项目监理例会制度

项目监理例会制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国安全生产法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《关于强化专项风险防控的指导意见》等相关法律法规及内部规定制定，旨在规范项目监理例会管理，强化风险防控，提升项目管理效能，确保业务流程合规高效。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在项目监理过程中的例会组织、参与及管理活动，涵盖工程建设、监理服务、质量控制、进度管理、成本控制等全流程业务场景。第三条本制度下列术语含义：（一）“项目监理例会”指为协调项目进度、解决管理问题、监督风险防控而定期召开的专业会议，包括启动会、阶段会、收尾会等类型。（二）“专项风险”指在项目监理过程中可能引发质量事故、进度延误、成本超支、合规处罚等不良后果的潜在事项。（三）“合规管理”指按照法律法规及公司制度要求，对业务行为进行事前审查、事中监控、事后评价的全流程管控。（四）“责任到人”指将管理职责分解至具体岗位、人员，实现每项任务的可追溯、可考核。第四条项目监理例会管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”四项原则：（一）全面覆盖要求例会管理覆盖项目全生命周期及所有参与方；（二）责任到人要求明确各层级、各部门的例会组织与执行责任；（三）风险导向要求例会管理以风险防控为核心目标；（四）持续改进要求通过动态评估优化例会机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为项目监理例会管理的第一责任人，对例会制度的系统性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责例会管理的日常监督与决策审批。第六条设立公司项目监理例会管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司分管领导牵头，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表，具体职责如下：（一）统筹协调例会管理的制度建设、资源调配及跨部门协作；（二）审批重大风险事件的处置方案及例会制度的修订事项；（三）定期评价例会管理的有效性并提出改进要求。第七条明确三类主体的例会管理职责：（一）牵头部门（如项目管理部）：负责例会制度的制定修订、风险识别、监督考核及培训宣贯；（二）专责部门（如合规部、财务部）：分别负责例会中的合规审核、财务数据核查及风险处置指导；（三）业务部门/下属单位：负责落实例会决议，开展本领域的日常风险防控及信息报送。第八条基层执行岗的例会管理责任包括：（一）按要求参加例会并提交会议纪要；（二）履行岗位合规承诺，执行例会决策的落地任务；（三）及时上报风险隐患，不得隐瞒或迟报。第三章专项管理重点内容与要求第九条会前准备环节：要求牵头部门提前3日发布会议通知，明确议题、参会人员及需准备的材料，确保例会目标导向。禁止无议题召开例会，避免形式主义。第十条议题审查环节：专责部门需对议题的合规性、必要性进行前置审查，重点核查是否存在未决风险或关联交易，严禁将违规事项列入会议议程。第十一条会议组织环节：例会需指定主持人，按议程顺序推进，形成会议纪要并同步至所有参会方，明确整改措施的责任人与时限。第十二条风险识别环节：要求业务部门在例会中汇报风险清单，牵头部门结合行业案例进行预警提示，对重大风险实行“一票否决”制。第十三条决策执行环节：例会决议需纳入项目管理系统跟踪，专责部门每季度抽查执行情况，对未按期完成的事项启动问责程序。第十四条变更管理环节：项目重大变更需经例会审议，并同步更新监理档案，禁止擅自调整合同范围或施工方案。第十五条信息报送环节：业务部门需在例会结束后2日内提交风险处置报告，牵头部门汇总后报领导小组备案。第十六条复盘改进环节：每年12月召开年度复盘会，总结例会管理成效，提出优化建议，纳入下一年度工作计划。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：牵头部门每半年评估例会制度的适用性，结合法规变化、业务调整及时修订，确保与外部环境同步。第十八条风险识别预警机制：牵头部门每月组织专项风险排查，对可能引发重大后果的事项发布预警通知，要求3日内制定应对预案。第十九条合规审查机制：将例会管理嵌入业务流程，实行“未经合规审查不得实施”原则，对涉及资金审批、资质审核的事项重点把关。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，报专责部门备案；（二）重大风险由领导小组统筹，牵头部门牵头制定处置方案，明确应急流程、责任协同及上报要求。第二十一条责任追究机制：对违反例会管理制度的情形，按以下标准处罚：（一）逾期未落实决议的，处责任部门年度预算1%的罚款；（二）隐瞒重大风险的，追究牵头部门负责人纪律处分；（三）导致项目损失的，按损失金额10%-20%对责任方进行处罚。第二十二条评估改进机制：领导小组每年委托第三方机构开展例会管理有效性评估，形成《评估报告》并纳入公司年度管理报告。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：明确各级领导对例会管理的推进责任，要求总经理每月听取例会管理情况汇报。第二十四条考核激励机制：将例会管理成效纳入部门年度考核，考核结果与绩效工资、评优评先直接挂钩。第二十五条培训宣传机制：分层级开展例会管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年培训覆盖率不低于95%。第二十六条信息化支撑：通过项目管理系统实现例会流程自动化，包括通知发布、纪要生成、风险预警等功能，提升管理效率。第二十七条文化建设：定期发布《项目监理例会合规手册》，组织全员签订合规承诺书，在办公区张贴宣传海报，营造全员合规氛围。第二十八条报告制度：明确风险事件、年度管理情况的上报流程，要求业务部门每月25日前报送《月度风险汇总表》，牵头部门每季度报送《季度管理报告》。第六章附则第二十九条本制度由