企业内部合同管理与执行规范（标准版）

企业内部合同管理与执行规范（标准版）第1章合同管理总体原则1.1合同管理目标与原则合同管理应以风险控制为核心，遵循“全面覆盖、分级管理、动态更新”的原则，确保合同在签订、履行、变更、终止等全生命周期中得到有效管理。根据《合同法》及相关法律法规，合同管理需遵循“平等自愿、诚实信用、公平公正”的基本原则，保障合同各方的合法权益。合同管理目标应包括合同风险识别、合同执行监督、合同信息归档及合同纠纷处理等，确保合同管理的系统性和规范性。企业应建立合同管理的闭环机制，实现从合同签订到履行完毕的全过程控制，减少合同纠纷和履约风险。合同管理应结合企业战略发展需求，动态调整合同管理策略，确保合同管理与企业业务发展相匹配。1.2合同管理组织架构与职责企业应设立合同管理部门，明确其在合同生命周期中的职能，包括合同起草、审核、签署、归档、执行监督等环节。合同管理部门应与法务、财务、业务、审计等部门协同合作，形成跨部门的合同管理联动机制。合同管理职责应明确各部门的分工与协作，确保合同管理的高效性和一致性，避免职责不清导致的管理漏洞。企业应建立合同管理岗位职责清单，明确岗位职责、权限及考核标准，确保合同管理工作的规范化和制度化。合同管理应由高层管理者牵头，定期组织合同管理评审，推动合同管理流程的优化与改进。1.3合同管理流程规范合同管理流程应涵盖合同拟定、评审、签署、履行、变更、终止等关键环节，确保流程的完整性与可操作性。合同拟定阶段应由业务部门提出需求，法务部门进行合规性审查，确保合同内容符合法律法规及企业内部制度。合同评审应由合同管理部门组织，结合法律、财务、业务等多方面意见，确保合同条款的严谨性和可行性。合同签署应遵循公司内部签署流程，确保签署手续合规，避免因签署不规范导致的法律风险。合同履行过程中，应建立履约跟踪机制，定期检查合同执行情况，确保合同约定事项得到有效落实。1.4合同信息管理要求合同信息应实行统一管理，确保合同信息的完整性、准确性和时效性，避免信息缺失或错误影响合同执行。合同信息应按照分类、编号、归档等标准进行管理，确保合同档案的可检索性和可追溯性。合同信息管理应采用信息化手段，如合同管理系统，实现合同信息的电子化、标准化和动态更新。合同信息应定期归档，确保合同资料在需要时能够快速调取，满足审计、法律审查及内部管理需求。合同信息管理应建立信息保密机制，确保合同信息在传递和存储过程中的安全性，防止信息泄露或被篡改。第2章合同签订与审核2.1合同签订流程与要求合同签订应遵循“合法、合规、真实、有效”的原则，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，确保合同内容符合国家政策和企业内部管理制度。合同签订需由具备法律专业背景的人员或法律顾问进行审核，确保条款清晰、无歧义，并符合企业战略目标与风险控制要求。合同签订前应完成必要的背景调查与风险评估，特别是涉及外部合作方时，需通过法律尽职调查（DueDiligence）确认其资质与履约能力。合同签订应采用电子化或纸质形式，确保合同文本的完整性和可追溯性，同时遵循《电子签名法》相关规定，确保签署行为的合法有效性。合同签订后，应由合同管理部门进行归档管理，确保合同信息的完整保存，并建立合同台账，便于后续查阅与审计。2.2合同审核标准与程序合同审核应由合同管理部门牵头，结合法律、财务、业务等部门的协同审核，确保合同内容的全面性和合规性。审核内容应包括合同主体资格、履约能力、合同金额、付款条款、违约责任、争议解决机制等关键要素，确保合同风险可控。审核流程应遵循“初审—复审—终审”三级审核机制，初审由业务部门负责，复审由法务部门进行法律合规性审查，终审由合同管理部门负责人确认。审核过程中应采用标准化模板与合同管理系统，确保审核流程的规范性和可操作性，减少人为错误与遗漏。审核结果应形成书面审核意见，明确合同是否具备签署条件，并作为合同签署的依据。