珠宝公司财务报销审核办法

珠宝公司财务报销审核办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》、国际财务报告准则（IFRS）、萨班斯-奥克斯利法案（SOX）及珠宝行业国际公约（如欧盟RoHS指令、美国CITES法案）等法律法规、行业标准及国际公约制定，结合公司国际化经营战略与数字化转型需求，旨在规范财务报销行为，强化风险防控，提升运营效率，实现价值创造与合规经营。针对当前企业报销流程冗长、风险点分散、部门协同不畅等痛点，核心目标在于构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，平衡管控力度与运营效率，确保跨国业务合规高效运行。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司全体正式员工、外包服务单位及合作单位在珠宝采购、生产、销售、市场推广、差旅、办公等业务活动中产生的财务报销行为。覆盖财务部、销售部、生产部、采购部、人力资源部、国际业务部等所有部门及岗位。例外适用场景包括：公司股权激励计划、高管特别津贴、政府补贴专项项目等，需另行审批备案。审批权限根据金额、业务类型及风险等级分级授权，具体标准见第五章。

1.3核心原则

（1）合规性：严格遵循国家法律法规及国际财务准则，确保报销行为合法合规；

（2）权责对等：审批权限与责任主体明确匹配，禁止越权审批；

（3）风险导向：聚焦高价值、高风险业务场景，实施差异化管控；

（4）效率优先：优化流程节点，推行电子化报销系统，缩短审批周期；

（5）持续改进：定期复盘流程效率与风险事件，动态优化制度；

（6）国际化适配：跨国业务需同时符合当地税务与财务法规，由国际业务部统筹协调。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司财务通则》《内部控制手册》《差旅费管理办法》《合同审批管理办法》等制度构成三级管控体系。若存在冲突，以本制度为准，特殊情况需提交总经理办公会裁决。制度修订需经内控部评估并报董事会备案。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司财务报销管理遵循“董事会-总经理办公会-财务部-业务部门”四级授权体系。董事会负责审批金额超500万元重大报销项目及制度修订；总经理办公会审议金额100-500万元项目及跨部门协调事项；财务部承担执行与监督双重职能；业务部门负责报销发起与合规性确认。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：决策金额超1000万元年度预算内重大报销计划；

（2）董事会：审批金额超1000万元预算外项目、制度修订及重大风险事件处置；

（3）总经理办公会：审批金额50-100万元项目、部门间资源调配及特殊事项豁免。

2.3执行机构与职责

（1）财务部：负责报销审核、支付执行、账务处理及风险监控，每笔报销需经财务经理双签确认；

（2）业务部门：发起人需对单据真实性、合理性负责，提交前需经部门内控专员校验（内控环节1）；

（3）IT部：提供电子报销系统技术支持，确保数据接口与权限安全（内控环节2）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每季度抽查报销流程合规性，核查标准包括权限完整率、单据合规性；

（2）审计部：每年开展专项审计，重点关注金额超50万元项目及跨境交易；

（3）合规部：负责国际业务税务合规性审核，需同步参考当地《税法典》《国际会计准则》等。

2.5协调与联动机制

建立“月度财务报销协调会”，由财务部牵头，各部门报销联络人参与，解决跨部门争议。涉外业务需增设属地合规协调岗，由国际业务部与当地税务机关、海关对接。

第三章财务报销管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：报销审批时效≤3个工作日，单据合规率≥98%，虚假报销零容忍；

（2）核心KPI：差旅费占收入比≤5%（珠宝行业标杆），采购报销异常率≤0.5%（国际标准），跨境交易税务差错率≤0.1%。

3.2专业标准与规范

（1）单据要求：发票需符合《增值税专用发票使用规定》，跨境交易需提供海关完税证明；

（2）风险控制点：

①高风险点（等级4）：大额采购报销（>50万元）、跨境支付（>20万美元），需附合同扫描件及供应商征信报告；

②中风险点（等级3）：非标住宿费（>2000元/晚）、设备采购（>10万元），需经采购部双重确认；

③低风险点（等级2）：交通费、通讯费等，需附行程单或话费清单。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：实施全生命周期管理，从预算申请→单据提交→审批支付→归档审计闭环；

（2）数字化工具：采用SAPERP+电子报销系统（OA集成），实现单据自动校验、电子签章及影像归档。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“发起-审核-支付-归档”四步闭环流程：

