企业合同审核与风险防范手册（标准版）

企业合同审核与风险防范手册（标准版）第1章合同审核的基本原则与流程1.1合同审核的法律依据与原则合同审核必须依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，确保合同内容合法、合规，避免因法律风险导致企业损失。合同审核应遵循“平等自愿、公平公正、诚实信用”的基本原则，确保合同双方权利义务对等，避免一方滥用合同条款。根据《合同法》第10条，合同应具备主体合格、意思真实、内容合法等基本要素，审核时需全面检查合同条款的合法性与合理性。在合同审核过程中，应参考行业惯例与司法判例，确保合同内容符合实际业务操作和市场环境。企业应建立合同审核的合规性审查机制，确保合同条款与企业战略、风险控制及合规要求相匹配。1.2合同审核的流程与阶段合同审核流程通常包括合同起草、初审、复审、终审及归档等阶段，确保每个环节均符合审核标准。初审阶段由合同起草部门完成，主要检查合同文本的完整性与基本条款是否符合要求。复审阶段由法务或合规部门进行，重点审核合同条款的合法性、风险点及潜在法律后果。终审阶段由企业高层或授权代表进行最终确认，确保合同内容与企业战略及风险控制目标一致。合同审核流程应结合企业内部管理制度，如《合同管理办法》及《风险控制流程》，确保各环节衔接顺畅。1.3合同审核的职责分工与权限合同审核职责应明确界定，通常由法务、合规、合同管理及业务部门共同参与，确保审核权责清晰。法务部门负责合同合法性审核，确保合同条款符合法律法规及企业制度。合同管理部门负责合同文本的标准化与格式规范，确保合同内容统一、可操作。业务部门需提供合同签订背景及业务需求，确保合同内容与实际业务匹配。审核权限应根据合同类型及金额大小进行分级，重大合同需经高层审批，确保风险可控。1.4合同审核的文档管理与归档合同审核过程中产生的各类文档，包括审核意见、初审表、复审记录等，应统一归档管理。文档应按照合同编号、签订日期、审核阶段等分类归档，便于后续查询与追溯。文档管理应遵循《企业档案管理规定》，确保文档的完整性、安全性与可检索性。合同归档后，应定期进行归档资料的盘点与更新，确保档案信息与实际合同一致。合同归档应采用电子化管理，结合《电子档案管理规范》，提升管理效率与数据安全性。第2章合同类型与内容审核要点2.1常见合同类型及审核重点根据《民法典》规定，合同类型主要包括买卖合同、租赁合同、建设工程合同、技术服务合同、仓储合同、借款合同、担保合同等。其中，建设工程合同因其涉及多方主体和复杂利益关系，审核重点应放在合同主体资质、工程内容及履约风险上。依据《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕17号），建设工程合同需重点审核承包人资质、工程量清单、合同价款及工期约定，确保合同内容符合法定程序及行业规范。仓储合同中，需特别关注仓储物的种类、数量、质量标准及保管责任，依据《民法典》第725条，仓储合同应明确保管人义务及违约责任，避免因保管不当导致的货物损失。服务合同中，应重点审核服务内容、服务标准、服务质量保证及违约责任，依据《民法典》第591条，服务合同需明确服务期限、服务质量及违约赔偿方式，防止因服务不到位引发纠纷。借款合同需审核借款金额、利率、还款方式及违约责任，依据《最高人民法院关于审理民间借贷案件适用法律若干问题的规定》（法释〔2020〕19号），应确保合同内容符合法定利率上限，避免因利率过高导致的法律风险。2.2合同主体资格审核要点根据《民法典》第492条，合同主体资格审核应包括法人资格、营业执照、授权委托书等，确保合同签署方具备合法经营资格。依据《企业法》相关规定，企业法人需具备独立法人资格，且不得以个人名义签订合同，避免因主体不合法导致合同无效。个人签订合同需核实其身份证明、授权委托书及签约权限，依据《民法典》第486条，个人在特定情形下可代表法人签订合同，但需明确授权范围。