2026年工业互联网平台建设公司采购合同签订与管理制度

2026年工业互联网平台建设公司采购合同签订与管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司工业互联网平台建设相关采购合同的签订、履行、变更、终止及归档全流程管理，防范合同法律风险和经营风险，保障公司合法权益，提高采购合同管理效率，结合《中华人民共和国民法典》《招标投标法》等相关法律法规及公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司（含参股并实际控制的企业）所有与工业互联网平台建设相关的采购合同管理工作，包括硬件设备、软件系统、技术服务、研发耗材、办公物资等采购活动所涉及的合同签订、审核、履行、归档等环节。公司采购部、法务部、财务部、平台建设部、研发部等相关部门及全体参与采购合同管理的人员均须严格遵守。第三条基本原则合法合规原则：采购合同的签订、履行及管理全过程严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度，确保合同内容及流程合法有效。平等自愿原则：采购合同签订过程中遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，与供应商协商一致确定合同条款，不得存在显失公平、胁迫、欺诈等情形。风险防控原则：建立全流程合同风险防控机制，对合同签订前的供应商资质审核、合同条款审查、合同履行中的跟踪监督、合同纠纷处理等环节进行风险管控。权责明确原则：明确各部门及相关人员在采购合同管理中的职责分工，确保合同管理责任落实到具体岗位和个人，做到流程清晰、权责对等。高效规范原则：在保障合同合规性和安全性的前提下，优化合同签订及审批流程，提高合同管理效率，满足工业互联网平台建设的采购时效需求。第四条术语定义采购合同：指公司为工业互联网平台建设需要，与供应商签订的关于货物买卖、服务提供、技术合作等具有法律约束力的书面协议，包括主合同、补充协议、附件等全部法律文件。供应商：指为公司提供工业互联网平台建设所需硬件设备、软件系统、技术服务、物资耗材等的法人、非法人组织或自然人。合同审核：指对采购合同的条款内容、法律风险、商务条款、财务条款等进行审查并出具审核意见的过程。合同履行：指合同双方按照合同约定行使权利、履行义务的全过程，包括交货、验收、付款、售后服务等环节。合同归档：指将签订生效的采购合同及相关文件整理、编号、保存，形成规范合同档案的管理行为。第二章组织架构与职责第五条采购合同管理组织公司成立采购合同管理工作小组，由采购负责人担任组长，成员包括采购部、法务部、财务部、平台建设部、研发部等部门负责人。工作小组统筹协调采购合同管理工作，制定合同管理细则，审核重大采购合同，解决合同履行过程中的重大纠纷，监督合同管理制度的执行情况。第六条采购部职责合同发起：根据工业互联网平台建设的采购需求，发起采购合同签订申请，与供应商洽谈合同商务条款，拟定合同初稿。供应商管理：负责供应商资质审核、信用评估、履约能力考察，建立合格供应商名录，为合同签订提供基础依据。合同报审：将合同初稿及相关资料按流程报送法务部、财务部等部门审核，根据审核意见与供应商协商修改合同条款。合同签订：完成合同审核流程后，按照公司授权办理合同签订手续，确保合同签字盖章规范有效。履约跟踪：负责采购合同履行的日常跟踪，督促供应商按合同约定交货、提供服务，协调解决履行过程中的一般性问题。第七条法务部职责合同审查：对采购合同初稿进行法律审查，重点审核合同主体资格、权利义务、违约责任、争议解决方式等条款，出具法律审核意见。风险防控：识别采购合同中的法律风险点，提出风险防控建议，协助采购部修改完善合同条款，降低合同法律风险。模板制定：制定公司标准采购合同模板，规范合同条款表述，提高合同签订效率和规范性。纠纷处理：参与采购合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼等处理工作，维护公司合法权益。法律支持：为采购合同管理相关人员提供法律培训和咨询服务，提升合同管理的法律合规水平。第八条财务部职责财务审核：对采购合同中的价格条款、付款方式、付款期限、发票开具等财务相关条款进行审核，确保符合公司财务管理制度。预算核对：核对采购合同金额是否在公司年度采购预算范围内，超预算合同需审核相关审批手续是否完备。付款管理：根据生效的采购合同及验收合格证明，按合同约定办理付款手续，监督付款进度与合同履行情况匹配。成本核算：将采购合同相关成本纳入公司工业互联网平台建设成本核算体系，为成本管控提供数据支持。