非营利性组织印章保管.使用制度

非营利性组织印章保管.使用制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国印章管理办法》等相关法律法规，参照行业印章管理最佳实践，结合企业内部风险防控及规范化管理需求，制定。旨在明确非营利性组织印章的保管、使用、监督及处置流程，规范印章管理行为，防范印章滥用风险，维护组织合法权益及公信力。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖非营利性组织各类印章（含公章、合同章、财务章、法人章等）的制作、保管、使用、变更、废止等全生命周期管理，以及涉及印章管理的各类业务场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）XX专项管理：指针对印章管理建立的全流程制度体系，包括风险识别、防控措施、责任追究等，旨在实现印章使用的规范化、标准化与精细化。（二）XX风险：指因印章保管不善、使用不当或审批不严等导致的法律纠纷、财产损失、声誉损害等潜在风险。（三）XX合规：指印章管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保印章使用合法、合规、高效。第四条非营利性组织印章管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖：印章管理覆盖所有业务场景及层级，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各层级、各岗位印章管理责任，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦印章使用中的高风险环节，强化事前预防与事中控制。（四）持续改进：根据法规变化、业务调整及风险处置情况，动态优化印章管理制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本制度落实的第一责任人，对印章管理的总体有效性负最终责任；分管领导为直接责任人，负责组织制度实施、监督考核及重大风险处置。第六条设立非营利性组织印章管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组负责统筹印章管理工作的协调推进、决策审批及监督评价，定期召开会议研究解决重大问题。第七条领导小组主要职责包括：（一）制定、修订印章管理制度，审定印章管理重大事项。（二）统筹协调各部门印章管理工作，解决跨部门协作问题。（三）监督印章管理制度的执行情况，对重大风险事件进行决策审批。第八条明确三类主体印章管理职责：（一）牵头部门（如综合管理部）：1.统筹印章管理制度的建设与修订，组织印章风险识别与评估。2.负责印章的制作、刻制申请审核及保管单位的指定。3.监督印章使用情况，定期开展专项检查及考核。4.组织印章管理培训与宣贯，提升全员合规意识。（二）专责部门（如法务合规部）：1.审核印章使用的合规性，提供法律支持与风险预警。2.优化印章管理流程，推动业务场景的合规化改造。3.参与印章风险事件的处置，提出整改建议。（三）业务部门/下属单位：1.落实本领域印章管理要求，开展日常风险防控。2.按规定提交印章使用申请，确保用途合法、审批完整。3.建立内部印章使用台账，定期向牵头部门报备。第九条基层执行岗（如业务经办人员）应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守印章使用审批流程，未经授权不得擅自使用印章。（二）妥善保管负责使用的印章，发现异常及时上报。（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任及违规后果。第三章专项管理重点内容与要求第十条印章制作管理：（一）公章、合同章等关键印章由牵头部门统一委托合法刻制机构制作，刻制申请需经领导小组审批。（二）印章材质、规格应符合国家规定，刻制过程全程留痕，并由双人现场验收。第十一条印章保管管理：（一）公章、合同章等高价值印章应设置专用保管箱，由专人双Key保管，并记录开箱日志。（二）电子印章由专人负责密码管理，定期更换密码，并实现操作日志记录。第十二条印章使用审批：（一）除授权范围外的印章使用须通过OA系统提交审批，审批层级根据文件重要性分级（如部门负责人、分管领导、主要负责人）。（二）紧急情况下需越级使用印章的，应额外说明理由并经领导小组特批。第十三条禁止性行为：（一）严禁未经审批擅自使用印章，严禁超出授权范围使用。（二）严禁将印章交由无关人员保管或外借，严禁印章与其他物品混放。（三）严禁利用印章谋取私利或进行虚假业务操作。第十四条专项风险防控：（一）重点防控印章被盗用、伪造风险，建立异常使用监测机制（如电子印章操作监控）。（二）加强印章保管环境安全，定期开展消防、防盗检查。（三）对印章使用进行定期审计，对高风险业务场景实施重点监控。第十五条印章变更与废止：（一）印章遗失、损坏或因业务调整需变更的，应立即上报并按流程申请重新刻制或变更。（二）废止印章应按规定销毁，并更新印章台账，防止旧印章被再次使用。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新：牵头部门根据国家法律法规变化、业务需求调整及风险处置情况，每年至少评估一次制度有效性，并按需修订。第十七条风险识别预警：牵头部门联合专责部门每季度开展印章管理风险排查，对发现的问题进行分级（一般/重大），并发布预警通知。第十八条合规审查机制：将印章使用合规性审查嵌入业务流程，如合同签订前需确认印章审批完整性，未经审查的文件不得实施。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，并向牵头部门报备。（二）重大风险由领导小组启动应急流程，明确处置方案、责任部门及上报要求。（三）风险事件处置后需形成报告，并纳入绩效考核。第二十条责任追究机制：（一）违规情形包括：擅自使用印章、审批不严、保管失职等，视情节轻重给予警告、降级、解雇等处罚。（二）违规行为与绩效考核、评优评先挂钩，情节严重者移交纪律委员会处理。第二十一条评估改进机制：领导小组每年组织对印章管理体系的运行效果进行评估，对流程漏洞、制度缺陷提出优化建议。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导干部应带头履行印章管理责任，定期检查制度执行情况，对失职行为严肃问责。第二十三条考核激励机制：将印章管理合规情况纳入部门年度考核指标，优秀案例予以奖励，不合格部门通报批评。第二十四条培训宣传机制：分层级开展印章管理培训，管理层侧重合规履职要求，一线员工侧重操作规范，每年不少于两次。第二十五条信息化支撑：建设印章管理系统，实现印章申请、审批、使用、留痕的全流程自动化，实时监控异常操作。第二十六条文化建设：编制印章管理合规手册，组织全员签署合规承诺书，通过宣传栏、内网专栏等营造合规氛围。第二十七条报告制度：业务部门每月向牵头部门提交印章使用报告，内容包括使用次数、审批完整