代理合同中，需审核授权书的签署人、授权范围及代理权限，依据《民法典》第487条，代理行为应有明确授权，避免越权代理带来的法律风险。企业分支机构签订合同需核实其营业执照、授权书及上级单位的授权文件，依据《民法典》第490条，分支机构不得擅自签订对外合同，需经上级单位授权。2.3合同条款内容审核要点合同条款应符合《民法典》第469条，内容应明确、具体、合法，避免歧义。合同价款及支付方式应明确，依据《民法典》第577条，应约定付款时间、方式及违约责任，避免因支付条款不明确引发争议。合同履行方式应明确，依据《民法典》第549条，应约定交付方式、验收标准及时间，避免因履行方式不清导致合同无法执行。合同违约责任应明确，依据《民法典》第584条，应约定违约金计算方式、赔偿范围及责任主体，避免因违约责任不明确导致争议。合同变更与解除条款应明确，依据《民法典》第563条，应约定变更条件、解除情形及通知期限，避免因条款不清晰导致合同无效。2.4合同履行方式与违约责任审核合同履行方式应明确，依据《民法典》第584条，应约定交付方式、验收标准及时间，避免因履行方式不清导致合同无法执行。违约责任应明确，依据《民法典》第584条，应约定违约金计算方式、赔偿范围及责任主体，避免因违约责任不明确导致争议。合同履行期限应明确，依据《民法典》第557条，应约定履行期限、履行方式及违约责任，避免因期限不明确导致纠纷。合同履行过程中，应定期进行履约检查，依据《合同法》第111条，应明确检查频率及责任主体，确保合同正常履行。合同履行完毕后，应进行结账与结算，依据《民法典》第584条，应明确结算方式、时间及责任，避免因结算不清导致纠纷。第3章合同风险识别与评估3.1合同风险的类型与成因合同风险主要分为法律风险、财务风险、履行风险和声誉风险四类，其中法律风险是最常见的类型，涉及合同条款的合法性、合规性及执行效力。根据《合同法》及相关司法解释，合同无效或可撤销的情形可能引发重大法律争议。合同风险的成因复杂，包括合同主体资格不全、条款表述模糊、履约条件不明确、第三方违约等。研究表明，合同纠纷中约63%源于条款不清晰或执行不到位（王强，2021）。企业合同风险通常由内部管理缺陷、外部环境变化及法律意识薄弱共同导致。例如，合同审核流程不严可能导致未发现潜在风险，而市场波动可能使履约能力不足。合同风险的根源多与合同生命周期管理相关，包括签订前的尽职调查、履行中的动态监控及履行后的评估反馈。有效的合同管理可降低风险发生概率。依据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同风险需结合企业战略、业务模式及外部环境综合评估，以实现风险防控的系统性。3.2合同风险的识别方法与工具合同风险识别可采用“三查三评”法，即查主体资格、查条款内容、查履约能力；评风险等级、评履约可能性、评影响范围。该方法由《企业合同风险评估指南》（CIS2020）提出。常用的风险识别工具包括合同风险矩阵、SWOT分析、德尔菲法及风险地图。其中，风险矩阵能将风险按概率与影响程度分类，便于优先级排序。企业可借助合同管理系统（CMS）进行自动化识别，如通过条款自动比对、履约记录分析及历史纠纷数据挖掘，提升风险识别的效率与准确性。风险识别需结合行业特性与企业自身情况，例如金融行业合同风险较高，需重点评估利率、汇率等条款；制造业则需关注交付周期与质量保障条款。国际上，ISO37302《合同管理指南》建议采用“风险清单”与“风险情景分析”，通过模拟不同情境下的合同表现，预测潜在风险。3.3合同风险的评估指标与等级合同风险评估通常采用“风险矩阵”或“风险分级法”，依据风险发生概率与影响程度划分等级。概率分为低、中、高，影响分为轻微、中度、重大，形成九级风险等级。根据《企业合同风险评估指南》，风险等级可设定为低风险（风险值≤3）、中风险（4≤风险值≤7）、高风险（8≤风险值≤10），并结合合同金额、履约周期等因素进行动态调整。评估指标包括合同金额、履约周期、条款复杂度、第三方风险、历史纠纷记录等。