2026年工业互联网平台建设公司采购付款审批管理制度

2026年工业互联网平台建设公司采购付款审批管理制度第一章总则第一条制定目的工业互联网平台建设涉及软硬件采购、技术服务采购、项目实施配套采购等多类型采购场景，付款环节涵盖预付款、进度款、尾款等多种形式，资金流动规模大、审批节点多。为规范公司采购付款审批流程，强化资金管控，防范付款风险，提高资金使用效率，保障采购业务合法合规、资金支付安全可控，结合《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》等法律法规及公司经营实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有工业互联网平台建设相关采购活动的付款审批管理，包括服务器、工业软件、传感器等硬件设备采购，技术开发服务、平台运维服务、咨询服务等服务采购，以及项目施工辅料、办公配套物资等采购的付款申请、审核、审批、支付及后续核查等环节。公司采购部、财务部、需求部门（项目部/技术部）、管理层及所有涉及采购付款经办的人员均需遵守本制度。第三条管理原则合规性原则：采购付款全程严格遵守国家财经法规、税务规定及公司财务制度，付款依据真实合法，审批流程完整规范，杜绝无依据付款、违规付款等行为。权责明确原则：清晰划分采购部、财务部、需求部门及管理层在付款审批中的职责，形成“需求部门确认、采购部审核、财务部复核、管理层审批”的权责体系，避免权责交叉或真空。真实性原则：付款申请需以真实的采购合同、验收凭证、发票等为依据，确保采购业务真实发生、付款金额与实际采购内容一致，严禁虚构采购业务套取资金。审慎性原则：对预付款、大额付款、异常付款等特殊场景严格审核，核实供应商资质、合同履行情况，防范供应商违约、发票违规等导致的资金损失。全程可追溯原则：建立采购付款台账，完整记录付款申请、审核、审批、支付全流程信息，确保每笔付款可查、可核，便于后续审计与核查。第四条职责分工需求部门（项目部/技术部等）：作为采购需求提出方，负责确认采购物资/服务的验收情况，核对采购内容与实际需求的一致性；在付款申请中提供验收合格证明，对验收结果的真实性负责；配合采购部、财务部核实采购业务相关信息。采购部：负责审核采购付款申请的完整性，核对采购合同条款（付款节点、金额、方式）与付款申请的匹配性；核实供应商提交的发票、结算单等资料的合规性；跟踪采购合同履行进度，确认付款条件是否达成；对不符合付款条件的申请予以退回并说明理由。财务部：负责复核付款申请资料的完整性、合规性，核查发票的真实性、抵扣合规性；核对公司资金状况，确保付款金额在预算范围内；办理付款手续，记录付款台账；对付款后发现的异常情况及时追溯核查。管理层：按审批权限对采购付款申请进行审批，重点审批大额付款、预付款、特殊供应商付款等事项；监督付款审批制度的执行情况，协调解决付款过程中的跨部门问题；对超权限付款事项进行决策。第二章付款审批基础要求第五条付款依据规范所有采购付款申请必须提供完整且有效的依据，包括但不限于：正式签订的采购合同（加盖双方公章）、供应商开具的合规发票（增值税专用发票/普通发票，信息与合同、公司信息一致）、物资/服务验收合格证明（由需求部门签字确认）、结算单（需采购部与供应商核对确认）。预付款申请除上述基础资料外，还需提供采购合同中关于预付款的明确条款、供应商出具的预付款收款承诺函（承诺按合同约定履行义务）；进度款申请需提供合同约定的进度确认单（由需求部门、采购部共同签字）；尾款申请需提供最终验收合格证明、合同尾款支付条款确认单。发票需符合以下要求：发票抬头为公司全称及正确统一社会信用代码，货物/服务名称与采购合同一致，税率适用合规，发票专用章加盖清晰无瑕疵；不符合要求的发票，财务部有权退回，要求供应商重新开具。第六条付款金额与预算管控采购付款金额不得超过采购合同约定金额，确因采购内容变更需增加付款金额的，需提供补充合同（加盖双方公章），经采购部、需求部门审核、管理层审批后，方可按新金额申请付款。所有采购付款需在公司年度/季度采购预算范围内，超预算付款需由需求部门提交《超预算付款申请单》，说明超预算原因及资金来源，经采购部、财务部审核后，报总经理办公会审批。单次付款金额达到公司大额付款标准（可根据实际设定，如5万元及以上）的，需额外提供资金使用说明，财务部需核实公司资金计划，确保资金支付不影响公司正常运营。第七条供应商信息核验采购部需建立供应商信息台账，核验供应商营业执照、银行账户信息、税务登记证等资质文件的有效性，确保付款账户与供应商备案账户一致；严禁向供应商指定的第三方账户付款，确需变更付款账户的，需提供供应商加盖公章的账户变更说明。财务部在付款前需核对付款申请中的供应商名称、银行账号、开户行等信息与台账备案信息的一致性，信息不符的，暂停付款，待采购部核实并提供有效证明后再处理。对首次合作的供应商，付款前需由采购部、财务部共同核查其信用状况，避免向失信、经营异常的供应商付款。