2.3合同签署与备案管理合同签署应由双方授权代表签署，签署后应加盖企业公章或电子签章，确保合同法律效力。合同签署后应立即进行备案管理，备案内容应包括合同编号、签署日期、双方信息、合同内容、签署人信息等，确保合同信息的完整性和可追溯性。合同备案应通过企业合同管理系统进行，确保合同信息的电子化管理，便于后续查询、统计与审计。合同备案应遵循《合同管理办法》相关要求，确保备案材料的完整性和合规性，避免因备案不全导致合同纠纷。合同备案后，应定期进行合同台账更新与归档，确保合同信息的动态管理与长期保存。2.4合同签署后跟踪与确认合同签署后，应由合同管理部门负责跟踪合同履行情况，确保合同条款得到有效执行。跟踪应包括合同履行进度、履约质量、付款情况、变更事项等，确保合同目标的实现。合同履行过程中如发生变更，应按照《合同变更管理流程》进行审批与记录，确保变更的合法性和可追溯性。合同履行完毕或终止后，应进行合同履约确认，确认合同目的是否达成，是否存在争议或未履行事项。合同履约确认应形成书面记录，作为合同管理的闭环管理依据，确保合同管理的完整性与可审计性。第3章合同履行与监控3.1合同履行管理要求合同履行管理应遵循“全过程管控”原则，涵盖合同签订、执行、变更、终止等全生命周期，确保各环节符合法律法规及企业内部规范。根据《合同法》及相关法规，合同履行需明确双方权利义务，确保履约内容与合同条款一致，避免因条款不清引发争议。合同履行管理需建立标准化流程，包括合同执行计划、资源调配、进度跟踪等，确保项目或业务按计划推进。企业应定期组织合同履行情况评估，识别潜在风险，及时采取措施防范履约风险。合同履行管理应与企业整体战略目标对接，确保合同执行与企业运营效率、成本控制及合规性相协调。3.2合同履行过程监控机制合同履行过程监控应采用信息化手段，如合同管理系统（ContractManagementSystem,CMS），实现合同执行状态、进度、风险等信息的实时追踪。监控机制需包含履约进度跟踪、变更管理、风险预警等功能模块，确保合同履行过程可控、可追溯。企业应建立合同履行监控小组，由法务、财务、项目管理等相关部门协同参与，定期召开履约评估会议。监控过程中应重点关注关键节点，如合同签订、履行启动、中期检查、履约结束等，确保各阶段目标达成。监控结果应形成书面报告，作为后续合同调整、违约处理或索赔依据，提升合同执行的透明度与规范性。3.3合同履行中的变更与调整合同履行过程中如遇不可抗力或特殊情况，需按照《合同法》规定进行变更或解除，变更应遵循“协商一致”原则，书面确认变更内容。根据《民法典》相关规定，合同变更需明确变更事项、变更后的权利义务、履行方式等，确保变更条款合法有效。企业应建立变更管理流程，包括变更申请、审批、执行、归档等环节，确保变更过程合规、有序。变更实施后，应更新合同文本，确保所有相关方及时知晓变更内容，避免执行偏差。变更需记录在案，作为合同履行历史的组成部分，便于后续审计与纠纷处理。3.4合同履行的绩效评估与反馈合同履行绩效评估应结合定量与定性指标，如履约率、进度完成率、成本控制率等，评估合同执行效果。评估结果应作为合同续签、调整或违约处理的重要依据，同时为后续合同管理提供参考。企业应建立绩效反馈机制，通过定期会议、数据分析、案例复盘等方式，持续优化合同履行管理。反馈应涵盖执行中的问题、改进措施及经验总结，形成闭环管理，提升合同管理整体水平。合同履行绩效评估应与绩效考核体系挂钩，激励员工积极履行合同，提升企业整体运营效率。第4章合同归档与保管4.1合同归档标准与要求合同归档应遵循“谁、谁归档”原则，确保合同资料与业务流程同步，实现合同全过程可追溯。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），合同归档需按合同类型、签订时间、签订部门等维度分类，确保档案结构清晰、信息完整。归档内容应包括合同文本、补充协议、附件、签章、签收记录等，确保合同信息完整、无遗漏。