企业档案管理规范化操作程序（标准版）

企业档案管理规范化操作程序（标准版）第1章总则1.1(目的与依据)本标准旨在规范企业档案管理的全过程，确保档案的完整性、准确性与可用性，为企业的经营管理提供有效支持。依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合企业实际运营需求，制定本标准。通过标准化管理，提升企业档案管理水平，满足企业信息化、数字化发展的需求。本标准适用于企业各类业务活动中产生的档案资料，涵盖合同、财务、生产、人事等重要文件。企业应建立档案管理制度，明确档案管理责任，确保档案工作有序开展。1.2(档案管理职责)企业法定代表人是档案管理的第一责任人，对档案工作的全面实施和管理负有最终责任。企业档案管理部门负责制定档案管理制度、归档流程及档案保管、调阅、销毁等具体操作规范。企业各部门应按照职责分工，配合档案管理部门完成档案的收集、整理、归档和管理工作。企业应设立专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理、监督与检查工作。企业应定期对档案管理人员进行培训，提升其专业能力与档案管理意识。1.3(档案管理原则)档案管理应遵循“统一领导、分级管理、分类整理、规范保存”的原则。档案管理应以“真实性、完整性、系统性、可追溯性”为核心，确保档案资料的真实性和可查性。档案管理应注重“安全保密”，确保档案在存储、调阅、使用过程中不被篡改或泄露。档案管理应实现“全过程控制”，从档案形成、收集、整理到归档、保管、调阅、销毁等各环节均需规范管理。档案管理应结合企业信息化建设，推动档案数字化管理，提升档案利用效率。1.4(档案管理范围的具体内容)企业各类业务活动中形成的文字、图表、声像、电子等载体形式的文件资料，均属于档案管理范围。包括合同、协议、财务报表、生产报告、员工档案、会议纪要、审计资料等。企业内部管理、业务操作、项目管理、人事管理、法律事务等活动中产生的档案资料均需纳入管理。档案管理范围应覆盖企业所有业务流程，确保各类档案资料的完整性和可追溯性。企业应根据业务发展需要，动态调整档案管理范围，确保档案管理的全面性和有效性。第2章档案分类与编码2.1档案分类标准档案分类应遵循《档案分类法》（GB/T14272-2017）中规定的分类原则，包括按档案内容、载体形式、使用范围等维度进行分类，确保分类结果具有逻辑性与系统性。档案分类应结合企业实际业务需求，采用“三级分类法”（总类、子类、具体类目），以满足不同部门、不同用途的档案管理需求。档案分类需符合《档案分类与编码规则》（GB/T15035-2019）中对分类方法的规范要求，确保分类体系的科学性与可操作性。常见的分类方法包括按档案内容（如业务档案、技术档案、管理档案等）、按载体形式（如纸质、电子、声像等）、按使用范围（如内部、外部、存档等）进行分类。企业应定期对档案分类进行调整与优化，确保分类体系与企业业务发展同步，避免因分类滞后导致管理效率下降。2.2档案编码规则档案编码应遵循《档案编码规则》（GB/T15034-2019）中的编码原则，采用“统一编码”与“分类编码”相结合的方式，确保编码的唯一性与可追溯性。编码应包括档案号、分类号、保管号、版本号等要素，其中档案号是唯一标识档案的依据，需符合《档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求。档案编码应采用“字母数字组合”形式，如“YJ-2023-001”（YJ代表业务类，2023为年度，001为序号），确保编码简洁、清晰、便于检索。编码规则应结合企业实际业务，如制造业企业可采用“产品代码+档案类型+日期”组合方式，确保编码与业务流程匹配。企业应建立编码管理制度，明确编码责任人，定期审核编码规则，确保编码体系的持续有效运行。2.3档案分类目录档案分类目录应依据《档案分类与编码规则》（GB/T15035-2019）和企业实际需求，构建包含总类、子类、具体类目三级结构的分类目录。分类目录应涵盖企业主要业务领域，如生产、研发、管理、财务、人事等，确保档案分类覆盖企业核心业务活动。分类目录应结合档案的保管期限、使用频率、重要性等因素进行合理划分，如重要档案应设置独立分类目录，便于优先管理。分类目录应定期更新，根据企业业务变化和档案管理需求进行调整，确保分类目录的动态适应性。分类目录应与档案编码体系相辅相成，确保档案分类与编码的统一性，提升档案管理效率与信息利用率。2.4档案编码实施的具体内容编码实施应由档案管理部门牵头，结合档案分类目录，制定统一的编码规则与模板，确保编码标准一致、可操作。编码实施需明确编码责任人，建立编码审核机制，确保编码的准确性与唯一性，避免重复或遗漏。