2026年工业互联网平台建设公司打印复印设备使用制度

2026年工业互联网平台建设公司打印复印设备使用制度第一章总则第一条制定目的为规范公司打印复印设备（以下简称“文印设备”）的日常使用、维护及管理，保障设备高效稳定运行，降低文印耗材损耗及运营成本，结合工业互联网平台建设行业数字化办公、跨区域协作的业务特点，优化文印资源配置，提升办公效率，明确使用责任与规范，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有办公用打印、复印、扫描一体机等文印设备的采购、分配、使用、维护、报废全流程管理。公司全体员工（含试用期员工、外派人员）在使用文印设备过程中均需遵守本制度，全资及控股子公司可参照本制度制定适配细则，并报备总公司行政部。第三条核心原则集约高效原则：优先采用数字化办公方式减少纸质文印需求，文印设备按需配置、集中管理，避免设备闲置浪费，提升单台设备使用效率；分级管理原则：按“行政部统筹-部门归口-使用人负责”三级管理架构，明确各层级文印设备管理与使用责任；成本管控原则：严控非必要文印支出，推行双面打印、废纸再利用等节能降耗措施，建立文印耗材使用台账，定期分析成本占比；安全保密原则：文印涉及公司工业互联网平台核心数据、商业合同、财务报表等涉密文件时，需严格执行保密规定，防止信息泄露；责任追溯原则：文印设备使用记录可追溯，明确违规使用的责任认定与处理标准，保障设备合规使用。第四条管理职责行政部：作为文印设备管理的归口部门，负责文印设备的采购选型、统一分配、台账建立、日常巡检、维护报修、报废处置等工作；制定文印耗材领用标准，监督各部门文印成本控制情况，定期发布文印设备使用规范及培训指引；各业务部门：指定1名部门文印管理员，负责本部门文印设备的日常使用监督、耗材申领与更换、异常情况上报；督促本部门员工遵守文印使用规范，对部门文印成本超标情况进行原因分析并整改；设备使用人：严格按本制度要求使用文印设备，做好个人文印文件的保密与清理，爱护设备及配套设施，发现设备故障及时上报，对个人违规使用行为承担相应责任；技术部：配合行政部完成文印设备与公司数字化办公系统的适配调试，处理文印设备网络连接、驱动安装等技术问题，保障设备与工业互联网办公平台的数据互通。第二章设备配置与领用管理第五条设备配置标准结合工业互联网平台建设公司不同岗位的文印需求，执行以下配置标准：总部行政办公区：按每20人配置1台多功能文印一体机（具备打印、复印、扫描、传真功能），优先选用支持网络共享、数字化管控的智能设备；研发技术部门：配置高分辨率、支持大尺寸图纸打印的专用文印设备，满足工业互联网平台技术文档、架构图纸的文印需求，单独建立设备使用台账；跨区域分支机构：按实际在岗人数≤10人的分支机构，配置1台基础型文印一体机；＞10人的分支机构，参照总部标准按人数比例配置，设备选型需适配当地网络环境及耗材供应条件；特殊岗位：仅对需要高频次文印的岗位（如档案管理岗、合同管理岗）配置专用文印设备，其余岗位共享公共区域设备，避免重复配置。第六条设备申领与分配流程部门因业务新增或设备老化需申领文印设备的，由部门负责人填写《文印设备配置申请表》，说明申领理由、预计使用频次、摆放位置等信息，提交行政部；行政部对申领需求进行核实，结合公司文印设备存量、部门办公面积、文印成本预算等因素，在3个工作日内给出审核意见；审核通过后，行政部统筹调配现有闲置设备或启动采购流程，采购完成后由行政部技术人员完成设备安装调试、网络接入、使用权限配置，并与申领部门办理设备交接手续；审核未通过的，行政部需向申请部门说明原因，并提出替代解决方案（如共享邻近区域设备、优化数字化办公流程等）。第七条耗材领用管理文印耗材（包括硒鼓、墨盒、打印纸、碳粉等）由行政部统一采购、集中保管，建立耗材出入库台账，记录耗材型号、领用部门、领用日期、领用人、预估使用周期等信息；各部门文印管理员凭《耗材领用单》（需部门负责人签字）到行政部领用耗材，领用标准按以下执行：A4打印纸：按部门人数每人每月2包（每包500张），超标准领用需提交专项说明，经行政部审核后方可领用；硒鼓/墨盒：按设备使用频次核定更换周期，常规办公设备硒鼓更换周期不低于3个月，研发部门专用设备可根据实际打印量调整，更换下的废旧耗材需交回行政部统一回收处理；废旧耗材（如空硒鼓、废墨盒）实行“以旧换新”制度，领用人需将废旧耗材交回行政部，由行政部联系专业机构回收，禁止私自丢弃或变卖。