2026年工业互联网平台建设公司公关活动组织管理制度

2026年工业互联网平台建设公司公关活动组织管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司工业互联网平台相关公关活动的策划、组织、执行、复盘全流程管理，建立标准化、专业化、高效化的公关活动运营体系，提升品牌知名度、行业影响力和客户认可度，防范公关活动组织不当导致的品牌风险、合规风险，依据《中华人民共和国广告法》《反不正当竞争法》《大型群众性活动安全管理条例》等国家法律法规及公司《品牌管理制度》《对外宣传管理办法》《合规管理手册》等内部规定，结合工业互联网行业公关活动特点和公司发展战略，制定本制度。第二条制定依据本制度制定主要依据《企业公关活动运营规范》《行业活动组织指引》等国家及行业规范，以及本公司《活动预算管理细则》《对外合作方筛选标准》《公关舆情应急处理办法》等内部规章制度，同时参考工业互联网行业头部企业公关活动组织的通用实践和最佳案例。第三条适用范围本制度适用于本公司及所属全资、控股子公司（以下统称“公司”）所有公关活动的策划立项、方案审批、资源筹备、现场执行、效果评估、资料归档等管理活动；公司公关部、品牌部、市场部、行政部、法务部、财务部等相关部门及所有参与公关活动组织、执行的内部人员、外部合作方，均需严格遵守本制度。第四条基本原则（一）合规性原则。公关活动的主题、内容、形式需符合国家法律法规、行业规范及公司内部规定，严禁出现虚假宣传、违规承诺、不当言论等行为，确保活动全程合法合规。（二）品牌契合原则。公关活动需贴合公司品牌定位和工业互联网平台核心价值，所有活动环节的设计、物料的制作、话术的表达均需与品牌调性保持一致，强化品牌认知。（三）目标导向原则。每一场公关活动均需明确核心目标（品牌传播、客户拓展、产品推广、行业交流等），围绕目标制定方案、配置资源，确保活动效果可衡量、可落地。（四）风险可控原则。活动策划阶段需全面排查安全、舆情、合规等各类风险，制定应急预案；执行阶段全程监控风险点，出现问题及时处置，最大限度降低活动风险。（五）成本效益原则。公关活动需合理编制预算，优化资源配置，在控制成本的前提下实现活动效果最大化，避免无意义的资源浪费，确保投入产出比符合公司要求。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司成立公关活动管理工作组（以下简称“工作组”），由公司分管市场的高层管理人员担任组长，成员包括公关部、品牌部、市场部、财务部、法务部负责人。工作组统筹协调公关活动管理工作，审批重大活动方案和预算，解决活动组织中的重大问题，监督活动执行和效果落地。第六条各部门职责（一）公关部（牵头部门）。负责公关活动的整体策划、方案编制、立项申请；对接外部合作方（场地、搭建、媒体等），组织活动资源筹备；统筹活动现场执行和突发情况处置；完成活动效果评估和资料归档。（二）品牌部。负责审核活动的品牌呈现形式，确保活动物料、宣传内容符合品牌视觉和语言标准；提供品牌素材支持，协助传播活动成果，强化品牌曝光效果。（三）市场部。负责结合市场需求和客户画像，提出活动目标和核心诉求；组织客户、合作伙伴等目标人群的邀约；配合公关部完成活动现场的客户对接和需求收集。（四）法务部。负责审核活动方案、宣传物料、合同协议的合规性，排查法律风险；提供法律支持，指导活动环节的合规操作，避免法律纠纷。（五）财务部。负责审核活动预算的合理性，按审批流程拨付活动经费；监督经费使用情况，核对活动支出凭证，确保费用支出符合公司财务制度。（六）行政部。负责活动场地协调、后勤保障（餐饮、交通、物料运输等）、安全保障方案制定；配合公关部完成活动现场的后勤支持和秩序维护。第三章公关活动范围与分类第七条活动范围公司公关活动覆盖工业互联网平台相关的全场景对外沟通与品牌传播活动，具体包括面向客户的产品推介会、面向行业的交流研讨会、面向媒体的新闻发布会、面向社会的公益活动，以及参展、论坛发言、政企对接会等各类对外公关场景。第八条活动分类（一）按规模分级。一级活动：参与人数超200人、跨区域举办、涉及公司核心品牌传播的重大公关活动（如行业峰会主办、年度产品发布会等）；二级活动：参与人数50-200人、区域内举办的常规公关活动（如区域客户交流会、行业专题研讨会等）；三级活动：参与人数50人以内的小型公关活动（如媒体专访、小型政企对接会等）。（二）按性质分类。品牌传播类：以提升公司品牌知名度和行业影响力为核心目标的活动（如品牌发布会、行业论坛参展等）；业务拓展类：以拓展客户、推广产品/服务为核心目标的活动（如产品推介会、客户答谢会等）；关系维护类：以维护政企关系、合作伙伴关系为核心目标的活动（如政企座谈会、合作方交流会等）；危机公关类：以应对品牌舆情、修复品牌形象为核心目标的临时公关活动（如舆情说明会、客户沟通会等）。第四章公关活动全流程管理第九条策划立项（一）需求提报。公关部或相关业务部门根据公司品牌推广计划、市场拓展需求，提报公关活动立项申请，明确活动名称、目标、类型、规模、初步预算、时间节点等核心信息。（二）方案编制。