第九条需求部门职责需求提报：平台建设部、研发部等需求部门根据建设和研发需要，准确提报采购需求，明确采购物资或服务的技术参数、质量标准、交付时间等要求。技术审核：对采购合同中的技术条款进行审核，确保合同约定的技术参数、质量标准等符合工业互联网平台建设的实际需求。验收确认：负责采购物资或服务的验收工作，出具验收合格或不合格证明，作为合同付款和履约评价的依据。反馈沟通：及时向采购部反馈合同履行过程中发现的技术问题，协助采购部与供应商沟通解决相关问题。第十条行政部职责用印管理：按照公司印章管理制度，审核采购合同用印申请，办理合同盖章手续，做好印章使用登记。档案管理：负责采购合同及相关文件的归档保管工作，建立合同档案台账，确保合同档案的安全、完整、可追溯。流程支持：协助采购合同管理工作小组优化合同审批流程，提供行政办公支持，保障合同管理工作有序开展。第三章合同签订前期管理第十一条采购需求确认需求提报：需求部门根据工业互联网平台建设计划，填写《采购需求申请表》，明确采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、交付时间、预算金额等信息，经部门负责人审批后报送采购部。需求审核：采购部收到《采购需求申请表》后，结合公司采购预算和平台建设进度，对采购需求的合理性、必要性进行审核，审核通过后启动供应商筛选工作；审核不通过的，退回需求部门说明理由。需求变更：采购需求确定后，若因平台建设方案调整需要变更的，需求部门需重新填写《采购需求变更申请表》，按原审批流程报批后，通知采购部调整采购计划。第十二条供应商筛选与评估供应商征集：采购部根据采购需求，通过公开征集、邀请招标、竞争性谈判等方式征集符合条件的供应商，对于重大采购项目，参与供应商数量不少于3家。资质审核：采购部审核供应商的营业执照、相关资质证书、生产经营许可、信用记录等资料，确保供应商具备合法的经营资格和履约能力。综合评估：采购部组织法务部、需求部门等对供应商的技术实力、产品质量、价格水平、售后服务、履约记录等进行综合评估，形成《供应商评估报告》，确定合格供应商名单。名录管理：建立合格供应商名录，实行动态管理，定期对供应商的履约情况、服务质量进行评价，及时更新名录信息。第十三条合同条款洽谈条款拟定：采购部根据采购需求和供应商洽谈结果，参照公司标准合同模板拟定采购合同初稿，合同条款应包括当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决等核心内容。商务洽谈：采购部与供应商就合同价格、付款方式、交货周期、售后服务、验收标准等商务条款进行充分洽谈，确保条款符合公司利益和采购需求。技术确认：需求部门与供应商确认合同中的技术参数、质量标准、验收方法等技术条款，确保条款表述准确、无歧义，符合平台建设技术要求。第四章合同审核与签订第十四条合同审核流程内部初审：采购部完成合同初稿拟定后，先由部门负责人进行初审，审核合同条款的完整性、商务条款的合理性，初审通过后报送法务部审核。法务审核：法务部在收到合同初稿后3个工作日内完成法律审核，重点审核合同主体适格性、条款合法性、风险防控措施等，出具《合同法律审核意见》。财务审核：财务部收到合同初稿及审核意见后，在2个工作日内完成财务审核，重点审核价格、付款、发票等条款，出具《合同财务审核意见》。高层审批：对于金额较大、涉及重大利益的采购合同，经采购部、法务部、财务部审核后，报送公司分管领导、总经理审批；特别重大的合同需报董事会审议。条款修改：采购部根据各部门审核意见，与供应商协商修改合同条款，修改后重新按流程报审，直至所有审核部门确认无误。第十五条合同签订规范签字权限：公司法定代表人或其授权委托人代表公司签订采购合同，授权委托人需持有《授权委托书》，明确授权范围和期限。盖章要求：合同经审核通过并由授权人员签字后，采购部向行政部申请加盖公司合同专用章，行政部核对审批流程完备性后办理盖章手续，确保合同盖章清晰、位置规范。合同份数：采购合同签订份数根据实际需要确定，至少留存公司两份、供应商一份，涉及财务付款、档案管理的需单独留存相应份数。生效条件：采购合同自双方签字盖章之日起生效，合同中约定生效条件的，自条件成就时生效；约定生效期限的，自期限届至时生效。第十六条合同文本管理文本核对：合同签订前，采购部需核对合同文本的内容与审核通过的版本一致，确保无擅自修改条款的情况。电子存档：合同签订后，采购部及时将合同扫描件上传至公司合同管理系统，形成电子档案，便于查询和管理。文本交付：采购部将签订生效的合同文本分别交付财务部、需求部门等相关部门，各部门做好接收登记。第五章合同履行与监督第十七条履约准备计划制定：采购部根据生效的采购合同，制定合同履行计划，明确交货时间、验收节点、付款进度等关键环节，通知需求部门做好验收准备。