编码实施应结合企业信息化系统，如档案管理系统（AFM）、电子档案管理系统（EAM）等，实现编码与系统数据的同步更新。编码实施应定期进行编码培训与考核，确保相关人员掌握编码规则与操作流程，提升编码管理的专业性。编码实施应建立编码效果评估机制，通过档案检索、借阅、调阅等实际使用情况，持续优化编码规则与实施效果。第3章档案收集与整理3.1档案收集流程档案收集应遵循“分类收集、分门别类、逐项登记”的原则，确保档案来源的合法性与完整性。根据《企业档案管理规范》（GB/T15014-2014），档案收集需按照档案类型、形成单位、时间顺序等进行分类，并建立档案接收登记表，详细记录接收时间、来源、责任人及保管期限等信息。档案收集应由专人负责，明确责任分工，确保档案在收集过程中不丢失、不损坏。根据《档案法》规定，档案收集需符合“谁形成、谁负责”的原则，确保档案的真实性和可追溯性。档案收集应结合企业业务实际，按照业务流程进行，如财务档案、技术档案、人事档案等，分别建立相应的收集标准和流程。根据《企业档案管理标准》（GB/T15015-2014），档案收集应与企业业务活动同步进行，确保档案的时效性和实用性。档案收集过程中应做好交接手续，包括档案清单、交接记录、签字确认等，确保档案流转的可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T24425-2017），档案交接应通过电子或纸质形式记录，并保存至少三年。档案收集应定期检查，确保档案的完整性与及时性，避免因档案缺失或延误影响企业决策与管理。根据《企业档案管理指南》（GB/T15016-2014），档案收集应建立定期检查机制，确保档案在存档前达到规范要求。3.2档案整理要求档案整理应按照“分类、排序、编号、装订”的顺序进行，确保档案结构清晰、内容完整。根据《企业档案管理标准》（GB/T15015-2014），档案整理应采用“按类别整理、按时间顺序排列”的方法，确保档案的系统性和可检索性。档案整理需统一格式，包括档案编号、标题、页码、页数等，确保档案在调阅时信息准确无误。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T24425-2017），档案整理应统一使用标准编号规则，避免混淆。档案整理应注重档案的可读性和可查性，确保档案内容清晰、无破损、无污损。根据《档案保护与修复技术规范》（GB/T18820-2016），档案整理应采用防紫外线、防潮、防尘等保护措施，确保档案长期保存。档案整理应建立档案目录，包括档案名称、形成单位、时间、载体、保管期限等信息，便于档案调阅和管理。根据《档案分类与编目规范》（GB/T15017-2014），档案目录应包含分类号、分类号说明、档案编号等信息，确保档案信息的准确性和完整性。档案整理应定期进行，确保档案的动态更新与管理，避免因档案缺失或整理不及时影响企业运营。根据《企业档案管理标准》（GB/T15015-2014），档案整理应建立定期整理制度，确保档案的及时性和规范性。3.3档案分类与编目档案分类应依据《企业档案分类标准》（GB/T15018-2014），按档案内容、形成单位、时间、载体等维度进行分类，确保分类科学、合理。根据《档案分类与编目规范》（GB/T15017-2014），档案分类应采用“一级分类—二级分类—三级分类”的三级分类体系。档案编目应包括档案编号、档案名称、形成单位、时间、载体、保管期限、责任人等信息，确保档案信息完整、准确。根据《档案分类与编目规范》（GB/T15017-2014），档案编目应采用“档案目录”形式，确保档案信息可检索、可调阅。档案编目应遵循“统一标准、统一格式、统一管理”的原则，确保档案信息的一致性和可比性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T24425-2017），档案编目应采用统一的编码规则，确保档案信息的标准化和可操作性。档案编目应结合企业实际业务，确保档案分类与编目符合企业管理和业务需求。根据《企业档案管理标准》（GB/T15015-2014），档案分类与编目应与企业业务流程相匹配，确保档案信息的实用性与可操作性。档案编目应定期更新，确保档案信息的动态管理与及时性，避免因信息滞后影响企业决策与管理。根据《企业档案管理标准》（GB/T15015-2014），档案编目应建立动态更新机制，确保档案信息的准确性和时效性。3.4档案装订与保管的具体内容档案装订应采用“三线五栏”格式，确保档案内容清晰、排列整齐。根据《档案装订与保管规范》（GB/T18821-2016），档案装订应采用统一的装订方式，确保档案在装订后不易散开、不易损坏。