2026年工业互联网平台建设公司海外供应商合作管理制度

2026年工业互联网平台建设公司海外供应商合作管理制度第一章总则第一条制定目的为规范工业互联网平台建设公司（以下简称"公司"）海外供应商合作全流程管理，明确海外供应商准入、合作洽谈、合同签订、履约管控、风险防范及评估分级的标准和要求，保障海外采购的工业互联网物料（工业级服务器、边缘网关、工业协议插件、传感器模组等）适配公司平台建设需求，降低跨境合作风险，提升海外供应链稳定性，结合公司海外采购业务特性（涉及多国家/地区合规要求、跨境物流清关、汇率波动、技术标准差异等）及国际贸易规则，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有海外供应商的合作管理工作，包括海外供应商的准入筛选、合作洽谈、合同签订、物料交付、质量验收、付款结算、评估分级、合作终止等全场景；涉及采购部、技术部、财务部、法务部、物流部等所有参与海外供应商合作的部门及人员；覆盖所有从境外采购的工业互联网硬件设备、软件授权、工业通信组件等物料。第三条核心原则合规优先原则：海外供应商合作需严格遵守中国及供应商所在国家/地区的对外贸易、海关、税收、知识产权等法律法规，同时符合国际制裁、出口管制等相关规则，严禁与不合规供应商开展合作。技术适配原则：海外供应商提供的物料需适配公司工业互联网平台的技术标准（如通信协议、硬件接口、软件兼容性）及项目交付的现场环境（如电压标准、温湿度要求），确保物料可直接应用或经简单适配后投入使用。风险可控原则：建立海外供应商合作风险评估机制，对地缘政治、汇率波动、物流中断、履约违约等风险提前预判，制定应对预案，确保合作风险处于可控范围。互利共赢原则：与海外供应商建立长期稳定的合作关系，在价格、付款条件、售后服务等方面达成公平合理的约定，兼顾双方利益，避免单边条款导致合作破裂。全程可追溯原则：海外供应商合作的各环节（准入审核、合同洽谈、物料交付、质量验收）需形成书面记录，所有文件（资质证明、合同文本、物流单据、验收报告）保存期限不少于7年，确保合作全流程可追溯。第四条引用依据本制度制定及执行过程中，需遵循《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国民法典》（合同编）、《国际货物销售合同公约》（CISG）等法律法规，同时符合公司《采购管理制度》《海外采购流程规范》《外汇管理办法》《知识产权保护制度》等内部文件要求。第二章海外供应商准入管理第五条准入条件1.资质合规：海外供应商需具备所在国家/地区合法的经营资质（如商业登记证、税务登记证），具备工业互联网相关物料的生产/销售资质，无重大违法违规记录，未被列入国际制裁名单或中国海关失信名单。2.技术能力：供应商需具备工业互联网物料的研发或供应能力，能提供符合公司技术要求的规格参数证明，具备至少2年以上同类物料的海外供应经验，可提供近3年的同类项目合作案例。3.履约能力：供应商需具备稳定的生产/供货能力，能满足公司物料采购的交付周期要求，具备跨境物流对接能力，可提供明确的售后服务承诺（如海外售后网点、故障响应时效）。4.合规承诺：供应商需书面承诺遵守中国及所在国家/地区的法律法规，配合公司完成海关清关、税务申报等工作，无知识产权侵权行为，愿意接受公司的资质审核及履约监督。第六条准入流程1.供应商提报：采购部根据公司海外采购需求，通过行业展会、专业平台、合作伙伴推荐等渠道筛选潜在海外供应商，收集供应商基本信息（资质文件、产品目录、合作案例等），填写《海外供应商准入申请表》。2.多部门审核：采购部将申请表及供应商资料提交至技术部、法务部、财务部审核：技术部审核物料技术适配性，法务部审核供应商合规性，财务部审核付款条件及成本合理性，各部门需在3个工作日内出具审核意见。3.实地考察（可选）：对拟长期合作或采购金额较大的供应商，采购部牵头组织技术、法务人员进行实地考察（或视频考察），核实供应商的生产能力、资质真实性、售后服务体系，形成《海外供应商考察报告》。