（1）发起环节：员工通过OA系统提交报销申请，需同步上传合规单据影像，系统自动校验发票有效性；

（2）审核环节：按金额分级授权，100万元以下由部门经理审批，200万元以下需财务总监复核；

（3）支付环节：财务部核对无误后通过网银支付，电子回单自动同步至ERP；

（4）归档环节：纸质单据由财务部扫描归档，电子影像永久保存，审计部可调阅检查（内控环节3）。

4.2子流程说明

（1）大额采购报销：需附供应商资质认证、价格比对表及采购部立项报告；

（2）跨境差旅报销：需提供机票/酒店外币收据及当地税务完税证明，由国际业务部预审。

4.3流程关键控制点

（1）权限校验：系统自动比对金额与岗位权限，超权限需总经理特批；

（2）双重校验：采购类报销需采购专员与财务人员交叉复核；

（3）时效监控：系统自动预警超期未审批单据，由财务部催办。

4.4流程优化机制

每年10月开展全流程复盘，重点评估：审批周期、单据错误率、系统使用率。优化建议需经内控部评估，重大调整需董事会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“金额/业务类型/岗位层级”三级授权：

（1）金额阈值：10万元以下由部门经理审批，30万元以下需财务总监复核；

（2）业务类型：采购类（需采购部预审）、差旅类（需人力资源部备案）、福利类（需总经理审批）；

（3）岗位层级：总监级审批权限自动上浮20%，需经直属上级复核。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：员工申请→部门经理（1级）→财务经理（2级）→分管副总（3级）；

（2）特殊路径：金额超100万元的需提交总经理办公会审议；跨境交易需国际业务部联合审批。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，期限≤1年，临时代理需直属上级书面授权，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急通道：金额超50万元紧急事项，需附带风险自评报告，由财务总监特批；

（2）补批处理：逾期补单需附情况说明及直属上级签字，财务部每月汇总公示。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：报销单需包含事由、金额、单据张数等11项必填项，电子版需扫描完整；

（2）痕迹留存：电子审批记录、系统日志、纸质单据扫描件需双备份（财务部与IT部各留存一份）。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：财务部每周抽查报销系统日志，审计部每月抽检纸质单据；

（2）专项监督：内控部每季度开展“四不两直”检查（不发通知、不打招呼、不听汇报、不用陪同接待、直奔基层、直插现场）。

6.3检查与审计

（1）审计频次：专项审计每年至少2次，覆盖10%以上报销单据；

（2）审计方法：数据比对（系统数据与银行流水）、抽样核查（金额超20万元的必查）；

（3）整改要求：重大问题需形成《审计报告》，明确整改措施、责任人与时限。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《财务报销执行报告》，内容含：预算执行率、异常报销案例、系统优化建议。报告需经财务总监与内控总监双签。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）财务部考核：报销合规率（权重40%）、审批时效（权重30%）、系统使用率（权重30%）；

（2）业务部门考核：超额报销率（反向指标）、单据错误率（反向指标）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核+季度复盘；

（2）评估方法：系统数据统计（60%）、抽样核查（40%）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（30个工作日内整改）；

（2）问责机制：连续2次审批超时，部门经理取消当季评优资格。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计建议及业务变化，每年3月启动制度优化，形成《制度修订草案》，经内控部论证后报总经理办公会。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：报销流程创新、零差错部门、风险事件主动上报等；

（2）奖励程序：员工提交申请→部门推荐→财务部审核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：单据不完整、超小额报销（<5万元）；

（2）较重违规：伪造发票、虚报差旅（金额>1万元）；

（3）严重违规：串通报销、系统恶意操作。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级：警告（书面）、罚款（1000-5000元）、降级；

（2）处罚程序：调查取证→告知当事人→审批→执行。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部申诉，复议需由总经理办公会裁决，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对跨境税务稽查、系统崩溃等制定专项预案；

（2）危机处理流程：启动应急预案→成立专项组→配合调查→制度修正。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、突发公共卫生事件等不可抗力；

（2）处理要求：附权威机构证明，经财务总监审批并报合规部备案。

9.3危机公关与善后

（1）公关流程：合规部牵头→法务部审核口径→指定发言人；

（2）善后措施：对违规员工按制度处罚，对受损方依法赔偿。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由财务部负责解释，解释意见经总经理审批后发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司财务通则》第12条；

（2）《内部控制手册》第5.3条；

（3）《电子报销系统操作规范》第3.2条。

10.3修订与废止程序

修订需经财务部起草→内控部评估→总经理办公会审议→董事会备案。废止