档案装订应使用专用纸张和装订工具，确保档案的平整与牢固。根据《档案装订与保管规范》（GB/T18821-2016），档案装订应使用A4纸张，装订线应为双线，确保档案在装订后不易松动。档案保管应采用“防潮、防尘、防虫、防紫外线”的环境条件，确保档案长期保存。根据《档案保护与修复技术规范》（GB/T18820-2016），档案保管应采用恒温恒湿环境，避免档案受环境因素影响而损坏。档案保管应建立档案保管台账，记录档案的存放位置、保管期限、责任人等信息，确保档案的可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T24425-2017），档案保管应建立电子与纸质台账，确保档案信息的可查性。档案保管应定期检查，确保档案的完整性与安全性，避免因保管不当导致档案损坏或丢失。根据《企业档案管理标准》（GB/T15015-2014），档案保管应建立定期检查制度，确保档案在保管期间保持良好状态。第4章档案存储与保管4.1档案存储环境要求档案存储环境应符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）中关于温湿度、光照、通风等要求，确保档案在存储过程中不受环境因素影响。存储环境的温湿度应保持在14℃～24℃、40%～60%RH范围内，避免高温高湿导致档案霉变或纸张老化。档案存储区域应保持清洁、干燥，避免尘埃、虫害及微生物污染，必要时应设置防尘、防虫、防鼠设施。档案存储空间应具备良好的空气流通性，避免空气流通不畅导致档案受潮或氧化。档案存储环境应定期进行温湿度检测，确保符合规范要求，必要时可采用恒温恒湿系统进行调控。4.2档案存储设施档案存储应采用专用档案库房，库房应具备防尘、防潮、防虫、防鼠等防护措施，符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）中关于库房结构和功能的要求。档案存储应使用防紫外线材料制成的档案柜，避免紫外线照射导致档案褪色或老化。档案存储应配备防火、防爆、防震等安全设施，库房内应设置消防器材、报警系统及应急照明设备。档案存储应采用分区管理，根据档案类型、保管期限及使用频率进行分类存放，便于查找与管理。档案存储应配备通风系统，确保空气流通，避免因空气不畅导致档案受潮或氧化。4.3档案保管期限划分档案的保管期限应根据其内容重要性、保存价值及法律法规要求进行划分，通常分为永久、长期、短期三种类型。永久保管档案是指具有长期保存价值的文件，如重要政策文件、历史档案等，保存期限一般超过50年。长期保管档案是指保存价值较久但不需长期保存的文件，如年度总结、会议纪要等，保存期限一般为10至50年。短期保管档案是指保存价值较短的文件，如日常业务记录、临时性文件等，保存期限一般为1至10年。档案保管期限的划分应结合档案的形成规律、保存条件及法律法规要求，确保档案的完整性和可追溯性。4.4档案安全防护措施的具体内容档案安全防护应包括物理防护和信息安全两个方面，物理防护应确保档案不受自然或人为因素破坏，信息安全应防止档案信息被非法访问或篡改。档案应采用防磁、防静电、防尘、防潮的存储设备和容器，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）中关于信息安全管理的要求。档案存储应设置安全访问控制，如权限管理、加密存储、身份验证等，确保只有授权人员才能访问或操作档案。档案应定期进行安全检查，包括物理安全检查和信息安全检查，确保防护措施有效运行。档案安全防护应结合档案管理的实际需求，制定相应的应急预案，确保在突发事件中能够快速响应和恢复档案安全。第5章档案查阅与借阅5.1档案查阅权限档案查阅权限应依据《档案法》及《机关档案管理规定》进行分级管理，确保查阅人员具备相应的权限，权限等级应包括档案管理人员、业务部门负责人及授权查阅人。档案查阅权限的设定应结合档案的保密等级、使用频率及业务需求，通常采用“分级授权”模式，确保敏感档案仅限特定人员查阅。根据《档案管理信息系统技术规范》（GB/T18894-2016），档案查阅权限应通过权限管理系统进行动态管理，实现权限的细化与控制。建议采用“岗位职责匹配”原则，将查阅权限与岗位职责挂钩，避免权限滥用，同时确保档案的完整性和安全性。实施权限管理时，应定期进行权限复核，确保权限设置与实际业务需求一致，防止权限过期或被误用。5.2档案查阅流程档案查阅流程应遵循《档案查阅工作规范》（GB/T18895-2016），查阅前需填写《档案查阅申请表》，明确查阅目的、内容及时间。查阅申请表需经档案管理人员审核，确认查阅权限后，方可进入查阅环节。查阅过程中，应严格遵守档案保密原则，不得擅自复制、拆封或带走档案。