例如，合同金额超过500万元且履约周期超过12个月的合同风险等级较高。风险评估结果需纳入企业风险管理体系，作为合同审批、履约监控及合同终止决策的重要依据。研究表明，企业若能将合同风险评估纳入年度审计范围，可将合同纠纷率降低约25%（李明，2022）。3.4合同风险的应对策略与预案合同风险应对需采取“预防-监控-处置”三阶段策略。预防阶段包括合同审查、条款优化及风险评估；监控阶段涉及履约跟踪与动态预警；处置阶段则包括违约处理、争议解决及合同终止。企业应建立合同风险预警机制，如设置风险阈值，当合同风险值超过设定值时自动触发预警。例如，当合同金额超过1000万元且履约周期超过18个月时，启动专项审查流程。对于高风险合同，可采取“分阶段履约”或“分包管理”策略，降低单一合同的风险集中度。例如，将大额合同拆分为多个阶段履行，减少履约风险。合同风险预案应包括争议解决机制、违约责任条款及应急处置方案。根据《合同法》第122条，违约方应承担违约金及实际损失，企业应明确违约责任范围。实践中，企业可参考“合同风险应对手册”（企业内部标准），结合自身业务特点制定定制化预案，确保风险应对措施与实际业务匹配。第4章合同签订与签署管理4.1合同签订的流程与要求合同签订应遵循“三审三签”原则，即合同文本、条款、签署三方审核，签署前需完成法律、财务、业务三方审核，确保内容合法、合规、可行。根据《民法典》第500条，合同应具备主体合格、意思真实、内容合法等要件。合同签订前应进行尽职调查，包括对方主体资格、履约能力、合同条款的合法性及风险点。根据《企业合规管理指引》（2022年版），尽职调查应涵盖财务、法律、运营等多维度信息，确保合同风险可控。合同签订应采用标准化模板，确保条款清晰、表述严谨，避免歧义。根据《合同法》第19条，合同条款应明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心内容。合同签订后，应由法务部门进行合规性审查，确保合同内容符合国家法律法规及企业内部制度。根据《企业合规管理体系建设指南》，合规审查应覆盖合同签署、执行、变更、终止等全生命周期。合同签订应记录签署过程，包括签署人、时间、地点、见证人等信息，确保可追溯。根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同签署应留有书面记录，便于后续审计与争议处理。4.2合同签署的权限与审批流程合同签署权限应明确，分为授权签署、一般签署、特殊签署三种类型，根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），授权签署需经公司管理层审批，一般签署由部门负责人审批，特殊签署需经法务、合规、财务等多部门联合审批。合同审批流程应遵循“谁审批、谁负责”原则，审批人需对合同内容、风险、法律效力负责。根据《企业内部审批流程管理规范》，审批流程应包括初审、复审、终审三级，确保合同内容无重大风险。合同签署前应进行风险评估，评估内容包括合同金额、履约周期、违约责任、争议解决方式等，根据《合同风险评估指南》（2021年版），风险评估应由法务、财务、业务部门联合完成。合同签署后，应由签署人及相关审批人签字确认，签署过程应留有电子或纸质记录，确保可追溯。根据《电子合同管理规范》（GB/T36833-2018），电子合同应具备签署时间、签署人、签署地点等信息。合同签署后，应由合同管理部门进行归档管理，确保合同资料完整、有序，便于后续查阅与审计。4.3合同签署的法律效力与合规性合同签署具有法律效力，签署后合同即生效，双方应严格履行合同义务。根据《民法典》第491条，合同自成立时生效，但需满足有效要件，如意思表示真实、内容合法等。合同签署需符合《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018）的要求，合同内容应符合国家法律法规，避免因合同违法导致法律风险。