第三章设备使用规范第八条日常使用要求开机与关机：使用前检查设备电源、网络连接是否正常，非工作时段（如午休、下班）需关闭设备电源，长期不使用（超过2天）需断开电源插座，节约用电；打印规范：优先使用公司OA系统、企业微信等数字化平台传输文件，确需打印的，需设置为双面打印模式，单页文件禁止批量打印；打印涉密文件（如工业互联网平台源代码、客户合作协议、财务审计报告等）时，需使用指定的保密文印设备，打印完成后立即取走文件，清理打印队列，禁止在公共文印设备打印涉密文件；禁止打印与工作无关的内容（如私人文档、娱乐图片、非公司授权的外部资料等），单次打印超过50页的批量文件，需提前告知部门文印管理员，避开文印高峰时段；复印规范：复印公章、营业执照、资质证书等公司重要证照时，需经部门负责人批准，行政部留存复印记录，严禁私自复印公司核心证照；复印多页文件时，核对复印份数与原件页数，避免错印、多印，复印完成后清理复印台，防止原件或复印件遗落；扫描规范：扫描文件优先保存为电子档归档（如PDF格式），上传至公司指定的文件管理平台，减少纸质文件留存；扫描涉密文件后，及时删除设备本地缓存文件，确保扫描数据仅存储在公司加密服务器中；设备清洁：使用后保持文印设备表面、操作面板、进纸口清洁，禁止在设备上堆放杂物、水杯等物品，防止液体渗漏、杂物进入设备造成故障。第九条特殊场景使用规定针对工业互联网平台建设公司跨区域办公、远程协作的特殊场景，补充以下使用规定：远程文印：员工通过公司VPN接入内网使用远程文印功能时，需验证员工工号及权限，文印文件需标注使用人姓名及部门，打印完成后需在1小时内取走，逾期未取的文件由行政部统一清理并登记；外出办公文印：外派人员在分支机构使用文印设备时，需遵守当地分支机构的文印管理规定，跨区域文印费用纳入所属部门文印成本核算；项目现场文印：工业互联网平台项目现场如需临时文印，优先使用便携式文印设备，文印完成后及时将文件带回公司归档，禁止在项目现场留存涉密文印文件。第十条故障报修与维护设备使用人发现文印设备出现卡纸、打印模糊、无法连接网络等故障时，禁止私自拆机维修，需立即告知部门文印管理员或拨打行政部报修电话；行政部接到报修后，技术人员需在1个工作日内到场排查处理，简单故障现场解决，复杂故障（如硬件损坏）需联系设备供应商维修的，需向使用部门说明维修周期及临时替代方案；行政部建立文印设备维护台账，记录设备维修时间、故障原因、维修内容、更换配件、维修费用等信息，每年对设备故障率、维修成本进行统计分析，对故障率高的设备评估是否更换；文印设备定期维护：行政部每季度对所有文印设备进行一次全面巡检，包括清洁内部组件、校准打印精度、检查网络安全等，确保设备处于良好运行状态。第四章成本管控与监督第十一条文印成本核算行政部按月统计各部门文印成本，核算维度包括耗材费用、设备折旧、维修费用、纸张费用等，形成《月度文印成本分析报告》，上报管理层并抄送各部门；文印成本核算标准：按打印/复印单页成本（含纸张、耗材损耗、设备折旧）核定，A4纸单页成本不超过0.1元，A3纸单页成本不超过0.2元，研发部门专用设备可根据实际耗材成本调整；文印成本超标处理：部门月度文印成本超预算10%以上的，需向行政部提交成本超标说明，分析超标原因（如项目临时需求、设备损耗异常等），并制定下月度成本控制措施。第十二条监督检查机制日常监督：部门文印管理员每日检查本部门文印设备使用情况，核对文印记录与实际需求，发现违规使用行为及时制止并上报部门负责人；定期核查：行政部每季度对各部门文印设备使用记录、耗材领用台账进行核查，重点核查是否存在私自打印、耗材浪费、违规复印涉密文件等行为；技术监控：智能文印设备开启使用记录追溯功能，记录使用人工号、文印时间、文印页数、文件类型等信息，行政部可通过管理后台调取记录，实现文印行为可追溯；投诉反馈：员工发现违规使用文印设备、耗材浪费等情况，可向行政部投诉反馈，行政部在3个工作日内核实并处理，对实名投诉者保密。第五章违规处理与设备报废第十三条违规使用处理标准首次违规：员工打印/复印私人文件、未按规定使用双面打印造成耗材浪费的，给予口头警告，由部门文印管理员记录在案，督促整改；多次违规：同一员工季度内累计2次违规使用的，给予书面警告，扣减当月绩效奖金50-200元，由行政部通报批评；严重违规：违规打印/复印公司涉密文件导致信息泄露的，视情节轻重给予记过、降薪处分，造成公司经济损失的，需承担相应赔偿责任，涉嫌违法的移交司法机关；故意损坏文印设备、私自拆卸设备配件的，照价赔偿设备维修或更换费用，给予记过及以上处分；虚报耗材领用需求、私自变卖废旧耗材的，追回违规所得，扣减当月绩效奖金20%-50%，情节严重的解除劳动合同；部门管理责任：部门季度内员工违规使用文印设备累计超过3人次的，扣减部门负责人当月绩效奖金10%，要求限期整改。第十四条设备报废管理文印设备达到以下条件可申请报废：设备使用年限超过5年，维修频次过高（年度维修费用超过设备原值30%），且维修后仍无法满足基本文印需求；设备核心部件损坏，无适配配件可更换，或更换配件成本超过新设备采购成本50%；因技术升级，现有设备无法适配公司工业互联网办公系统，且升级改造成本过高；报废流程：部门填写《文印设备报废申请表》，说明报废原因、设备使用年限、维修记录等信息，提交行政部；行政部联合技术部对设备进行检测评估，出具报废评估意见，报总经理审批；审批通过后，行政部对报废设备进行数据清理（删除设备存储的所有文件、记录），联系专业机构回收处置，禁止私自丢弃或转卖；行政部更新设备台账，完成报废设备的账务处理，同步调整部门文印设备配置。第六章附则第十五条制度解释权本制度由公司行政部负责解释，行政部可根据国家环保法规、公司数字化办公升级、文印设备技术迭代等