2026年工业互联网平台建设公司档案资料分类保管制度

2026年工业互联网平台建设公司档案资料分类保管制度第一章总则第一条制定目的为规范公司档案资料的分类、收集、整理、保管、利用和销毁等全流程管理工作，保障档案资料的完整性、安全性、准确性和可追溯性，充分发挥档案资料在公司工业互联网平台建设、运营、管理中的参考和凭证作用，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司（含参股并实际控制的企业）所有档案资料的分类保管管理工作。公司各部门、全体员工（含管理人员、技术人员、行政人员、外包人员）在开展档案资料相关工作时，均须严格遵守本制度规定。第三条基本原则统一管理原则：公司档案资料实行统一归口管理，建立标准化的分类体系和保管规范，确保档案管理工作有序开展。分类科学原则：根据档案资料的内容、用途、载体形式、保密等级等要素，制定科学合理的分类标准，便于检索和利用。安全保密原则：严格落实档案保密管理要求，对不同保密等级的档案采取差异化保管措施，防止档案信息泄露、丢失或损毁。完整留存原则：确保各类档案资料收集完整、整理规范，关键档案资料做到纸质版和电子版双套留存，保障档案的完整性。便捷利用原则：在确保安全保密的前提下，优化档案查阅、借阅流程，提高档案资料的利用效率，服务公司经营管理。定期清理原则：按照档案保管期限要求，定期对档案资料进行清理、鉴定和销毁，做到账实相符，避免档案资源浪费。第四条术语定义档案资料：指公司在生产经营、管理决策、平台建设、技术研发、客户服务等活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的记录，包括纸质文件、电子文档、音视频资料、图纸、合同、凭证等。档案分类：指按照预设的标准和规则，将公司档案资料划分为不同类别、子类，形成层级清晰的档案分类体系。档案保管：指对整理完毕的档案资料进行存放、防护、维护和管理，确保档案资料的物理安全和信息完整。保密档案：指涉及公司商业秘密、核心技术、经营数据、客户信息等敏感内容，需按照保密规定严格管理的档案资料。保管期限：指档案资料的法定或公司规定的保存时间，分为永久保管、长期保管（10年及以上）、短期保管（10年以下）三个类别。电子档案：指以数字形式存储在计算机硬盘、U盘、光盘等载体上的档案资料，包括文档、表格、图片、音视频等格式。第二章组织职责与岗位设置第五条行政部门档案管理职责公司行政部门是档案资料管理的归口部门，具体负责档案资料的统一分类、集中保管和规范管理，履行以下职责：制定并更新公司档案资料分类标准、保管规范和操作流程，组织开展档案管理培训工作。负责公司各类档案资料的接收、整理、分类、编号、入库和保管，建立档案管理台账和检索系统。落实档案保管场所的安全防护措施，定期检查档案保管状况，及时处理档案损毁、霉变等问题。办理档案资料的查阅、借阅、复制等手续，审核档案利用申请，监督档案使用过程中的保密要求落实情况。定期组织档案鉴定工作，对达到保管期限的档案进行审核，按规定流程办理档案销毁手续。负责电子档案的备份、存储和安全管理，确保电子档案的可读性和安全性。第六条各部门档案管理职责公司各部门是本部门档案资料形成和收集的责任主体，履行以下档案管理职责：指定专人担任部门档案管理员，负责本部门档案资料的初步收集、整理和移交工作。按照公司档案分类标准，对本部门形成的档案资料进行初步分类，确保资料完整、内容准确。及时将符合保管要求的档案资料移交至行政部门归档，对暂存本部门的档案资料做好临时保管。配合行政部门开展档案鉴定、清理和销毁工作，对本部门相关档案的保管期限和留存价值提出意见。加强本部门员工档案保密教育，规范本部门档案查阅和使用行为，防止档案信息泄露。第七条档案管理员岗位职责专职档案管理员：负责公司档案分类体系的维护，档案资料的入库、保管、检索和统计，档案保管场所的日常管理，档案销毁的组织实施等核心工作。部门兼职档案管理员：负责本部门档案资料的收集、整理、初步分类，按时向专职档案管理员移交档案，办理本部门档案借阅和归还手续。第三章档案资料分类标准第八条一级分类体系公司档案资料按照内容属性和业务领域，划分为以下八大一级类别：行政管理类：包括公司规章制度、会议纪要、通知通告、人事档案、行政费用凭证、办公设备管理资料等。