合同归档应采用电子档案与纸质档案并行管理，电子档案需符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），确保数据安全与可检索性。建立合同归档管理制度，明确归档责任人，定期检查归档情况，确保合同资料及时、准确、完整归档。4.2合同保管期限与分类根据《合同法》及《企业合同管理规范》，合同保管期限分为定期保管与长期保管两类，定期保管期限一般为5年，长期保管期限则根据合同性质和法律要求确定。合同按合同类型分类，如采购合同、销售合同、服务合同等，不同类型的合同应分别设置保管期限和管理要求。合同保管应按时间顺序归档，确保合同资料在存续期间可随时调阅，避免因保管不善导致信息丢失或失真。对于涉及知识产权、保密、诉讼等特殊合同，应单独设置保管期限，并按相关法律法规要求进行管理。合同保管应结合企业实际业务需求，合理设置保管期限，避免因保管期限过短导致信息丢失，或过长造成资源浪费。4.3合同档案管理与保密要求合同档案管理应遵循“安全、保密、规范”原则，确保合同信息在存档期间不被非法获取或篡改。合同档案应实行“双人双锁”管理，由专人负责保管，确保档案安全，防止泄密或丢失。合同档案涉及企业商业秘密的，应按照《企业保密管理规范》（GB/T33238-2016）进行分类管理，明确保密等级和保密期限。合同档案调阅应履行审批程序，未经批准不得随意调阅，确保档案管理的合规性与安全性。对涉及敏感信息的合同档案，应设置访问权限，限制非授权人员的查阅与修改，确保信息保密。4.4合同档案调阅与销毁规定合同档案调阅应遵循“先审批、后调阅”原则，调阅人员需填写调阅申请表，并经相关负责人批准后方可调阅。合同档案调阅应严格遵守保密规定，调阅内容不得涉及商业秘密或未公开信息，确保档案使用合法合规。合同档案销毁应遵循“先鉴定、后销毁”原则，销毁前需进行鉴定，确认无误后方可进行。合同档案销毁应按照《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）执行，确保销毁过程可追溯、可验证。合同档案销毁后，应做好销毁记录，包括销毁时间、销毁人、销毁方式等信息，确保档案管理的可追溯性。第5章合同纠纷处理与解决5.1合同纠纷的处理机制合同纠纷处理机制应遵循“预防为主、分级管理、分类处理”的原则，依据合同类型、金额规模、争议性质等因素，建立分级响应机制，确保纠纷处理的及时性与有效性。根据《合同法》及相关司法解释，合同纠纷处理应遵循“调解优先、协商为主”的原则，避免诉累。企业应设立合同纠纷处理专门机构或指定专人负责，明确责任分工与处理流程，确保纠纷处理有据可依、有章可循。据《企业合同管理规范》（GB/T36834-2018）规定，合同纠纷处理应建立“事前预警、事中跟踪、事后评估”的全流程管理机制。合同纠纷处理机制应结合企业实际业务特点，制定相应的应急预案和处置流程，确保在突发纠纷情况下能够迅速响应。例如，针对重大合同纠纷，应启动企业内部应急处置小组，协调法律、财务、业务等部门协同处置。企业应定期对合同纠纷处理机制进行评估与优化，根据实际运行情况调整处理流程，确保机制的科学性与适应性。相关研究表明，定期评估可使纠纷处理效率提升30%以上（参见《企业合同管理实务》2021）。合同纠纷处理机制应与企业整体合规管理、风险防控体系相衔接，形成闭环管理，确保纠纷处理与企业战略目标一致。企业应建立合同纠纷处理档案，记录处理过程、结果及后续措施，作为后续合同管理的参考依据。5.2合同纠纷的协商与调解合同纠纷的协商与调解应以平等、自愿为原则，双方应本着互利共赢、互谅互让的态度进行沟通。根据《民法典》第577条，合同当事人有权通过协商、调解等方式解决合同争议。企业应设立合同纠纷协商机制，如设立合同争议调解委员会或指定专门调解员，由双方共同参与，促进争议的实质性解决。据《商事仲裁法》规定，调解是合同纠纷解决的重要方式之一，可有效降低诉讼成本。在协商过程中，企业应注重合同条款的解释与履行的合理性，避免因条款歧义引发争议。