企业信息归档与资料管理制度模版

企业信息归档与资料管理制度模板一、总则（一）目的与依据为规范企业各类信息的收集、整理、归档与管理工作，保证信息完整、安全、可追溯，提高信息利用效率，防范信息丢失或泄露风险，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）在生产经营活动中产生或形成的各类纸质、电子信息的归档管理，涵盖公文、合同、人事、财务、项目、客户等全业务领域信息。二、归档范围与分类标准（一）归档范围公文类：企业收发的正式文件（通知、报告、批复、会议纪要等）、内部管理文件（制度、流程、岗位职责等）。合同类：业务合同、合作协议、招投标文件、法律文书及相关补充协议。人事类：员工入职档案（简历、证件号码、学历证明等）、劳动合同、异动记录、培训档案、离职资料。财务类：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料、费用报销单据。项目类：项目立项文件、可行性研究报告、实施方案、验收报告、成果资料。客户与市场类：客户档案、合作协议、市场调研报告、营销活动方案及总结。其他类：企业资质证书、知识产权文件、重要会议记录、对外往来函件等具有保存价值的资料。（二）分类标准按部门/业务线分类：如行政部、财务部、市场部等，各部门下设二级分类（如行政部分为“公文”“会议”等）。按时间分类：年度-季度-月度，或按文件形成年份（如“2024年行政文件”）。按密级分类：公开信息、内部信息、秘密信息（涉密文件需单独标注并加密保管）。三、信息归档全流程操作步骤（一）信息收集与初步整理责任主体：各部门指定专人（如文员）为本部门信息收集第一责任人，档案管理员某负责统筹协调。操作要求：信息形成后3个工作日内，由责任人核对信息完整性（如文件是否签字盖章、附件是否齐全）、准确性（内容与实际业务是否一致）。对电子信息，需同步打印纸质版（如需存档）并标注“电子档案备份”字样；对纸质信息，需去除订书针、夹子等金属物，折叠整齐。异常处理：若信息缺失或错误，由责任人及时补充完善，无法补充的需经部门负责人经理签字确认并说明原因。（二）信息分类与编目分类标注：责任人按“部门-二级分类-时间”规则对信息分类，并在文件右上角标注分类编号（如“行政-公文-2024-001”）。编目登记：纸质信息：填写《纸质档案归档目录》（见表1），内容包括档案编号、文件名称、形成部门、形成日期、页数、密级、保管期限、存放位置，经部门负责人审核后提交档案管理员。电子信息：录入企业档案管理系统，填写电子档案元数据（文件名、路径、创建时间、关联业务等），并至指定服务器加密存储。（三）移交与验收移交时间：各部门于每季度最后1个工作日内，将本季度归档信息统一移交至档案室。移交流程：责任人填写《档案移交清单》（见表2），注明档案数量、类型、密级等信息，与档案管理员共同核对。双方确认无误后，在移交清单上签字（纸质版一式两份，部门与档案室各存一份）。验收标准：档案管理员重点检查分类是否准确、编目是否完整、信息是否齐全，对不符合要求的退回部门重新整理。（四）入库与保管存放管理：纸质档案：按分类编号顺序存入专用档案柜，柜面标注“部门-分类-年度”标签，定期（每季度）检查库房温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防潮、防虫、防鼠。电子档案：定期（每月）备份至异地服务器，备份数据需加密存储并验证可读性，重要电子档案需刻录光盘备份（一式两份，档案室与异地存放各一份）。密级管理：秘密级以上档案需存入带密码锁的专用柜，钥匙由档案管理员某和行政部负责人经理分别保管，查阅需经分管领导总监审批。（五）借阅与利用借阅权限：公开信息：员工可凭工号在企业档案系统自行查阅电子版，纸质版需在档案室登记后现场查阅。内部信息：需经部门负责人经理审批，电子版通过系统申请，纸质版填写《档案借阅申请表》（见表3）。秘密信息：需经分管领导总监审批，借阅期限不超过3天，查阅过程需有档案管理员在场监督。借阅流程：员工提交申请→审批人审批→档案管理员核对权限→提供档案（借阅时登记借阅人、时间、用途）→按时归还（归还时检查档案完整性）。禁止行为：涂改、勾画、抽取、复制、拍摄、外传档案（经审批的复制除外），借阅档案不得带离档案室（特殊情况需经分管领导总监批准并办理外借手续）。（六）鉴定与销毁鉴定周期：每年年底由档案管理员某会同相关部门负责人组成鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。鉴定标准：有保存价值的：如涉及企业核心业务、重要法律效力的档案，保管期延长或永久保存。无保存价值的：如过期内部通知、重复性报表等，经鉴定小组确认后列入《档案销毁清单》（见表4）。销毁流程：鉴定小组填写销毁清单→分管领导总监审批→档案管理员与行政部负责人经理共同监销→销毁过程拍照记录→销毁后双方在销毁清单上签字，清单存档保存2年。电子档案销毁：需彻底删除存储介质数据并无法恢复，操作记录留存备查。四、常用管理表格模板表1：纸质档案归档目录档案编号文件名称形成部门形成日期页数密级保管期限存放位置备注XZ-GW-2024-001关于2024年春节放假的通知行政部2024-01-152公开10年A1-01-01CW-PZ-2024-0051月费用报销凭证财务部2024-01-3050内部30年B2-03-05附发票清单表2：档案移交清单移交部门移交人接收人移交日期档案类型数量（份/件）档案编号范围备注市场部文员某2024-03-31合同类15XS-HT-2024-001-015含3份秘密合同人事部助理某2024-03-31人事类30RS-DA-2024-001-030表3：档案借阅申请表借阅人工号部门联系方式借阅档案名称档案编号借阅用途借阅期限归还日期审批人员工A00123销售部2024年Q1客户合作协议XS-HT-2024-002-008项目谈判3天2024-04-10经理主管B00456财务度审计报告CW-SJ-2023-001内部审计1天2024-04-08总监表4：档案销毁清单销毁日期销毁档案名称档案编号形成日期数量（份/件）保管期限鉴定意见审批人监销人备注2024-12-302022年内部培训通知NB-PX-2022-0012022-06-10102年无保存价值总监某、经理已复印存档1份2024-12-30过期供应商资质文件GS-ZZ-2021-0052021-03-15203年无保存价值总监某、经理五、关键操作注意事项（一）信息真实性与完整性管理归档信息必须与实际业务一致，严禁伪造、篡改文件内容；如需修改，需在修改处签字确认并注明修改原因。电子档案与纸质档案内容需保持一致，电子档案需保留修改痕迹（如版本记录），保证可追溯。（二）保密与安全管理涉密档案的、传递、归档、借阅需全程登记，严禁通过QQ等非加密渠道传输涉密信息。档案管理员离职或调岗时，需办理档案交接手续，移交清单经双方签字确认后存档。（三）时间节点管理纸质信息需在形成后3个工作日内完成初步整理，每季度最后1个工作日内完成移交；电子档案需在形成后1个工作日内录入系统。到期档案鉴定工作需在每年12月31日前完成，次年3月31日前完成销毁。（四）人员与责任管理各部门负责人为本部门归档工作第一责任人，需定期（每季度）检查本部门归档情况，保证无遗漏。档案管理员需每年组织1次归档培训，提升各部门人员对归档标准的理解和操作能力。（五）应急处理机制若发生档案丢失