付超过X日”“验收不合格经整改仍不符合标准”等根本违约情形及对应的合同解除权；违约金设定：避免“过高”（超过实际损失30%）或“过低”（不足以弥补损失），可参考“实际损失+可得利益”原则，或约定违约金计算公式；不可抗力：明确不可抗力的定义（如自然灾害、战争等行为）、通知义务（不可抗力发生后X日内书面通知）、证明文件要求（如部门出具的证明）。5.争议解决条款：约定“纠纷找谁”优先约定“合同签订地有管辖权的人民法院”或“被告所在地人民法院”诉讼管辖，避免约定“由XX仲裁委员会仲裁”时未明确具体仲裁机构；明确适用法律（如“_________法律”），避免选择“某国法律”导致法律适用复杂化。四、合同文本形式审查：保证文本规范完整文本完整性检查合同是否包含封面、目录、（含附件）、签字页等完整部分，附件（如技术参数表、验收标准）是否与引用一致，附件页码是否连续。表述规范性避免歧义表述：如“X月X日前”需明确具体时点（“X月X日24时前”），“X个工作日”需明确自然日/工作日计算方式；关键术语前后一致：如“标的物”“买方”“卖方”等称谓在全文中统一，避免混用“甲方/乙方”“我司/贵司”；手写修改效力：约定“手写修改处需双方加盖骑缝章或签字确认”，避免单方面涂改引发争议。五、合同签订与执行跟踪：保证履约可控合同签订确认双方签字/盖章：合同需双方签字（自然人）或盖章（法人）+法定代表人/授权代表签字，骑缝章加盖于合同骑缝处；签署日期：保证双方签署日期一致或买方签署日期不晚于卖方，避免“倒签”风险。执行过程跟踪交付监控：销售负责人根据合同约定交付节点，提前X日提醒卖方准备发货，收货后核对数量、外观并签署《收货确认单》；验收管理：按合同约定标准组织验收，验收合格签署《验收合格报告》，不合格则书面通知卖方整改并跟踪整改结果；付款跟进：财务部门根据合同约定支付节点，审核发票（名称、税号、金额等信息与合同一致）后安排付款，同步记录付款时间、金额至《执行跟踪表》。异常问题处理履约延迟：卖方未按期交付，买方需书面发送《履约催告函》，明确宽限期（如“X日内交付，否则承担违约责任”）；质量争议：验收不合格或使用中出现质量问题，买方需及时封存样品，书面通知卖方并共同委托第三方检测机构鉴定，根据鉴定结果要求维修、更换、退货或赔偿；付款争议：买方对金额、发票有异议，需在付款日前书面通知卖方，暂停付款直至问题解决，避免“逾期付款”被动违约。六、合同归档与复盘：沉淀经验优化管理资料归档合同履行完毕（含终止、解除）后，将合同文本、附件、签署页、收货单、验收报告、付款凭证、沟通函件等资料整理成册，按“合同编号+合作方名称”分类归档，保存期限不少于合同履行期后X年（建议不少于5年）。复盘总结每季度/半年对已履行合同进行复盘，分析高频问题（如交付延迟、验收争议率高的条款类型），评估合作方履约表现；根据复盘结果，优化合同模板（如细化交付时间、补充违约情形），更新审查要点（如新增对合作方ESG风险的审查），形成“审查-执行-复盘-优化”的闭环管理。工具配套表格模板表1：销售合同审查清单表审查大类具体审查项目审查标准审查结果（通过/不通过/需修改）备注（如附件编号）责任人（签字）主体资质营业执照与签约主体一致性名称、信用代码完全一致通过见附件1*（法务专员）经营范围覆盖标的业务需包含“XX销售/XX服务”经营范围需修改（增项正在办理中）见合作方说明函*（销售经理）标的物条款产品技术参数明确性列明型号、执行标准（GB/TXXXX-2020）不通过（未明确品牌）需补充技术附件*（产品经理）价款支付支付节点合理性预付款30%、到货款60%、验收款10%通过*（财务总监）违约责任逾期付款违约金日万分之五，不超过LPR四倍通过*（法务专员）争议解决管辖法院明确性约定“买方所在地有管辖权的人民法院”通过*（法务专员）表2：合同执行跟踪表合同编号合作方名称执行阶段关键节点计划完成时间实际完成时间完成情况（正常/延迟/异常）负责人处理措施（如延迟原因）2024XXXXX公司预付款支付买方支付预付款30%2024-03-012024-03-01正常*（财务）无产品交付卖方发货至指定仓库2024-03-202024-03-22延迟（物流原因）*（销售）已协调物流加急，今日到货验收买方完成最终验收2024-03-252024-03-25正常*（质量）验收合格签署报告表3：合同问题反馈与处理表合同编号问题描述涉及条款（如“交付条款”）处理措施（如“要求卖方承担延迟违约金X元”）责任人计划完成时间实际完成时间结果确认（对方签字/盖章）2024XXX验收时发觉1台产品外观划痕第3.2条（质量标准）卖方X日内更换合格产品，承担往返运费*（销售）2024-03-262024-03-26见更换确认单（附件3）2024XXX卖方发票税率开错（13%开成9%）第4.3条（发票条款）卖方X日内重新开具正确发票，买方顺延付款*（财务）2024-04-012024-03-29见发票签收记录（附件4）工具应用关键注意事项主体审查“三必查”：营业执照必查（最新年度报告）、授权委托书必查（授权范围与期限）、涉诉记录必查（失信被执行人一票否决），避免与无资质主体签约。条款表述“四避免”：避免“大概”“左右”等模糊时间，避免“优良”“合格”等主观质量标准，避免“一切损失”等无限责任约定，避免管辖法院约定不明（如“由法院管辖”）。履约跟踪“两同步”：销售部门与财务部门同步记录交付、付款节点，保证信息一致；异常问题发生后，书面通知与口头提醒同步，保留沟通证据（如邮件、函件签收记录）。证据留存“三原件”：重要文件需留