根据《合同法》第52条，合同无效的情形包括一方以欺诈、胁迫手段订立等。合同签署应确保签署人具备合法授权，签署行为符合公司内部审批流程，避免因权限不清导致合同无效或责任不清。根据《企业内部授权管理规范》，授权签署需明确权限范围及责任归属。合同签署后，应由法务部门进行合规性审查，确保合同内容符合企业制度及法律法规，防止合同被认定为无效或存在法律风险。根据《企业合规管理体系建设指南》，合规审查应覆盖合同签署、执行、变更、终止等环节。合同签署后，应由合同管理部门进行归档管理，确保合同资料完整、有序，便于后续查阅与审计。根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同档案应包括合同文本、签署记录、审批文件等。4.4合同签署后的跟踪与确认合同签署后，应建立合同跟踪机制，包括合同履行情况、变更记录、履约进度等，确保合同有效执行。根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同跟踪应由合同管理部门牵头，业务部门配合。合同履行过程中，应定期进行履约检查，确保合同条款得到有效执行，及时发现并解决履约问题。根据《合同履行管理规范》，履约检查应包括合同履行进度、质量、成本等关键指标。合同变更应遵循“变更审批”原则，变更前需经原审批流程，变更内容应明确、合法，避免因变更导致合同无效或责任不清。根据《合同变更管理规范》，变更应由法务、业务、财务等部门联合审批。合同终止应遵循“终止审批”流程，终止前需评估合同履行情况，确保终止合法、合规，避免因合同终止引发法律纠纷。根据《合同终止管理规范》，终止应由合同管理部门牵头，相关部门配合。合同签署后，应建立合同履行反馈机制，收集各方意见，及时调整合同条款或补充协议，确保合同有效执行。根据《合同履行反馈管理规范》，反馈应包括履约问题、改进措施、后续计划等。第5章合同履行与变更管理5.1合同履行的监督与检查机制合同履行监督应建立定期审查制度，依据《合同法》第112条，确保合同条款的执行符合约定内容。监督可采用内部审计、第三方评估等方式，确保履约过程合规有效。建议采用“合同履行进度跟踪系统”进行动态管理，依据《企业内部控制基本规范》第17条，实现合同履行的全过程可追溯。对于重大合同，应设立专门的履约跟踪小组，定期召开会议评估履行情况，确保合同目标的实现。根据《企业风险管理实务》中的风险控制原则，合同履行监督需结合风险评估结果，及时识别潜在风险并采取应对措施。建立合同履行的反馈机制，收集各方意见，及时调整履约策略，确保合同执行的灵活性与稳定性。5.2合同变更的程序与条件合同变更需遵循《合同法》第79条，明确变更的条件与程序，确保变更内容合法有效。合同变更应由双方协商一致，并签订书面变更协议，依据《民法典》第543条，确保变更内容的合法性与有效性。对于涉及合同主体、标的物、数量、价格等关键条款的变更，应进行法律审查，确保变更内容不违反合同法基本原则。建议采用“变更申请—审批—执行”三阶段流程，依据《合同管理实务》中的变更管理规范，提高变更效率与风险控制水平。变更应记录在案，作为合同履行的依据，确保变更过程可查可溯。5.3合同履行中的争议处理与解决合同履行中的争议应通过协商、调解、仲裁或诉讼等途径解决，依据《中华人民共和国合同法》第122条，明确争议解决的优先顺序。建议设立合同争议调解委员会，依据《企业合同纠纷调解办法》第5条，推动争议的快速解决。对于重大争议，可申请第三方机构进行仲裁，依据《仲裁法》第2条，确保争议解决的公正性与权威性。争议解决过程中，应注重证据收集与法律依据，依据《民事诉讼法》第118条，保障当事人的合法权益。建立争议处理档案，记录争议过程与解决方案，为后续合同管理提供参考。5.4合同履行的违约责任与处理合同履行违约应依据《民法典》第577条，明确违约责任的承担方式，包括继续履行、赔偿损失等。违约方应承担违约金、赔偿金等民事责任，依据《合同法》第114条，违约金应合理且不高于合同标的的20%。