公关部根据立项申请编制详细活动方案，内容需包含活动目标、主题、流程、物料清单、人员分工、预算明细、风险防控措施、应急预案等；方案需结合工业互联网行业特点，突出公司平台核心优势。（三）方案审批。三级活动方案由公关部负责人审批，报工作组备案；二级活动方案经公关部、财务部、法务部审核后，由工作组副组长审批；一级活动方案需经工作组全体审核，报公司高层管理人员审批。审批未通过的方案，公关部需在3个工作日内修改完善后重新提报。第十条资源筹备（一）合作方筛选。公关部根据活动需求筛选合规、优质的外部合作方（场地、搭建、媒体、礼品供应商等），筛选需遵循公司《对外合作方筛选标准》，至少对比3家以上合作方的报价和服务方案，确保性价比。（二）合同签订。与合作方确定合作意向后，需签订正式合作合同，合同内容需经法务部审核，明确双方权责、服务标准、费用支付、违约责任等，严禁口头约定或签订不合规合同。（三）物料筹备。公关部根据活动方案制作宣传物料、展示物料、礼品等，所有物料需经品牌部审核，确保符合品牌标准；行政部配合完成物料采购、运输和存储，做好物料台账记录。（四）人员筹备。公关部明确活动执行人员分工（总协调、现场执行、客户对接、后勤保障等），组织岗前培训，明确各岗位职责和应急处置流程；涉及外部嘉宾邀约的，需提前10个工作日发出邀约，确认出席情况。第十一条现场执行（一）前期检查。活动开始前1个工作日，公关部组织相关人员对场地布置、设备调试、物料摆放、流程衔接等进行全面检查，发现问题立即整改，确保活动现场符合方案要求。（二）现场管控。活动执行期间，总协调人统筹全场工作，各岗位人员按分工履职，重点把控流程节奏、嘉宾接待、现场秩序、安全保障等环节；出现突发情况（嘉宾缺席、设备故障、舆情风险等），立即启动应急预案，及时处置并上报工作组。（三）合规监督。法务部或指定专人全程监督活动内容合规性，严禁出现违规宣传、不当言论等行为；发现问题立即制止，避免风险扩大。第十二条效果评估与归档（一）效果评估。活动结束后3个工作日内，公关部完成活动效果评估，评估维度包括品牌曝光量、客户触达数、合作意向数、费用使用情况等，对比活动目标分析达成情况，总结亮点和不足。（二）资料归档。公关部将活动方案、审批文件、合同协议、现场照片/视频、评估报告等资料整理归档，电子资料存储至公司指定服务器，纸质资料归档至保密文件柜，保存期限不少于3年。（三）复盘改进。每月组织公关活动复盘会议，相关部门共同总结活动组织中的问题，优化活动流程、合作方筛选标准、预算编制方法等，持续提升公关活动组织效率和效果。第五章风险防控与应急处置第十三条风险排查（一）合规风险。排查活动主题、内容、宣传物料是否符合广告法、反不正当竞争法等法规，是否存在虚假宣传、夸大产品功效、违规承诺等问题。（二）安全风险。排查活动场地的消防、用电、人员疏散等安全措施是否到位，大型活动需提前向相关部门报备，确保现场人员和财产安全。（三）舆情风险。排查活动环节是否存在引发负面舆情的隐患，如嘉宾发言、产品介绍、互动环节等，提前制定舆情应对口径。（四）成本风险。排查预算编制是否合理，是否存在超支风险，明确费用审批和管控节点，避免活动成本失控。第十四条应急处置（一）应急响应。活动现场出现突发情况后，现场负责人需在5分钟内上报工作组，同时启动应急预案；重大突发事件需立即上报公司高层管理人员。（二）分类处置。合规风险：立即停止违规环节，删除违规物料，发布澄清说明，配合相关部门调查；安全风险：立即组织人员疏散，联系应急救援机构，妥善处理受伤人员，排查安全隐患；舆情风险：立即启动舆情应对流程，统一对外回应口径，避免舆情扩散；成本风险：立即暂停非必要支出，重新评估费用使用，上报工作组调整预算。（三）善后处理。突发事件处置完成后，公关部在7个工作日内完成处置报告，分析事件原因，提出整改措施，避免同类事件再次发生。第六章监督考核与责任追究第十五条监督检查（一）日常检查。公关部每月抽查各公关活动的方案审批、预算执行、流程合规性等情况，重点核查小型活动的组织规范；每季度开展一次全公司公关活动专项检查，覆盖活动全流程管理。（二）专项审计。财务部每年开展一次公关活动经费使用专项审计，核查经费支出的真实性、合规性，审计结果纳入部门考核。第十六条考核机制公司将公关活动组织工作纳入相关部门的年度绩效考核体系，考核指标包括：活动方案审批及时率、预算执行准确率、活动目标达成率、风险事件发生率、资料归档完整率等。考核结果与部门绩效奖金、员工评优评先挂钩，对活动组织效果突出的部门和个人给予专项奖励。第十七条责任追究对未按本制度执行导致以下后果的，追究相关部门和人员的责任：（一）活动方案未经审批擅自执行，或违规变更活动内容、规模，导致合规风险、品牌风险的；（二）未按要求排查风险、制定应急预案，或突发情况处置不当，导致活动中断、人员受伤、负面舆情等后果的；（三）虚报活动预算、挪用活动经费，或与合作方串通违规支出，造成公司经济损失的；（四）活动资料未按要求归档，或泄露活动核心信息、合作方商业机密，造成公司损失的；（五）瞒报、谎报活动中出现的问题，或拒不执行整改要求，导致问题扩大的。责任追究方式包括通报批评、绩效扣分、经济处罚、岗位调整等；情节严重、造成重大经济损失或品牌声誉损失的，依法追究法律责任。