经营管理类：包括公司发展规划、经营计划、财务报表、审计报告、招投标文件、合同协议、客户资料等。平台建设类：包括工业互联网平台规划方案、需求分析文档、设计图纸、开发文档、测试报告、上线验收资料等。技术研发类：包括核心技术文档、专利资料、研发项目立项书、研发过程记录、技术交底书、技术合作协议等。运维保障类：包括平台运维日志、故障处理记录、设备维护档案、安全巡检报告、应急处置方案等。合规风控类：包括法律法规文件、合规审查报告、风险评估报告、应急预案、事故处理记录、监管部门批复文件等。人力资源类：包括员工入职/离职资料、劳动合同、薪酬福利档案、培训记录、绩效考核资料、社保公积金凭证等。其他类：包括不属于上述类别，但具有保存价值的各类档案资料，如荣誉证书、媒体报道、对外交流资料等。第九条二级分类规则各一级档案类别按照以下规则进一步划分二级子类：行政管理类：细分为制度文件、会议资料、人事管理、行政后勤、对外联络5个子类。经营管理类：细分为战略规划、财务资料、合同管理、客户管理、市场拓展5个子类。平台建设类：细分为需求文档、设计文档、开发文档、测试文档、验收文档、上线资料6个子类。技术研发类：细分为研发立项、技术文档、专利资料、合作研发、成果转化5个子类。运维保障类：细分为运维日志、设备管理、故障处理、安全管理、应急保障5个子类。合规风控类：细分为合规文件、风险评估、应急管理、监管对接、事故处理5个子类。人力资源类：细分为员工档案、劳动合同、薪酬福利、培训考核、劳动关系5个子类。其他类：细分为荣誉资质、媒体资料、交流资料、其他留存4个子类。第十条档案编号规则档案编号采用“一级类别代码-二级类别代码-年份-顺序号”的结构，确保每一份档案具有唯一编号。一级类别代码采用两位字母标识，如行政管理类为XZ、经营管理类为JY、平台建设类为PT等。二级类别代码采用两位数字标识，如行政管理类下的制度文件为01、会议资料为02等。年份采用四位数字标识，顺序号采用三位数字标识，例如“XZ-01-2026-001”代表2026年行政管理类制度文件第1号档案。电子档案在编号后增加载体标识，如“-D”代表电子文档，“-Y”代表音视频资料，确保纸质档案和电子档案编号对应。第十一条保密等级划分根据档案资料的敏感程度，划分为三个保密等级，采取差异化保管措施：绝密级档案：涉及公司核心技术、商业秘密、重大经营决策、核心客户信息等，仅限指定人员查阅，需双人双锁保管。机密级档案：涉及公司一般经营数据、技术文档、普通客户信息等，需经部门负责人审批后方可查阅，单独存放于保密档案柜。普通级档案：不涉及敏感信息的通用制度、公开资料、行政通知等，可按常规流程查阅，存放于普通档案柜。第四章档案资料保管规范第十二条保管场所要求公司设立专用档案库房，库房需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施，保持适宜的温湿度（温度18-24℃，相对湿度45-60%）。绝密级和机密级档案需存放于独立的保密档案柜，档案库房安装门禁系统和监控设备，仅限档案管理员和指定人员进入。电子档案存储服务器需放置在公司机房，配备数据备份、防病毒、防黑客攻击等安全措施，定期进行数据备份。档案库房禁止存放易燃易爆物品、腐蚀性物品，严禁吸烟和使用明火，定期检查消防设施和安全防护设备的完好性。第十三条纸质档案保管要求纸质档案需进行装订、编号、贴签，按照分类体系和编号顺序存放于档案柜，档案柜需标注类别和编号范围，便于检索。定期对纸质档案进行检查，发现霉变、破损、字迹模糊等情况，及时进行修复、复制或扫描存档，确保档案内容可读。纸质档案的折叠、装订需规范，避免损坏纸张，重要档案需进行塑封或加装档案盒保护，防止磨损。档案入库前需进行除尘、消毒处理，防止带入虫害或污染物，档案库房定期进行清洁和防虫处理。第十四条电子档案保管要求电子档案需进行统一命名和分类存储，存储路径与纸质档案分类体系保持一致，建立电子档案检索目录。电子档案实行“双备份、异地存储”原则，每月进行一次全量备份，每季度进行一次异地备份，备份介质需标注档案类别和备份时间。定期检查电子档案的存储介质（硬盘、U盘、光盘等），发现损坏或读取异常的，及时进行数据迁移和修复，防止数据丢失。