采购流程标准化手册

采购流程标准化手册为规范企业采购行为，明确采购各环节职责分工，提高采购效率与透明度，降低采购成本，防范采购风险，特制定本手册。本手册适用于企业各部门所有采购活动，涵盖从需求提出到付款结算的全流程管理，旨在保证采购活动的合规性、经济性和及时性。一、适用范围与对象（一）适用业务场景本手册适用于企业生产经营所需的各类物资采购，包括但不限于：原材料、设备备件、办公用品、服务外包（如维修、咨询）等。采购方式涵盖公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等（具体采购方式选择需符合企业《采购管理办法》规定）。（二）适用部门与人员需求部门：负责提出采购需求、确认采购物品规格及质量标准、参与验收。采购部门：负责需求审核、供应商寻源与评估、采购订单下达、合同管理、跟进交付及协调处理异常情况。财务部门：负责采购预算审核、付款审批与结算、账务处理。仓储部门：负责到货物品的验收、入库与保管。审计/纪检部门：负责对采购流程的合规性进行监督检查（必要时参与）。二、标准化操作流程（一）需求提报与确认操作目的：保证采购需求的真实性、必要性与合理性，避免盲目采购。操作内容：需求部门根据工作计划或实际需求，填写《采购需求申请单》（模板见第三章），注明物品名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等关键信息，部门负责人*签字确认后提交至采购部门。采购部门收到需求单后，1个工作日内完成审核，重点核查：需求是否与部门职能、年度预算匹配；规格型号、技术参数是否明确，是否存在重复采购；预算金额是否在审批权限内。审核通过后，采购部门与需求部门确认需求细节；若审核不通过，需注明原因并退回需求部门修正。责任人：需求部门经办人、需求部门负责人、采购专员*。输出文件：《采购需求申请单》（审核版）。（二）采购审批与立项操作目的：履行采购审批程序，保证采购活动符合预算及内控要求。操作内容：采购部门根据审核通过的需求单，按企业《采购审批权限表》履行逐级审批流程：预算金额≤1万元：由采购部门经理*审批；1万元＜预算金额≤5万元：由采购部门经理、财务部门负责人联合审批；预算金额＞5万元：需提交总经理*审批，必要时召开采购评审会。审批通过后，采购部门下达《采购任务通知书》，明确采购项目、预算、时限及责任人，启动采购立项。责任人：采购专员、采购部门经理、财务部门负责人、总经理。输出文件：《采购审批表》《采购任务通知书》。（三）供应商寻源与评估操作目的：筛选合格供应商，保证采购物品的质量、价格及交付能力满足要求。操作内容：供应商寻源：公开采购：通过企业供应商库、行业平台、公开招标等方式征集供应商；邀请采购：根据需求特殊性，邀请3家及以上合格供应商参与（需提供邀请理由说明）。供应商资质审核：供应商需提供营业执照、相关资质证书（如生产许可证、3C认证等）、过往业绩证明等材料；采购部门对供应商资质进行真实性核查，建立《供应商资质档案》。供应商评估：采用“综合评分法”（价格权重≤40%，质量权重≥30%，交付权重≥20%，服务权重≥10%）对供应商进行评估；评估内容包括价格竞争力、产品质量合格率、交付及时性、售后服务响应速度等；评估结果形成《供应商评估报告》，选择综合评分最高的供应商作为候选对象（若候选供应商不足3家，需重新寻源）。责任人：采购专员、采购部门经理、需求部门代表*。输出文件：《供应商资质档案》《供应商评估报告》。（四）订单与下达操作目的：明确采购双方权利义务，保证采购订单的规范性与可执行性。操作内容：采购部门与选定供应商洽谈采购细节（价格、交付方式、付款条件、质量标准等），达成一致后拟定《采购合同》。《采购合同》需经采购部门经理、法务部门（若有）、总经理审批，加盖企业公章后生效；供应商需在合同上加盖公章并回传。采购部门根据合同《采购订单》（模板见第三章），注明订单编号、物品信息、数量、单价、总金额、交付日期、交付地点、付款方式等，通过系统或书面形式下达给供应商，并抄送需求部门、仓储部门。责任人：采购专员、采购部门经理、法务专员（若有）、总经理。输出文件：《采购合同》（正本+回执）、《采购订单》。（五）到货验收与入库操作目的：核对到货物资与订单信息一致，保证数量准确、质量合格。