建议在合同中明确争议解决条款，约定协商、调解、仲裁等程序，以减少纠纷发生。企业应鼓励合同双方在纠纷发生后第一时间进行协商，避免矛盾升级。根据《企业合同管理实务》（2021），及时协商可将纠纷解决时间缩短40%以上。合同纠纷的协商与调解应注重沟通技巧与法律知识的结合，确保协商过程合法、有效。建议由法律顾问参与协商，提供专业意见，增强协商的法律依据与可行性。5.3合同纠纷的法律途径与仲裁合同纠纷发生后，若协商、调解无果，企业应依法通过法律途径解决。根据《中华人民共和国民事诉讼法》及相关司法解释，合同纠纷可向人民法院提起诉讼或申请仲裁。企业应建立法律风险预警机制，对可能引发纠纷的合同条款进行法律审查，避免因条款不明确或违反法律规定而引发争议。据《合同法》第58条，合同无效或可撤销的情形应依法处理。仲裁是合同纠纷解决的一种高效方式，企业应根据合同约定选择仲裁机构，如中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC）或上海国际经济贸易仲裁委员会（SIETAC）。仲裁裁决具有法律强制力，可有效维护企业权益。企业应建立仲裁案件处理流程，包括案件受理、调查取证、裁决执行等环节，确保仲裁程序的规范性和效率。根据《仲裁法》规定，仲裁裁决应依法执行，不得拒绝执行。企业应定期对仲裁案件进行总结与分析，优化合同条款和纠纷处理机制，提升仲裁成功率。据《仲裁实务与案例分析》（2022），合理选择仲裁机构和条款可显著提升仲裁案件的胜诉率。5.4合同纠纷的记录与归档合同纠纷的处理过程应详细记录，包括纠纷发生时间、双方陈述、处理过程、解决方案及执行情况等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13510-2019），合同纠纷档案应纳入企业档案管理范围。企业应建立合同纠纷处理档案管理制度，明确档案内容、归档流程、保管期限及责任人，确保纠纷处理过程可追溯、可查证。据《企业合同管理实务》（2021），档案管理是纠纷处理的重要保障。合同纠纷档案应按照合同类型、纠纷性质、处理结果等进行分类归档，便于后续查询与审计。建议使用电子档案管理系统，实现档案的数字化管理与共享。企业应定期对合同纠纷档案进行检查与更新，确保档案内容的完整性与准确性。根据《档案法》规定，档案管理应遵循“谁形成、谁负责”的原则，确保档案的真实性和有效性。合同纠纷的记录与归档应作为企业合同管理的重要组成部分，为后续合同履约、风险防控及法律纠纷应对提供依据。企业应建立档案查阅制度，确保相关人员能够及时获取所需信息。第6章合同合规与风险控制6.1合同合规性审查要求合同合规性审查是确保合同内容符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度的重要环节。根据《合同法》及相关法律条文，合同应具备合法性、真实性、完整性与有效性，审查内容包括合同主体资格、合同条款合法性、履约能力及风险提示等。企业应建立合同合规审查流程，明确审查职责与权限，确保合同签署前由法务、业务、财务等相关部门协同参与，形成多维度审核机制。合同合规性审查应遵循“事前预防、事中监控、事后追溯”的原则，通过合同模板标准化、条款条款化、风险点清单化等手段提升审查效率。根据《企业合规管理指引》要求，合同审查需覆盖合同签署、履行、变更、终止等全生命周期，确保合同在法律风险可控范围内运行。企业应定期开展合同合规性审查评估，结合实际业务情况，动态调整审查重点，确保合规管理与业务发展同步推进。6.2合同风险识别与评估合同风险识别是识别合同可能引发的法律、财务、运营等各类风险的过程，通常包括违约风险、履约风险、争议风险、合规风险等。企业应建立合同风险评估模型，结合历史数据、行业趋势及业务特点，运用定量与定性相结合的方法，对合同风险进行分级评估。根据《合同风险评估指南》（GB/T38525-2020），合同风险评估应涵盖合同内容、履约能力、法律环境、行业政策等关键因素。