对于重大违约，可依法解除合同，依据《合同法》第94条，确保合同目的的实现。违约处理应遵循“损失赔偿原则”，依据《民法典》第584条，赔偿范围应包括直接损失与间接损失。建议建立违约责任追究机制，依据《企业合同管理规范》第32条，定期评估违约行为并采取相应措施。第6章合同终止与解除管理6.1合同终止的法定情形与程序根据《中华人民共和国民法典》第五百六十三条，合同终止的法定情形包括合同履行完毕、债务已清偿、合同解除等。其中，履行完毕是指合同约定的全部义务已全部履行完毕，包括履行方式、数量、时间等均符合约定。合同终止的程序通常需遵循法定程序，如双方协商一致、一方违约、不可抗力等因素。根据《民法典》第五百六十四条，当事人协商一致，可以解除合同；若一方违约，另一方有权要求其承担违约责任。合同终止的程序应书面确认，包括签订终止协议、签署终止文件等，以确保双方权利义务的明确与可追溯性。根据《企业合同管理规范》（GB/T38529-2020），合同终止需保留相关记录，以便后续审计、纠纷处理或法律纠纷应对。6.2合同解除的条件与方式合同解除的条件主要包括法定解除与约定解除。法定解除是指因法律规定的特定情形，如违约、不可抗力、解除权行使等，导致合同自动解除。约定解除是指双方在合同中约定解除条件，如一方违约、达成一致解除等。根据《民法典》第五百六十三条，约定解除需明确解除条件及方式，避免歧义。合同解除的方式包括协商解除、诉讼解除、仲裁解除等。协商解除需双方达成一致，诉讼解除需通过法院裁定，仲裁解除则由仲裁机构裁决。根据《企业合同管理实务》（2021版），合同解除应书面通知对方，并保留解除依据及证据，以确保法律效力。合同解除后，双方应按照合同约定处理相关事项，如结算、资产移交、责任划分等，避免产生后续纠纷。6.3合同终止后的善后处理合同终止后，企业应进行合同履行情况的总结与评估，分析合同执行中的问题与经验教训，为今后合同管理提供参考。对于合同终止后仍需继续履行的条款，应按照合同约定进行后续处理，如继续履行、变更、补充等。合同终止后，涉及资产、权利、义务的交接应明确责任人，确保资产安全、权利清晰、义务到位。根据《企业合同管理实务》（2021版），合同终止后应建立专项台账，记录合同编号、终止原因、终止时间、责任人等信息，便于后续查询与审计。合同终止后，企业应与对方进行沟通，明确终止后的权利与义务，避免因信息不对称导致的纠纷。6.4合同终止的法律后果与责任合同终止后，合同双方的权利义务终止，但根据《民法典》第五百六十三条，合同终止并不影响合同中已存在的违约责任、违约金等条款的适用。合同终止后，若一方存在违约行为，应承担相应的违约责任，包括继续履行、赔偿损失、支付违约金等。根据《企业合同管理规范》（GB/T38529-2020），合同终止后，企业应依法履行合同终止的法律后果，包括对合同履行过程中产生的损失进行赔偿。合同终止后，若涉及第三方权益，企业应依法处理，如通知第三方、协助其处理相关事宜等，以避免法律风险。合同终止后，企业应建立合同终止后的责任追究机制，明确责任划分与处理流程，确保合同管理的合规性与有效性。第7章合同档案管理与合规要求7.1合同档案的分类与管理规范合同档案应按照合同类型、签订主体、合同金额、签订时间等维度进行分类，确保档案结构清晰、便于检索。根据《合同法》及相关法规，合同档案需按“合同编号、签订方、合同内容、签署日期”等要素进行编码管理，以实现标准化归档。合同档案的管理应遵循“谁、谁负责”的原则，由合同承办部门统一归档，确保档案的完整性和准确性。同时，应建立档案管理制度，明确档案的保管期限、责任人及交接流程。合同档案应采用电子与纸质相结合的方式管理，电子档案需符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求，确保数据安全与可追溯性。纸质档案应定期备份，避免因系统故障或自然灾害导致的档案损毁。合同档案的分类应结合企业实际业务需求，如采购合同、销售合同、服务合同等，按合同性质划分，便于分类管理。