操作内容：供应商按《采购订单》约定时间交付物资，采购部门提前1个工作日通知需求部门、仓储部门准备验收。现场验收：数量验收：仓储部门根据订单清单核对物资数量，确认与订单一致；质量验收：需求部门根据技术参数、质量标准进行检验（可委托第三方检测机构，需提前在合同中约定），出具《质量验收报告》；外观验收：检查包装是否完好、标识是否清晰，有无破损、变形等情况。验收合格后，需求部门、仓储部门、供应商（或其送货人）在《到货验收单》（模板见第三章）上签字确认；验收不合格的，需填写《不合格品处理单》，注明不合格原因，及时通知采购部门与供应商协商退换货或索赔事宜。仓储部门将验收合格的物资办理入库手续，登记《库存台账》，更新库存信息。责任人：仓储管理员、需求部门验收人、采购专员、供应商代表。输出文件：《到货验收单》《质量验收报告》《不合格品处理单》（如适用）、《库存台账》。（六）付款结算与归档操作目的：规范采购资金支付，保证采购过程可追溯。操作内容：供应商根据合同约定开具合规票据（如增值税发票），发票抬头、税号等信息需与企业信息一致，附《到货验收单》《采购订单》等材料提交至采购部门。采购部门核对票据信息与合同、订单、验收单的一致性，确认无误后填写《付款申请单》，附相关票据提交财务部门。财务部门审核票据合规性、金额准确性，按审批权限报财务负责人、总经理审批后，通过银行转账等方式支付款项。采购部门在款项支付后，整理采购全流程文件（需求申请单、审批表、合同、订单、验收单、发票等），按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于5年。责任人：采购专员、财务部门审核员、财务负责人、总经理。输出文件：《付款申请单》、合规票据、《采购档案目录》。三、常用模板工具（一）《采购需求申请单》序号物品名称规格型号单位需求数量用途说明预算金额（元）期望交付日期需求部门需求人*部门负责人*1A4打印纸80g/500张/包包20办公日常使用8002024-XX-XX行政部张*李*填写说明：“规格型号”需明确技术参数，避免模糊描述（如“常用”“类似”等）；“用途说明”需简述使用场景，便于采购部门确认需求合理性；需求部门负责人需对需求的真实性负责。（二）《采购订单》订单编号：PO-2024-XXXX签订日期：2024-XX-XX供应商名称XX科技有限公司供应商地址XX市XX区收货地址企业1号仓库联系人*王*序号物品名称规格型号单位———————-—————-——1服务器XX品牌/8核/16G台合计金额（大写）人民币叁万元整合计金额（小写）￥30,000.00付款方式货到付款，30天内开具发票交货条件供应商送货至指定仓库，运费由供应商承担质量标准符合国家相关技术标准及采购方需求规格书验收方式按订单规格现场验收，7日内提出异议（三）《到货验收单》验收单编号：YH-2024-XXXX验收日期：2024-XX-XX供应商名称XX科技有限公司订单编号PO-2024-XXXX收货仓库1号仓库需求部门研发部序号物品名称规格型号单位———————-—————-——1服务器XX品牌/8核/16G台验收结论□合格□不合格（不合格原因：________________________）参与人员签字需求部门验收人*赵*仓储管理员*刘*四、关键控制要点（一）合规性控制采购活动必须严格遵守《_________招标投标法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规及企业内部管理制度，严禁规避招标、虚假招标、违规指定供应商等行为。采购合同需经法务部门（或专业法律顾问）审核，明确双方权利义务、违约责任及争议解决方式，防范法律风险。（二）预算控制所有采购需求必须纳入年度预算，超预算采购需提交《预算调整申请表》，经总经理办公会审批后方可执行；采购过程中需严格控制成本，优先选择性价比高的供应商，避免不必要的支出。（三）沟通协作需求部门、采购部门、财务部门、仓储部门需加强信息共享，保证采购各环节无缝衔接；供应商交付异常（如延迟、质量问题）时，采购部门需第一时间与供应商沟通，同时通知需求部门制定应急方案，减少对生产经营的影响。（四）记录与追溯采购全流程文件需完整保存，保证每一笔采购活动有据可查，定期开展采购档案自查工作，防止文件丢失或损毁；建立供应商履约评价机制，每年度对供应商的质量、交付、服务等方面进行