采购订单及合同签订流程模板工具

采购订单及合同签订流程管理工具一、适用工作场景本工具适用于企业内部各类采购业务场景，包括但不限于：原材料/设备采购、服务外包（如设计、咨询）、办公用品批量采购、项目专项采购等。覆盖从需求发起至合同签订的全流程管理，适用于采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等多协同场景，保证采购行为合规、流程透明、责任明确。二、流程操作步骤详解步骤1：采购需求发起与确认操作内容：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息，并附上相关技术参数或需求说明文件（如技术图纸、服务方案等）。责任部门/人：需求部门负责人、申请人输出成果：《采购需求申请表》（含附件）注意事项：需求内容需清晰、具体，避免模糊描述（如“一批办公用品”应明确具体品类、数量）；预算金额需符合公司财务制度，超出预算需提前说明并提交预算调整申请。步骤2：采购申请审批操作内容：需求部门将《采购需求申请表》提交至部门负责人审核，确认需求的必要性及合理性；通过后按审批权限逐级报批（如采购经理、财务总监、总经理等，具体权限根据公司规模及采购金额设定）。责任部门/人：需求部门负责人、审批人输出成果：审批通过的《采购需求申请表》（标注审批意见及签字）注意事项：审批流程需在规定时限内完成（如常规采购3个工作日内，紧急采购1个工作日内）；未通过审批的需求需反馈明确原因，需求部门根据意见修改后重新发起。步骤3：供应商选择与确认操作内容：采购部门根据审批后的需求，通过以下方式确定供应商：询价比价：向3家及以上合格供应商发出询价单，对比报价、质量、交期等；招标采购：达到招标金额标准的，按公司招标流程组织公开/邀请招标；单一来源：因特殊原因（如唯一供应商、紧急采购）需直接选定的，需提交《单一来源采购说明》并报批。供应商确定后，采购部门需确认其资质（营业执照、相关行业许可证等），并填写《供应商评估表》。责任部门/人：采购专员、采购经理、供应商评估小组*输出成果：《询价/招标结果记录表》《供应商评估表》《单一来源采购说明》（如适用）注意事项：供应商选择需遵循“公开、公平、公正”原则，优先选择合作良好、资质齐全的合格供应商；禁止与未经资质审核的供应商开展合作。步骤4：采购订单编制与审批操作内容：采购专员根据确认的供应商信息及需求明细，编制《采购订单》，内容包括：订单编号、供应商全称及联系方式、采购物品/服务明细（名称、规格、单价、数量、金额）、交货地点、交货日期、付款方式、质量要求、违约责任等条款。订单编制完成后提交采购经理审核，重大订单需财务部门*会签。责任部门/人：采购专员、采购经理、财务专员*输出成果：《采购订单》（一式三联：采购部门、供应商、财务部门各一联）注意事项：订单编号需唯一，按“年份+月份+流水号”规则编制（如202405-001）；订单信息需与需求、供应商确认信息完全一致，避免歧义；付款方式需符合公司财务规定，明确预付款、进度款、尾款比例及支付条件。步骤5：合同起草与审批操作内容：对于达到合同签订金额标准（如单笔采购金额≥1万元）或涉及长期合作的业务，采购部门需根据《采购订单》及相关约定，起草《采购合同》。合同内容应包括：双方主体信息、采购标的、数量价款、质量标准、交付验收、付款方式、违约责任、争议解决、保密条款、合同生效条件等。合同起草完成后，依次提交法务部门（审核法律条款）、财务部门（审核付款条款）、采购经理、总经理审批。责任部门/人：采购专员、法务专员、财务专员、审批人输出成果：《采购合同》（草案及审批稿）注意事项：合同条款需严谨，避免歧义义；质量标准需明确（如国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）；违约责任需对等，明确违约金计算方式及赔偿范围；法务审核重点为合法性、合规性及风险点。步骤6：合同签订与订单下达操作内容：审批通过的《采购合同》由法定代表人或授权代表*签字并加盖公司公章；供应商签字盖章后，合同正式生效。采购部门将生效的《采购订单》及《采购合同》副本送达供应商，同时将原件分发至财务部门、需求部门存档，并启动订单执行跟踪。责任部门/人：授权代表、采购专员、档案管理员*输出成果：已签订的《采购合同》（正本）、下达的《采购订单》注意事项：合同需双方加盖公章或合同章，个人签字需附授权委托书；合同签订后1个工作日内完成信息登记（如合同台账），保证可追溯；订单下达后及时与供应商确认接收情况，避免信息滞后。步骤7：订单执行与归档操作内容：需求部门按合同约定接收物品/服务，组织验收（如质量验收、数量清点），填写《验收确认单》并反馈至采购部门及财务部门；采购部门跟踪合同履行进度，保证按时交付；财务部门根据验收单及合同条款安排付款。所有流程文件（需求申请、审批记录、订单、合同、验收单等）由档案管理员*统一整理归档，保存期限不少于合同履行结束后5年。责任部门/人：需求部门、采购专员、财务专员、档案管理员输出成果：《验收确认单》、完整档案资料注意事项：验收需严格按照合同标准执行，不合格品需及时反馈并要求供应商整改；付款需凭合规单据（发票、验收单、合同等）办理，禁止无合同或未验收付款；档案归档需分类清晰、标识明确，便于后续查阅。三、模板文件及填写说明1.《采购需求申请表》序号字段名称填写说明示例1申请部门需求所属部门全称生产部2申请人需求提出人姓名（用*代替）张*3联系方式申请人手机号（仅内部使用，不对外公开）56784需求名称采购物品/服务的具体名称A4打印纸（80g）5规格型号详细的规格、技术参数或服务要求尺寸：A4；白色，500张/包6需求数量明确采购数量及单位20包7预算金额含税预估金额（单位：元）800.008期望到货日期年-月-日格式2024-05-209需求用途简要说明采购原因日常办公使用10附件说明如有技术图纸、方案等，需注明附件名称及份数《A4纸技术参数》1份11部门负责人审批需求部门负责人签字及日期李*2024-05-102.《采购订单》核心字段字段名称说明订单编号按规则编制（如202405-001），唯一标识供应商全称与营业执照一致的名称供应商联系方式联系人、电话、地址采购明细品名、规格型号、单位、数量、单价、金额（分项及合计）交货地点详细到具体地址交货日期年-月-日格式，明确批次及分批交付情况（如适用）付款方式如“预付30%，验收合格后付70%”质量要求明确验收标准（如“符合GB/T18778-2008国家标准”）违约责任如“逾期交付按日收取0.05%违约金，质量问题无条件退换”其他约定如包装方式、运输费用承担方等3.《采购合同》核心条款框架合同主体：甲方（采购方）、乙方（供应商）全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；采购标的：物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价（大写及小写）；质量标准：具体技术参数、验收方法、异议期；交付与验收：交付时间、地点、方式，验收流程及验收合格标志；付款方式：支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、账户信息；违约责任：违约情形（逾期、质量不符等）及违约金计算、赔偿范围；争议解决：约定诉讼或仲裁管辖地（如甲方所在地法院）；合同生效：生效条件（如双方签字盖章后），合同份数及效力。四、关键执行要点流程合规性：严格按照审批权限执行，禁止越权审批；紧急采购需走“紧急流程”（如需求部门负责人直接确认+事后补批），保证可追溯。信息一致性：采购订单、合同、需求申请中的关键信息（品名、数量、价格、供应商等）必须完全一致，避免因信息差异导致纠纷。风险防控