某轮胎厂技术档案管理制度

某轮胎厂技术档案管理制度某轮胎厂技术档案管理制度

一、总则

1.制定目的

为了规范公司技术档案的管理，确保档案的完整性、安全性和有效性，提高技术档案的利用效率，促进公司技术进步和生产经营活动的顺利开展，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，包括但不限于技术研发部、生产部、质量部、设备部、采购部、销售部等，以及所有技术档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。

3.基本概念说明

-技术档案：指公司在生产经营活动中形成的，具有保存价值的图纸、文件、数据、报告、标准、专利、试验记录等资料。

-档案管理：指对技术档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作的总称。

-档案保管期限：指档案应当保存的最低时间要求，分为短期（1-5年）、中期（6-10年）、长期（10年以上）三种。

二、技术档案的种类与范围

1.设计类档案

包括产品设计图纸、工艺文件、计算书、设计变更单、评审记录等。所有新产品、改进产品的相关设计资料必须完整归档。

2.生产类档案

包括生产计划、工艺流程图、生产操作规程、设备调试记录、生产报表等。确保每批次产品的生产记录齐全可查。

3.质量类档案

包括质量标准、检验报告、不合格品处理记录、质量改进措施、客户投诉处理记录等。质量档案需实时更新并妥善保存。

4.设备类档案

包括设备说明书、维修记录、故障分析报告、设备改造记录等。设备档案需与设备编号一一对应，方便查阅。

5.采购类档案

包括原材料采购合同、供应商资质文件、检验报告、入库记录等。采购档案需确保真实完整，以便追溯质量问题。

6.销售类档案

包括客户订单、发货记录、销售数据统计、市场反馈报告等。销售档案需与客户信息关联，便于分析市场趋势。

7.专利与标准类档案

包括公司申请或拥有的专利证书、技术标准文件、行业标准规范等。专利档案需定期更新，确保与最新法规同步。

三、技术档案的收集与整理

1.档案收集要求

各部门应指定专人负责技术档案的收集，确保档案来源清晰、内容完整。设计、生产、质量等部门需在每月5日前汇总当月产生的档案，提交至档案室。

2.档案整理规范

档案整理需按照“分类编号、一事一档”的原则，使用统一的档案标签和索引系统。档案编号应包含部门代号、年份、序号等信息，便于快速检索。

3.电子档案管理

重要的技术档案需同时保存电子版，并建立电子档案库，定期备份。电子档案需设置访问权限，防止未授权修改或删除。

4.档案交接流程

档案移交时需填写《档案交接清单》，双方签字确认。档案室人员需核对档案完整性，确保无遗漏或损坏。

5.档案签收要求

各部门领用档案时需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅时间、归还时间等信息。档案归还时需检查是否完好，如有损坏需及时报告。

6.档案销毁流程

对于保管期满的档案，需由档案管理部和相关部门共同鉴定，填写《档案销毁申请表》，经主管领导审批后方可销毁。销毁过程需记录在案。

7.档案保密要求

涉及商业秘密或敏感技术的档案，需设置“机密”标识，限制查阅范围。员工需签订保密协议，违反者将按公司规定处理。

四、技术档案的保管与安全

1.档案保管环境

档案室应保持恒温恒湿，避免阳光直射和潮湿环境。档案柜应采用防火防潮材料，并定期检查是否完好。

2.档案存放要求

档案存放需按编号顺序排列，方便查找。重要档案应放置在保险柜中，并限制钥匙保管范围。

3.档案安全措施

档案室需安装防盗门和监控系统，并定期进行防火、防潮检查。员工需爱护档案，防止随意涂改或损坏。

4.档案借阅管理

借阅档案时需登记借阅人、用途和时间，归还时需确认档案完整性。禁止将档案带离档案室或复印敏感内容。

5.档案损坏处理

如发现档案损坏，需立即报告档案管理部，并拍照留存证据。损坏责任人需承担相应赔偿责任。

6.档案借阅期限

一般档案借阅期限为30天，特殊情况需经主管领导批准延长。借阅期满未归还的，将停止新的借阅权限。

7.档案数字化工作

公司每年需投入资金进行档案数字化，逐步实现纸质档案和电子档案的同步管理，提高查阅效率。

五、技术档案的利用与反馈

1.档案利用流程

员工需填写《档案利用申请表》，说明利用目的和档案类型，经部门主管审批后由档案室提供。利用完毕后需及时归还。

2.档案查阅要求

查阅档案时需在档案室进行，禁止拍照或复印机密档案。查阅人员需爱护档案，不得涂改或损坏。

3.档案反馈机制

档案利用后，查阅人需填写《档案利用反馈表》，说明档案是否满足需求、是否存在缺失或错误，以便档案室改进工作。

4.档案借阅统计

档案室每月需统计档案借阅情况，分析高频查阅的档案类型，优化档案管理策略。

5.档案共享原则

部门间需共享技术档案，但涉及保密的档案除外。共享档案时需确保内容准确，避免信息错误导致生产问题。

6.档案更新要求

档案内容如有变更，需及时更新并替换旧档。变更记录需作为附件存档，方便追溯历史信息。

7.档案培训工作

公司每年需组织档案管理培训，提高员工对档案重要性的认识，确保档案管理规范执行。

六、技术档案的监督检查

1.检查责任部门

档案管理部负责日常档案管理监督，每年至少进行两次全面检查。审计部需不定期抽查档案管理情况。

2.检查内容

检查包括档案完整性、保管环境、借阅记录、销毁流程等，重点关注机密档案的管理情况。

3.检查方式

检查采用现场查看、资料核对、员工访谈等方式，确保档案管理符合制度要求。

4.检查结果处理

检查发现的问题需及时整改，并形成《检查报告》上报公司领导。屡次出现问题的部门将追究部门主管责任。

5.档案管理考核

公司将档案管理纳入部门绩效考核，档案室工作质量直接影响部门评分。

6.问题整改要求

检查出的问题需限期整改，整改情况需书面报告档案管理部复核。整改不力的部门将通报批评。

7.检查记录存档

所有检查记录需存档备查，作为档案管理工作的依据。

七、奖惩办法

1.奖励办法

对在档案管理工作中表现突出的部门或个人，公司将给予通报表扬或物质奖励。具体奖励标准由公司制定。

2.违规处理

未经批准擅自查阅、复制或销毁档案的，将扣除绩效工资，情节严重的将解除劳动合同。

3.档案丢失责任

因管理不善导致档案丢失的，责任人需赔偿公司损失，并承担相应行政处分。

4.档案利用贡献

提出档案管理改进建议并被采纳的，公司将给予奖励。优秀建议可纳入公司档案管理创新案例。

5.保密违规处罚

泄露机密档案信息的，将按公司保密制度严肃处理，包括罚款、降级甚至解除劳动合同。

6.屡次违规处理

部门或个人多次违反档案管理制度，将取消年度评优资格，并追究部门主管领导责任。

7.特殊情况处理

如遇紧急生产需求需临时查阅档案，可先报备后使用，但需尽快归还并说明原因。

八、附则

1.解释权

本制度由公司档案管理部负责解释，如有疑问可随时咨询档案室工作人员。

2.执行时间

本制度自发布之日起正式执行，所有部门需严格遵守。

3.制度修订

公司将根据实际情况定期修订本制度，修订后的制度将另行发布。

4.生效日期

本制度自2023年