电子档案需设置访问权限，不同保密等级的电子档案分配不同的访问权限，定期更新密码，防止未授权访问。第十五条保管期限管理永久保管档案：包括公司设立、变更、注销等法律文件，重大经营决策文件，核心技术专利资料，重要荣誉资质等，需永久留存。长期保管档案：包括各类合同协议、财务凭证、审计报告、员工档案、技术文档等，保管期限为10-30年，具体按相关法规和公司规定执行。短期保管档案：包括日常行政通知、普通会议纪要、临时报表、非重要沟通记录等，保管期限为1-10年，到期后按规定清理。档案管理员需建立保管期限台账，对临近保管期限的档案提前6个月进行标注，提醒相关部门进行鉴定。第十六条档案移交与接收各部门形成的档案资料，需在形成后15个工作日内完成初步整理，移交至行政部门归档，移交时填写《档案移交清单》，双方签字确认。档案管理员接收档案时，需核对档案的完整性、准确性、分类规范性，不符合要求的，退回移交部门整改后重新移交。员工离职、岗位调整时，需将手中保管的档案资料全部移交至部门档案管理员或行政部门，办理交接手续，未完成交接的，不予办理离职或调岗手续。外部单位移交的档案资料，需审核其真实性和完整性，登记后纳入公司档案管理体系统一保管。第五章档案查阅与销毁管理第十七条档案查阅规范公司内部员工查阅普通级档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案库房现场查阅，严禁带出库房。查阅机密级档案，需经部门负责人和行政部门负责人双重审批；查阅绝密级档案，需经公司分管领导审批，由档案管理员全程陪同查阅。外部单位查阅公司档案，需出具单位介绍信和经办人身份证明，经公司分管领导审批后，在指定场所查阅，严禁复制或摘抄敏感内容。档案查阅过程中，严禁涂改、勾画、撕毁档案资料，查阅完毕后，档案管理员需核对档案完整性，确认无误后归位。确因工作需要复制档案资料的，需在《档案查阅申请表》中注明，经审批同意后，由档案管理员负责复制，复制件需加盖档案证明章。第十八条档案借阅规范档案资料原则上不予外借，确因工作需要外借的，仅限普通级和机密级档案，绝密级档案严禁外借。借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、行政部门负责人审批后办理，借阅期限不超过15个工作日，如需续借，需重新办理审批手续。借阅人需对所借档案资料的安全和完整负责，严禁转借、复制、涂改、损坏档案，归还时档案管理员需检查档案状况，确认无误后办理归还手续。逾期未归还的档案，档案管理员需及时提醒借阅人，逾期超过30天的，上报行政部门负责人，追究借阅人责任。第十九条档案销毁管理达到保管期限的档案资料，由行政部门组织相关部门进行鉴定，确定是否具备继续保存价值，填写《档案销毁鉴定表》。经鉴定无保存价值的档案，由行政部门填写《档案销毁申请表》，列明销毁档案的类别、编号、数量、保管期限等，经公司分管领导审批后，方可销毁。档案销毁需由2名及以上工作人员共同实施，绝密级和机密级档案需采用粉碎方式销毁，普通级档案可采用焚烧或回收方式处理，销毁过程需全程记录。档案销毁后，需填写《档案销毁记录表》，由销毁人员和监销人员签字确认，销毁记录归入公司档案管理台账永久保存。具有保存价值但已到保管期限的档案，需重新确定保管期限，延续保管，确保重要档案不被误销毁。第六章监督检查与责任追究第二十条监督检查内容日常监督：行政部门每月对档案保管状况、分类规范、查阅借阅流程执行情况进行检查，及时发现并整改问题。季度检查：公司质量管理部门每季度对档案管理工作开展专项检查，重点检查保密档案保管、电子档案备份、档案移交等情况。年度审计：每年年底，由行政部门牵头，联合财务、技术等部门开展档案管理年度审计，评估档案分类保管制度的执行效果。第二十一条违规行为认定凡违反本制度规定，存在以下行为的，认定为档案管理违规行为，须追究相关责任：未按规定分类、整理、移交档案资料，导致档案缺失、混乱的；擅自查阅、复制、摘抄保密档案，或向外部人员泄露档案信息的；借阅档案后未按时归还，或涂改、损坏、丢失所借档案资料的；未按保管要求存放档案，导致档案霉变、损毁、被盗的；擅自销毁档案资料，或未按规定流程销毁档案的；电子档案未按要求备份，导致数据丢失或泄露的。第二十二条责任追究方式行政责任：根据违规情节轻重，给予警告、记