2026年工业互联网平台建设公司公文收发与归档管理制度

2026年工业互联网平台建设公司公文收发与归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司公文收发、流转、归档全流程管理，保障公文传递的及时性、准确性、安全性，结合工业互联网平台建设行业技术公文涉密性高、商务公文时效性强、管理公文覆盖面广的业务特点，明确公文管理各环节责任与操作规范，提升公文处理效率，确保公司各类公文有据可查、有档可归，维护公文档案的完整性和可用性，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有正式公文的收发、登记、传阅、办理、归档等管理活动，包括但不限于技术方案类公文、商务合同类公文、决策审批类公文、通知通告类公文、外部往来类公文等。内部非正式沟通文件（如工作便签、临时沟通函）参照本制度简化执行，涉密公文需额外遵守公司保密管理相关规定。第三条核心原则规范高效原则：建立标准化的公文收发流程，明确各环节处理时限，确保公文传递不积压、不拖延，满足公司业务运转的时效需求；安全保密原则：对涉及核心技术架构、商业机密、招投标文件、客户隐私等涉密公文，采取专人管理、加密传递、分级归档等防护措施，严禁泄露敏感信息；全程可溯原则：对公文从接收/拟制到归档的全流程进行登记记录，做到来源可查、去向可追、责任可究；分类管理原则：根据公文性质、涉密等级、使用频次等维度分类管理，差异化制定收发、归档及保管要求；合规留存原则：严格遵守《档案法》等相关法律法规，确保公文归档格式、保管期限、销毁流程符合法定要求。第四条管理职责行政部：作为公文管理归口部门，负责制定公文管理标准规范，配备专职公文管理员，统一管理公文用印、格式模板、归档载体，定期开展公文管理合规性检查，指导各部门公文处理工作，监督涉密公文管理执行情况；各业务部门：部门负责人为本部门公文管理第一责任人，指定专人担任部门公文联络员，负责本部门公文的接收、传递、办理反馈及初步整理，确保本部门公文及时处理、规范流转；公文管理员（行政部专职）：负责公司外来公文的统一接收、登记、分办，内部公文的统一核发、流转跟踪，公文归档的分类、整理、入库，以及归档公文的借阅审批与登记，定期盘点归档公文；公文拟制人/承办人：作为公文处理直接责任人，需确保拟制公文格式规范、内容准确，按流程办理公文会签、审批，及时反馈公文办理结果，配合完成公文归档工作。第二章公文接收管理第五条外来公文接收统一接收：公司所有外来公文（包括纸质公文、电子公文）均由行政部公文管理员统一接收，严禁各部门或个人私自接收并留存外来正式公文；信息核对：公文管理员接收公文时，需核对公文来源单位、文号、份数、附件完整性，检查纸质公文有无破损、涂改痕迹，电子公文需验证发送方身份及文件完整性；登记备案：核对无误后，立即在《外来公文接收台账》中登记公文名称、来源单位、接收日期、公文类型、涉密等级、份数、办理状态等信息，做到一文一登记；分办流转：根据公文内容及业务归属，公文管理员在1个工作日内将公文分送至对应业务部门或分管领导，紧急公文需即时分办，分办时需办理交接签字手续。第六条内部公文接收接收范围：内部公文包括公司各部门拟制的请示、报告、通知、决议等，由公文管理员接收经审批后的正式版公文；合规审核：接收前需审核公文是否完成规定审批流程、格式是否符合公司规范、内容是否完整，不符合要求的退回拟制部门整改；登记编号：审核通过后，为内部公文统一编制文号并登记，文号编制规则需体现公文类型、年份、部门及顺序号，确保唯一性。第七条紧急公文处理识别标准：涉及项目应急、重大决策、合规整改、客户紧急对接等公文列为紧急公文，公文标注“急件”标识；优先处理：公文管理员接收紧急公文后，需立即向分管领导汇报，并在30分钟内完成分办流转，全程跟踪办理进度；时限要求：紧急公文承办部门需在24小时内反馈初步办理意见，确因特殊情况无法按时办结的，需向分管领导说明原因并申请延期。第三章公文发送管理第八条公文拟制规范格式要求：所有正式公文需使用公司统一模板，包含标题、文号、主送单位、正文、附件、拟制部门、拟制人、日期、印章等要素，字体、行距、页码等排版符合规范；内容要求：公文内容需语言准确、逻辑清晰、数据无误，涉及技术参数、商务条款、决策事项的内容需经相关部门审核确认；涉密审核：拟制涉密公文时，需标注涉密等级（一级/二级/三级），明确知悉范围，由部门负责人及保密专员审核签字。