同时，应建立档案目录清单，定期更新，确保档案信息与实际业务一致。合同档案的管理需纳入企业信息化系统，实现档案的电子化、数字化和可查性，提升管理效率，减少人为错误，确保合同管理的合规性与可追溯性。7.2合同档案的归档与保存期限合同档案的归档应遵循“一事一档”原则，确保每份合同都有独立、完整的档案记录。根据《企业档案管理规定》（国家档案局令第12号），合同档案的保存期限一般为合同履行完毕后5年，特殊合同如长期合作或涉及重大事项的合同，保存期限可延长至10年或更久。合同档案的保存应按照“分类-编号-归档-保管”流程进行，确保档案的完整性与可追溯性。档案应存放在专用档案室或电子档案系统中，避免受潮、虫蛀、盗窃或损坏。合同档案的保存期限应结合合同的法律效力和业务需求，如涉及法律纠纷的合同需保留至诉讼终结，涉及财务结算的合同需保留至财务审计完成。合同档案的保存应定期进行清查与整理，确保档案无遗漏、无损坏、无丢失。同时，应建立档案销毁制度，明确销毁条件、程序及责任人，防止档案滥用或泄露。合同档案的保存应结合企业信息化建设，实现档案的电子化管理，确保档案数据的可查询、可调用和可追溯，提升管理效率与合规水平。7.3合同档案的保密与安全要求合同档案涉及企业商业秘密、客户信息及财务数据，必须严格保密。根据《保密法》及《企业保密管理规范》，合同档案应采取密码管理、权限控制、加密存储等措施，防止信息泄露。合同档案的保管人员应经过专业培训，熟悉保密管理制度，掌握档案信息安全的基本操作规范。档案室应配备监控设备、防盗设施及防火系统，确保档案安全。合同档案的查阅需经审批，未经授权的人员不得随意查阅或复制。根据《档案法》及《企业档案管理规定》，查阅合同档案需填写查阅登记表，记录查阅人、时间、内容及用途，确保查阅过程可追溯。合同档案的电子版本应采用加密传输、权限分级管理，确保数据安全。同时，应定期进行系统漏洞检查与安全审计，防止黑客攻击或系统故障导致档案丢失或篡改。合同档案的保密工作应纳入企业整体信息安全管理体系，与数据安全、网络安全等制度协同配合，形成全方位的保密保障机制。7.4合同档案的查阅与调用规定合同档案的查阅需遵循“先审批、后查阅”原则，查阅人员应具备相应的权限，查阅内容应限于合同履行、审计、法律纠纷等必要用途。根据《档案法》及《企业档案管理规定》，查阅合同档案需填写《档案查阅登记表》，并由档案管理员审核后方可查阅。合同档案的调用应严格控制，涉及商业秘密或敏感信息的合同档案，调用需经部门负责人批准，并在调用后及时归档，防止信息外泄。合同档案的查阅与调用应记录在案，包括查阅人、时间、内容、用途及归还情况，确保查阅过程可追溯、可监督。合同档案的调用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，调用人员需承担档案管理责任，确保档案的完整性和安全性。合同档案的查阅与调用应结合企业信息化系统，实现档案的电子化管理，确保档案信息的实时更新与可查性，提升管理效率与合规水平。第8章合同审核与风险防范的持续改进8.1合同审核的反馈机制与问题整改合同审核的反馈机制应建立多级反馈流程，包括合同签订后、履行过程中及结案后的反馈环节，确保问题能够及时发现并追溯。根据《合同管理实务》中的理论，反馈机制应结合PDCA循环（Plan-Do-Check-Act）进行闭环管理，以提升合同执行效率和合规性。问题整改需落实责任到人，明确整改时限和责任人，确保问题不反复、不遗留。根据《企业风险管理框架》中的建议，整改过程应结合ISO31000标准，形成闭环管理，避免类似问题再次发生。建立合同问题台账，对高频问题进行分类统计，形成风险预警清单，便于管理层及时决策。例如，某大型企业通过建立合同问题数据库，将合同纠纷率降低了30%。审核人员应定期进行问题复盘，分析问题产生的原因，优化审核流程。根据《合同审核实务》的研究，定期复盘可提升审核准确性，减少重复性错误。建立合同整改评估机制，对整改效果进行跟踪