沟通对接：采购部与供应商建立履约沟通机制，定期跟进供应商的生产、备货、发货等进度，确保供应商按合同约定履行义务。异常预警：若发现供应商存在履约能力不足、生产进度滞后等可能影响合同履行的情况，采购部及时发出预警，采取应对措施。第十八条交货与验收交货验收：供应商按合同约定交货后，需求部门在规定时间内组织验收，对照合同约定的技术参数、质量标准、数量等进行核对，出具《验收报告》。验收结果处理：验收合格的，《验收报告》作为财务部付款的依据；验收不合格的，需求部门注明不合格原因，采购部及时与供应商沟通，要求其限期整改、换货或退货。验收争议：若供需双方对验收结果存在争议，采购部组织双方协商解决，协商不成的，按合同约定的争议解决方式处理。第十九条付款管理付款申请：验收合格后，采购部填写《付款申请表》，附合同文本、验收报告、发票等资料，按公司财务审批流程报批。付款审核：财务部审核付款申请资料的完整性、合规性，核对付款金额、付款时间是否符合合同约定，审核通过后按合同约定支付款项。付款跟踪：采购部跟踪付款进度，及时向供应商反馈付款情况，对于分期付款的合同，按合同约定的节点办理付款手续。异常处理：若因供应商履约不符合约定需要暂停付款的，采购部出具书面说明，经审批后通知财务部暂停付款，待问题解决后恢复付款。第二十条合同变更与解除合同变更：合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同条款的，采购部与供应商协商一致后，签订《合同补充协议》，补充协议按原合同审核流程报批后生效。合同解除：因供应商违约导致合同目的无法实现，或因不可抗力等法定情形需要解除合同的，采购部在法务部指导下与供应商协商解除合同，或按合同约定行使解除权，办理合同解除手续。善后处理：合同变更或解除后，采购部组织相关部门处理善后事宜，包括已交付物资的处理、已付款项的结算、违约责任的追究等。第二十一条违约责任追究违约识别：采购部密切关注供应商履约情况，识别供应商逾期交货、产品质量不合格、售后服务不到位等违约行为，及时固定相关证据。协商追责：对于供应商的违约行为，采购部先与供应商协商，要求其承担继续履行、采取补救措施、赔偿损失等违约责任。法律追责：若供应商拒不承担违约责任，法务部协助采购部通过发送律师函、申请仲裁、提起诉讼等方式追究其法律责任，挽回公司损失。公司违约：若因公司原因导致违约的，采购部及时与供应商沟通，协商解决方案，按合同约定承担相应责任，避免纠纷扩大。第六章合同归档与管理第二十二条合同归档要求归档资料：行政部将生效的采购合同原件及相关资料整理归档，包括合同文本、补充协议、验收报告、付款凭证、供应商资质文件、审核意见等。归档时间：合同签订生效后10个工作日内，采购部将合同及相关资料移交行政部归档；合同履行完毕后，将履约全过程资料补充归档。编号规则：行政部按照“年份+部门+合同类型+序号”的规则为采购合同编制唯一档案编号，建立合同档案台账，记录合同基本信息、履行状态、归档情况等。保管期限：采购合同档案保管期限不少于10年，对于涉及重大采购项目的合同，保管期限延长至合同履行完毕后15年。第二十三条合同档案使用查阅申请：各部门因工作需要查阅采购合同档案的，需填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到行政部办理查阅手续。使用规范：查阅人员不得涂改、损毁、抽取合同档案，不得泄露合同中的商业秘密和敏感信息，查阅完毕后及时归还档案。复印审批：需要复印合同档案的，除按查阅流程审批外，还需经行政部负责人审批，复印后做好复印登记，复印件加盖档案证明章。外借限制：采购合同档案原则上不外借，确因诉讼、仲裁等特殊情况需要外借的，需经公司分管领导审批，办理外借登记，约定归还期限。第二十四条合同台账管理台账建立：采购部和行政部分别建立采购合同管理台账，采购部台账侧重合同履行进度，行政部台账侧重档案管理情况，确保台账信息一致。信息更新：合同履行过程中，采购部及时更新台账中的履约进度、付款情况、违约处理等信息；行政部及时更新台账中的归档、查阅、外借等信息。定期核对：每月月底，采购部与行政部核对合同台账信息，确保台账数据准确、完整，发现问题及时核实整改。第七章监督与责任追究第二十五条监督检查日常监督：采购合同管理工作小组定期对采购合同的签订、履行、归档等环节进行监督检查，重点检查流程合规性、条款规范性、履约及时性。专项审计：公司审计部门每年对采购合同管理制度的执行情况进行专项审计，检查合同管理中的风险点和薄弱环节，出具审计报告。整改落实：对于监督检查和审计中发现的问题，相关部门需制定整改措施，明确整改期限和责任人，采购合同管理工作小组跟踪整改落实情况。第二十六条违