第三章付款审批流程规范第八条常规付款审批流程申请提交：需求部门确认采购物资/服务验收合格后，由采购部填写《采购付款申请单》，注明采购合同编号、供应商信息、付款金额、付款类型（预付款/进度款/尾款）、付款依据等，附采购合同复印件、发票、验收证明等资料，提交至采购部门负责人审核。采购部审核：采购部门负责人在1个工作日内完成审核，重点核查付款条件是否达成、资料是否完整、金额是否与合同一致，审核通过后签字确认，提交至财务部复核；审核不通过的，退回并注明整改要求。财务部复核：财务部在2个工作日内完成复核，核查发票合规性、资金预算、供应商账户信息等，复核通过后签字确认，按审批权限提交至管理层审批；复核不通过的，退回采购部补充资料。管理层审批：按付款金额划分审批权限（如5万元以下由部门总监审批，5万-20万元由财务总监审批，20万元以上由总经理审批），审批人在1个工作日内完成审批，审批通过后反馈至财务部；审批不通过的，说明理由并退回。付款执行：财务部收到审批通过的付款申请后，在2个工作日内办理付款手续（银行转账/电子支付等），付款完成后及时更新付款台账，并将付款凭证反馈至采购部。第九条预付款审批流程预付款仅适用于采购周期长、金额大的工业互联网核心设备（如工业服务器集群、定制化工业软件）采购，预付款比例不得超过合同总金额的30%，特殊情况需提高比例的，需经总经理审批。预付款申请需由采购部提交《预付款申请单》，附采购合同、供应商预付款承诺函、资金使用计划等资料，经采购部门负责人审核、财务部复核后，报总经理审批（无论金额大小）。财务部支付预付款后，采购部需跟踪供应商履约进度，每10个工作日向财务部反馈一次履约情况；若供应商未按合同约定履约，采购部需立即通知财务部暂停后续付款，并协商供应商退还预付款。第十条紧急付款审批流程因工业互联网平台项目紧急交付、设备故障抢修等特殊情况需紧急付款的，可启动紧急审批流程，但需满足以下条件：确无时间按常规流程审批、付款金额不超过10万元、有采购合同（或临时采购协议）作为依据。紧急付款由需求部门负责人、采购部门负责人、财务负责人共同签字确认后，财务部可先办理付款，付款后3个工作日内补充完成管理层审批手续，并将相关资料归档。紧急付款需每月汇总上报管理层，严禁以“紧急付款”为由规避常规审批流程，违规启动紧急流程的，追究相关责任人责任。第十一条付款驳回与整改付款申请在审核/复核/审批环节被驳回的，相关部门需在3个工作日内完成整改，补充缺失资料、修正错误信息后重新提交申请；未按时整改的，暂停该采购项目的付款流程。因供应商发票违规、合同条款争议等原因无法整改的，采购部需与供应商协商解决，协商无果的，可按合同约定追究供应商违约责任，财务部暂停付款直至争议解决。第四章特殊场景付款管理第十二条多批次采购付款对于工业互联网平台建设中的多批次、分阶段采购（如分批采购传感器、分阶段采购技术服务），需按批次单独提交付款申请，附该批次的验收证明、发票、批次结算单，严禁将多个批次合并为一笔付款申请。采购部需建立多批次采购台账，记录每批次的采购内容、付款金额、付款进度，财务部按台账核对付款，确保每批次付款与验收情况匹配。第十三条质保金付款工业互联网设备采购、项目实施服务采购需预留质保金（一般为合同金额的5%-10%），质保金付款需在质保期满且需求部门确认无质量问题后，由采购部提交付款申请，附质保期满确认单、供应商质保履约证明。若质保期内出现设备故障、服务不达标等问题，需求部门需及时反馈至采购部，采购部与供应商协商维修/整改，整改不合格的，可按合同约定扣除部分或全部质保金，财务部按扣除后的金额付款。第十四条退款与重付款因付款金额错误、供应商账户错误等原因导致付款失败或退款的，财务部需在收到退款后1个工作日内通知采购部，采购部核实原因后重新提交付款申请，财务部按正确信息办理付款，避免重复付款。因供应商违约需追回已付款项的，采购部需按合同约定与供应商协商退款，协商无果的，法务部介入处理，财务部配合提供付款凭证等资料。第五章付款后核查与责任追究第十五条付款后核查财务部每月对上月的采购付款进行核查，重点核查付款依据的完整性、审批流程的合规性、付款金额与合同的一致性，形成《采购付款核查报告》上报管理层。采购部每季度对付款后的供应商履约情况进行回访，核实物资/服务的使用效果、售后保障等，对履约不佳的供应商，暂停后续采购合作，财务部暂停该供应商的未付尾款。第十六条绩效考核将采购付款审批合规性纳入采购部、财务部的绩效考核体系：•采购部：因资料不全、信息错误导致付款申请被驳回的，单次扣减相关经办人绩效50元；全年付款申请合规率达到98%以上的，给予月度绩效奖励100元。•财务部：因复核失误导致违规付款的，扣减相关核算人员绩效；按时完成付款核查、无违规付款的，给予季度绩效奖励200元。需求部门因验收失误导致付款后发现物资/服务不合格的，扣减相关验收人员绩效，情节严重的追究经济责任。第十七条责任追究轻微违规：未按规定提交付款资料、审批流程遗漏签字的，给予口头警告，限期整改；整改不力的，扣减当月绩效。一般违规：因审核/复核失误导致付款金额错误、向非备案账户付款的，给予书面警告，扣减绩效，同时追究相关责任人的经济责任（按错误金额的1%-5%赔偿，最高不超过1000元）。严重违规：虚构采购业务套取资金、与供应商串通违规付款、