查阅完成后，应填写《档案查阅登记表》，记录查阅人、查阅内容、查阅时间及结果，确保查阅过程可追溯。查阅档案时，应使用专用查阅工具或设备，避免使用非专用设备对档案造成损坏或污染。查阅完成后，档案管理人员应进行归档并记录查阅情况，确保查阅流程的完整性和可查性。5.3档案借阅管理档案借阅管理应依据《档案借阅管理办法》（GB/T18896-2016），实行“借阅登记、审批、归还”三环节管理。借阅前需填写《档案借阅申请表》，并经档案管理人员审核，确保借阅人具备相应权限，并符合借阅规则。借阅档案时，应填写借阅登记表，记录借阅人、档案编号、借阅时间、归还时间及借阅用途，确保借阅过程可追溯。借阅档案应严格遵守借阅期限，一般不得超过30个工作日，特殊情况需经档案管理人员批准。借阅完成后，应按规定归还档案，并在登记表上签字确认，确保借阅流程的规范性和可追溯性。5.4档案查阅记录管理的具体内容档案查阅记录应包括查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅目的、查阅结果及查阅人签名等信息，确保查阅过程可追溯。档案查阅记录应保存在档案管理系统中，采用电子档案管理方式，确保数据安全与可查性。档案查阅记录应定期归档，按年或按业务部门分类保存，便于查阅和审计。档案查阅记录应由档案管理人员定期检查，确保记录完整、准确，防止遗漏或篡改。档案查阅记录应作为档案管理的重要组成部分，为档案的归档、调阅及审计提供依据，确保档案管理的合规性与规范性。第6章档案归档与移交6.1档案归档流程档案归档流程应遵循“分类整理、规范装订、统一编号、有序存放”的原则，确保档案信息完整、准确、可追溯。根据《档案法》及相关法规，档案归档需在形成后及时完成，避免因延迟导致信息丢失或损毁。归档前应进行档案的分类与编目，依据《档案分类法》对档案进行科学分类，确保档案内容与载体的对应关系清晰。例如，按时间、类别、用途等维度进行归类，便于后续查阅与管理。档案装订应采用标准格式，包括档案封面、目录、页码、装订线等，装订材料应符合《档案装订规范》要求，确保档案在运输、保存过程中不受损。归档后应建立档案目录清单，内容应包括档案编号、名称、形成单位、时间、载体、保管期限等信息，确保档案信息可查、可溯。档案归档后应进行系统录入与电子化管理，确保档案信息在档案管理系统中完整、准确，为后续检索与调阅提供技术支持。6.2档案移交标准档案移交应遵循“完整性、准确性、及时性”的原则，确保移交的档案内容完整无缺，且与原件一致。根据《档案移交管理规范》，档案移交需在档案形成后及时完成，避免因延迟导致档案损毁或丢失。档案移交应按照档案分类标准进行，确保移交的档案内容与归档目录一致，避免因分类错误导致档案管理混乱。档案移交应附有移交清单、目录、目录页、装订说明等材料，确保移交过程可追溯、可验证。档案移交应由移交人与接收人共同签字确认，确保移交责任明确，避免因责任不清导致档案管理纠纷。档案移交应按照档案管理要求进行编号与登记，确保档案在移交后仍可追溯其来源与归属。6.3档案移交手续档案移交手续应包括移交申请、移交清单、目录、装订说明、交接记录等材料，确保移交过程有据可查。根据《档案移交管理规范》，移交手续应由档案管理部门统一办理，确保流程规范。档案移交应按照档案管理权限进行，确保移交对象与内容符合档案管理制度，避免因权限不清导致档案管理混乱。档案移交应由档案管理人员进行清点与核对，确保移交档案数量与目录一致，避免因数量不符导致档案管理问题。档案移交应按规定时间完成，确保档案在规定时间内移交，避免因拖延导致档案管理风险。档案移交后应建立移交档案的接收登记，记录移交时间、移交人、接收人、交接内容等信息，确保档案管理可追溯。6.4档案归档验收的具体内容档案归档验收应由档案管理部门组织，对档案的完整性、准确性、规范性进行检查，确保档案内容完整、无损、可读。根据《档案验收规范》，验收应包括档案数量、装订质量、目录完整性等内容。档案归档验收应检查档案的分类与编目是否符合《档案分类法》要求，确保档案分类清晰、便于检索。档案归档验收应检查档案的装订、封皮、目录页等是否符合《档案装订规范》，确保档案在保存过程中不受损。档案归档验收应检查档案的保管期限、保管条件是否符合档案管理要求，确保档案在保管期内安全、稳定。档案归档验收应由档案管理人员进行签字确认，确保档案归档过程符合规范，为后续使用提供保障。第7章档案销毁与处置7.1档案销毁条件档案销毁必须遵循国家《档案法》及相关法律法规，确保销毁行为合法合规，不得随意处置或销毁未到期或未归档的档案。档案销毁前应进行严格鉴定，确认其是否已按规定归档、是否已过保管期限、是否具有可销毁性。