机关单位文件归档管理规范

机关单位文件归档管理规范一、总则（一）目的依据为规范机关单位文件材料的归档管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案工作的法律法规和相关标准，结合本单位工作实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本机关及所属单位各类文件材料的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用和统计等归档管理工作。（三）基本原则机关单位文件归档管理应遵循以下基本原则：1.统一领导，分级负责：档案工作实行统一领导、分级管理的体制，明确各部门及相关人员的职责。2.全程管理，前端控制：从文件材料形成之初即进行规范管理，确保归档文件材料的质量。3.真实准确，完整系统：归档的文件材料必须真实反映机关单位各项工作的历史面貌，做到内容准确、要素齐全、手续完备，保持文件材料之间的有机联系。4.依法依规，安全保密：严格遵守国家档案法律法规和保密规定，确保档案安全，防止失泄密事件发生。5.便于利用，服务工作：归档管理工作应以满足本单位各项工作对档案信息的利用需求为出发点和落脚点，优化管理流程，提高利用效率。二、文件材料的收集（一）收集范围机关单位在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料均属归档范围。主要包括：1.本单位制定的各类规范性文件、政策性文件、工作计划、总结、报告、会议纪要等。2.本单位在行政管理、业务管理、财务管理、人事管理等活动中形成的各类文件、报表、凭证、记录等。3.本单位与其他单位往来的重要函件、协议、合同等。4.上级机关下发的与本单位工作密切相关的重要文件材料。5.其他具有保存价值的文件材料。具体范围可参照相关档案管理规定并结合本单位实际细化。（二）收集责任各部门应明确专人负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作。承办人员是文件材料收集的直接责任人，在工作完毕后应及时将办理完毕的文件材料整理后交本部门档案员。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集。2.年度性、总结性文件材料，应在年度终了后规定时间内收集。3.专项工作、重点工程等形成的文件材料，应在工作结束或告一段落后及时收集。4.临时性工作形成的文件材料，应在工作结束后立即收集。（四）收集要求1.收集的文件材料应齐全完整，手续完备。2.对于破损、褪色或字迹模糊的文件材料，应进行修补、复制或转录。3.电子文件应连同其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。4.外文材料应附有中文译本。三、文件材料的整理（一）整理原则文件材料整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类根据本单位工作性质和文件材料的特点，可采用年度、机构（问题）、保管期限等方法进行分类。分类方案应保持相对稳定。（三）排列1.同一类别的文件材料，应按照其形成时间顺序或逻辑关系进行排列。2.正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等应放在一起，保持文件的完整性。（四）编号按照分类方案和排列顺序，对文件材料进行编号，以固定其位置。编号方法应规范统一。（五）编目1.编制归档文件目录，目录项目应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等。2.目录应字迹工整、清晰，一式多份，其中一份随档案移交档案室。（六）装订1.归档文件材料应按照规范要求进行装订，以保护文件，便于翻阅。2.装订前应去除文件上的金属物，对破损文件进行修复。3.装订方式应牢固、整齐、美观，便于保管和利用。四、文件材料的鉴定（一）鉴定内容对已整理的文件材料进行价值鉴定，主要包括确定其保管期限和是否具有归档价值。（二）鉴定标准依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，制定本单位文件材料保管期限表，作为鉴定的依据。保管期限一般分为永久、定期（长期、短期）。（三）鉴定组织成立档案鉴定小组，由单位分管领导、相关业务部门负责人和档案人员组成，负责对本单位文件材料的价值进行鉴定。（四）鉴定程序各部门对预归档的文件材料提出保管期限建议，报档案鉴定小组审核确定。对保管期限有异议的，由鉴定小组集体研究决定。五、档案的保管（一）库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。（二）装具管理档案应使用符合国家标准的档案装具（如档案盒、档案柜等）进行存放。档案装具应统一编号，摆放有序。（三）库房管理1.建立健全库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。2.定期对库房温湿度进行监测和调控，保持适宜的温湿度范围。3.定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（四）特殊载体档案保管对于照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，确保其安全和有效利用。（五）档案移交各部门形成的归档文件材料，在整理完毕并经鉴定合格后，应定期向单位档案室移交。移交时应办理交接手续，填写移交清单，双方签字确认。六、档案的利用与保密（一）利用范围与权限1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准后，方可查阅。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位相关负责人批准。3.查阅涉密档案，必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，履行严格的审批手续。（二）利用手续查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅人、查阅日期等。（三）利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经批准并由档案管理人员负责复制。3.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，确保档案安全。（四）保密管理1.严格执行国家保密法律法规，加强档案保密教育，提高档案人员和利用者的保密意识。2.涉密档案的管理应严格按照涉密载体管理规定执行，确保不失泄密。3.档案利用中产生的涉密信息，应按照同等密级进行管理。七、责任追究对在文件归档管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，应给予表彰和奖励。对违反本规范，造成文件材料丢失、损坏、泄密或影响档案齐全完整的，应视