企业应定期开展合同风险评估工作，通过风险矩阵、风险地图等工具，明确风险等级与应对措施，确保风险可控。实践中，合同风险识别应结合合同类型、签订主体、履约周期等因素，形成差异化风险识别机制，提升风险预警能力。6.3合同风险控制措施合同风险控制措施应贯穿合同签订、履行、变更、终止等全过程，通过合同条款设计、履约监督、争议解决机制等手段降低风险。企业应制定合同风险控制制度，明确合同风险分类、控制流程、责任分工及应急预案，确保风险控制措施可执行、可追溯。根据《合同管理规范》（GB/T38526-2020），合同应设置履约保障条款，如付款条件、违约责任、争议解决方式等，增强合同约束力。企业应建立合同履约监督机制，通过合同履行跟踪、履约评价、定期审计等方式，确保合同条款得到有效执行。合同风险控制应结合企业实际情况，动态调整控制措施，确保风险防控与业务发展相适应，提升合同管理的科学性与有效性。6.4合同合规培训与监督合同合规培训是提升员工法律意识和风险防范能力的重要手段，企业应定期开展合同管理、法律知识、合规操作等内容的培训。根据《企业合规培训指引》（GB/T38527-2020），培训应覆盖合同签署、履行、变更、归档等环节，强化员工对合同法律效力和风险点的理解。企业应建立合同合规监督机制，通过内部审计、合规检查、举报机制等方式，对合同管理过程进行监督，确保合规要求落实到位。合同合规监督应结合信息化手段，如合同管理系统、合规管理系统，实现合同管理全过程的可视化与可追溯。实践中，合同合规培训应注重实效，结合案例分析、模拟演练等方式，提升员工参与感与学习效果，确保合规意识深入人心。第7章合同管理信息化与系统应用7.1合同管理信息系统建设要求合同管理信息系统应符合国家相关标准，如《合同管理信息系统建设规范》（GB/T35481-2018），确保系统架构、数据模型、接口协议等符合统一规范，实现合同全生命周期管理。系统需具备模块化设计，涵盖合同起草、审核、签署、履行、归档等核心流程，并支持多角色权限管理，满足不同岗位的业务需求。系统应具备数据安全机制，如数据加密、访问控制、审计日志等，确保合同信息在传输和存储过程中的安全性，符合《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）。系统应支持与企业其他管理系统（如ERP、OA）的数据集成，实现合同信息的互联互通，提升管理效率。建议采用云计算或分布式架构，确保系统可扩展性与高可用性，适应企业业务增长和数据量变化。7.2合同管理数据录入与维护合同数据录入应遵循“一合同一档案”原则，确保合同信息完整、准确，包含合同编号、签约双方、签约日期、合同金额、条款内容等关键字段。数据录入需通过标准化接口或API进行，确保数据格式统一，如采用XML或JSON格式，符合《合同数据标准》（GB/T38545-2020）要求。合同数据维护应定期校验，确保数据时效性与准确性，避免因数据错误导致合同执行偏差。系统应支持合同状态变更记录，如“生效”、“履行中”、“终止”等，便于后续跟踪与审计。建议采用数据质量管理机制，如数据清洗、异常值检测、数据一致性校验，确保合同数据质量。7.3合同管理信息的共享与保密合同信息应按照企业信息安全管理制度进行分级管理，确保不同层级的人员可访问相应权限的合同数据。信息共享应遵循“最小权限原则”，仅限于必要人员访问，避免信息泄露风险，符合《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35114-2019）要求。系统应设置访问日志，记录用户操作行为，便于追溯和审计，确保信息流转可追溯。保密信息应采用加密传输和存储，如使用AES-256加密算法，确保合同内容在传输和存储过程中的机密性。建议定期开展信息安全培训，提升员工对合同信息保密意识和操作规范。7.4合同管理信息系统的使用规范系统使用者应严格遵守操作流程，不得擅自修改合同数据或删除关键信息，避免影响合同执行。系统操作应有记录，包括操作