根据《国家档案局关于加强档案销毁工作的通知》（档发〔2019〕15号），档案销毁需由档案管理部门会同相关部门共同鉴定，确保销毁对象明确、程序规范。档案销毁应符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案销毁需确保数据完全删除，无残留可恢复信息。档案销毁需保留销毁记录，确保销毁过程可追溯，便于后续审计与监督。7.2档案销毁程序档案销毁前应由档案管理人员进行分类整理，明确销毁对象、数量、类别及保管期限。档案销毁应由档案管理部门牵头，组织专业人员进行销毁前的鉴定和审批，确保销毁程序符合规定。档案销毁可采用物理销毁（如粉碎、烧毁）或电子销毁（如数据清除、格式化），根据档案类型选择合适方式。档案销毁后应填写《档案销毁清册》，详细记录销毁时间、销毁方式、责任人及监督人员信息。档案销毁完成后，应由档案管理部门进行验收，确认销毁过程无误，方可归档或移交相关部门。7.3档案销毁记录档案销毁记录应包括销毁时间、销毁人员、销毁方式、销毁对象、销毁依据及监督人员等信息。档案销毁记录应保存在档案管理信息系统中，确保可追溯、可查询、可审计。档案销毁记录需定期归档，作为档案管理的重要组成部分，便于后续查阅与审计。档案销毁记录应由档案管理人员和监督人员共同签字确认，确保记录真实、完整、有效。档案销毁记录应按照档案管理要求进行分类归档，确保在需要时能够快速调取。7.4档案处置管理的具体内容档案处置管理应包括档案的归档、销毁、调阅、借阅、归还等全过程管理，确保档案使用规范、安全可控。档案处置应遵循“谁产生、谁负责、谁归档”的原则，确保档案的完整性和可追溯性。档案处置过程中应建立档案借阅登记制度，确保借阅人身份核实、使用范围明确、归还及时。档案处置应定期开展档案安全检查，防范档案丢失、损坏或非法调阅等风险。档案处置管理应结合企业实际，制定科学合理的档案处置流程，确保档案管理的规范性和有效性。第8章档案管理监督与考核8.1档案管理监督机制档案管理监督机制应遵循“分级管理、分级监督”的原则，由档案管理部门牵头，结合内部审计、专项检查、第三方评估等多种手段，实现对档案全生命周期的动态监控。根据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干意见》（档发〔2019〕12号），监督机制需覆盖档案的收集、整理、保管、利用、销毁等关键环节。监督机制应建立定期检查制度，如季度自查、年度全面检查，确保档案管理流程符合规范要求。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），定期检查应涵盖档案分类、编目、保存环境、借阅记录等核心内容。建立档案管理监督的信息化平台，实现档案数据的实时监控与预警，提高监督效率。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），信息化平台应具备数据采集、分析、预警、反馈等功能，确保监督工作的科学性和时效性。监督结果应纳入绩效考核体系，作为部门负责人和档案管理人员的绩效评价依据。根据《企业档案管理考核办法》（国档〔2021〕15号），监督结果需与员工奖惩、职务晋升、岗位调整等挂钩，增强监督的约束力。监督应注重问题整改与闭环管理，对发现的问题及时反馈并限期整改，确保问题不反复、不遗留。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），整改应有记录、有跟踪、有验收，形成闭环管理机制。8.2档案管理考核标准考核标准应涵盖档案管理的完整性、规范性、安全性、效率性等多个维度，确保档案管理工作的全面性。根据《企业档案管理考核办法》（国档〔2021〕15号），考核内容应包括档案分类、编目、保管、利用、销毁等环节的执行情况。考核应采用定量与定性相结合的方式，如档案数量、分类准确率、借阅记录完整性、档案安全等级等，确保考核结果客观、公正。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），考核应结合数据统计与实地检查，避免主观判断。考核结果应与员工薪酬、职务晋升、岗位调整等挂钩，形成激励与约束机制。根据《企业档案管理考核办法》（国档〔2021〕15号），考核结果应作为绩效评价的重要依据，提升员工的责任意识和工作积极性。考核应定期开展，如每季度一次，确保档案管理工作的持续改进。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），考核周期应与企业年度工作计划相协调，确保考核的时效性和针对性。考核应注重档案管理的可持续性，如档案数字化率、电子档案管理覆盖率、档案利用效率等指标，推动档案管理向数字化、