第九条审批流程常规公文：拟制完成后经部门负责人审核、分管领导审批，重要公文需经总经理审批，审批通过后方可发送；涉密公文：除常规审批外，需额外经行政部保密专员审核、行政部负责人审批，一级涉密公文需经总经理审批；审批留痕：所有审批流程需留存书面或电子审批记录，作为公文归档的必备材料。第十条发送与反馈发送方式：纸质公文可通过专人送达、合规快递寄递等方式发送，电子公文需通过公司指定邮箱、加密传输系统发送，严禁通过非正规渠道发送涉密公文；送达确认：发送后需及时确认接收方是否收到，纸质公文需获取收件人签字回执，电子公文需留存送达回执或已读凭证；反馈跟踪：对需要回复的公文，发送部门需跟踪接收方反馈情况，超过规定时限未回复的，需主动沟通提醒。第四章公文传阅与办理第十一条传阅管理传阅范围：严格按照公文知悉范围传阅，不得擅自扩大传阅范围，涉密公文仅限指定人员传阅；传阅时限：普通公文传阅周期不超过3个工作日，涉密公文传阅后需即时收回，不得滞留个人手中；传阅记录：建立《公文传阅台账》，记录传阅人、传阅日期、阅后意见，确保传阅过程可追溯。第十二条办理要求承办责任：承办部门收到公文后，需明确具体承办人，在规定时限内完成办理，办理过程中需确保公文内容不泄露、不损毁；办理反馈：办理完成后，承办人需填写《公文办理单》，说明办理结果、执行情况及留存凭证，经部门负责人签字后反馈至行政部；疑难公文：无法直接办理的公文，需说明原因并提出处理建议，逐级上报至分管领导决策。第五章公文归档管理第十三条归档范围外来公文：包括上级单位、合作单位、监管机构等发送的各类正式公文及回执、办理记录等附件；内部公文：包括公司拟制的通知、决议、请示、报告、合同、技术方案、审批文件等及审批记录、办理反馈等材料；流转记录：公文收发、传阅、办理过程中的所有登记台账、交接凭证、审批记录等均需纳入归档范围。第十四条归档时限与要求归档时限：办结后的公文需在7个工作日内移交行政部归档，年度收尾公文需在次年1月底前完成集中归档；整理规范：纸质公文：按“年度-部门-公文类型-涉密等级”分类整理，编制归档目录，装订成册，标注档案编号，放入档案盒保存；电子公文：按相同分类规则存储至公司档案管理系统，格式统一为PDF（加密），备份至专用存储设备，定期检查存储状态；涉密归档：涉密公文需单独归档，存储在加密档案柜（纸质）或加密服务器（电子），由专人保管，归档目录需保密。第十五条保管期限永久保管：涉及公司设立、重大决策、核心技术专利、长期合作合同等公文，永久保存；定期保管：10年保管：涉及项目建设、重要商务往来、年度规划等公文；3年保管：涉及日常通知、普通审批、常规业务沟通等公文；保管到期：保管期限届满的公文，由行政部提出销毁申请，经总经理审批后，按规定流程销毁，销毁过程需全程记录。第十六条借阅管理借阅申请：查阅归档公文需填写《公文档案借阅申请表》，注明借阅事由、公文名称、借阅期限，经所在部门负责人审批，涉密公文需额外经行政部负责人审批；借阅要求：借阅人需妥善保管公文，不得涂改、损毁、复制，涉密公文不得带出指定查阅区域，借阅期限一般不超过7个工作日；归还核对：归还时公文管理员需核对公文完整性，确认无误后注销借阅记录，逾期未归还的需提醒催收，拒不归还的上报处理。第六章监督问责与附则第十七条监督检查日常检查：行政部每月抽查公文收发台账、归档情况，检查流程合规性、记录完整性；定期核查：每季度对各部门公文管理情况进行全面核查，形成核查报告上报管理层；整改要求：对检查中发现的问题，责令相关部门限期整改，整改完成后复查确认。第十八条违规问责轻微违规：未按规定登记公文、传阅超时、归档不及时等，给予责任人口头警告，责令整改；一般违规：擅自扩大公文传阅范围、涂改损毁公文、未按要求保管涉密公文未造成后果的，扣减责任人当月绩效奖金100-300元，取消当月评优资格；严重违规：泄露涉密公文信息、丢失重要归档公文，造成公司声誉或经济损失的，扣减当月全额绩效奖金，给予记过处分，情节严重的解除劳动合同；伪造公文、违规销毁归档公文的，立即解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理；部门公文管理混乱，多次整改未到位的，扣减部门负责人当月绩效奖金5%，责令重新梳理管理流程。第十九条制度解释权本制度由公司行政部负责解释，行政部可根据公司业务发展、相关法律法规调整及实际管理需求修订本制度，修订后需公示3个工作日并报总经理审批后生效。第二十条生效日期本制度自2026年1月1日起正式施行，原《工业互联网平台建设公司公文管理办法》同时废止。第