4.样品验证：通过审核的供应商需提供物料样品，技术部在7个工作日内完成样品的技术适配性验证，出具《样品验证报告》，验证合格的进入准入评审阶段。5.准入评审：公司成立海外供应商评审小组（由采购、技术、法务、财务负责人组成），根据审核意见、考察报告、样品验证报告进行评审，评审通过的纳入《公司合格海外供应商名录》，评审未通过的反馈至采购部，由采购部告知供应商并说明原因。第三章海外供应商合作全流程管理第七条合作洽谈1.采购部与合格海外供应商就物料价格、交付周期、付款条件、物流方式、质量标准、售后服务等核心条款进行洽谈，洽谈过程需形成《洽谈记录》，明确双方达成的初步共识。2.技术部需全程参与洽谈，确认物料的技术参数、适配要求等条款，确保符合公司平台建设需求；法务部审核洽谈条款的合规性，避免存在风险条款（如模糊的质量标准、不合理的免责条款）。3.洽谈完成后，采购部整理洽谈结果，形成《合作条款确认单》，经技术部、法务部、财务部确认后，报公司分管采购的负责人审批。第八条合同签订1.审批通过后，采购部牵头起草海外采购合同，合同需包含物料规格、数量、价格、货币类型、交付时间、物流方式、清关责任、质量验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款，争议解决优先选择中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁。2.合同草案需经法务部审核，重点审核合规性、风险条款及知识产权保护条款，审核通过后提交至供应商确认，双方确认无误后签订正式合同，合同文本需同时保留中文及供应商所在国家/地区官方语言版本。3.合同签订后，采购部将合同副本提交至财务部、物流部，财务部做好外汇支付准备，物流部对接跨境物流事宜。第九条履约管控1.采购部需定期与海外供应商沟通生产/备货进度，要求供应商按合同约定提供备货证明，如生产进度单、物流订舱单等，确保物料按时生产、发货。2.物流部对接跨境物流服务商，跟踪物料运输轨迹，及时向采购部反馈物流状态，如遇物流延误、海关查验等情况，采购部需立即与供应商沟通，制定应对方案。3.物料到达指定地点后，技术部、采购部按合同约定的质量标准进行验收，重点验收物料规格、技术参数、适配性是否符合要求，验收合格的填写《海外物料验收报告》，验收不合格的按合同约定要求供应商退换货或赔偿。第十条物流与清关1.物流部负责办理物料进口清关手续，提前准备清关所需文件（合同、发票、装箱单、原产地证明、商检证明等），确保清关流程合规、高效，避免因文件缺失导致清关延误。2.采购部协调海外供应商提供清关所需的全部文件，供应商未按约定提供文件导致清关延误的，需承担由此产生的仓储费、滞港费等损失。3.物流部选择合规的跨境物流服务商，优先选择有工业互联网物料运输经验的服务商，明确物流责任划分，确保物料在运输过程中无损坏、丢失。第十一条付款结算1.财务部根据合同约定的付款条件及物料验收结果办理付款手续，付款前需审核验收报告、清关单据等材料，确保付款条件全部满足。2.付款采用合同约定的货币类型，财务部需关注汇率波动，在汇率有利时办理结汇付款，降低汇率损失；大额付款可采用分批付款方式，分散汇率风险。3.付款完成后，财务部及时取得付款凭证，与供应商确认到账情况，将付款记录归档，作为供应商履约评估的依据。第四章海外供应商评估与分级第十二条评估维度1.履约能力：包括物料交付及时率（≥95%）、物料质量达标率（≥98%）、清关文件提供准确率（100%），考核周期为季度、年度。2.合作合规性：包括是否遵守合同条款、是否存在违规行为、是否配合公司合规审核，无合规问题的得满分，出现合规问题的按情节扣分。3.服务水平：包括售后服务响应时效（≤48小时）、故障解决效率、技术支持配合度，根据需求部门反馈评分。4.成本优势：包括物料价格竞争力、付款条件灵活性、物流成本控制情况，对比同行业同类供应商评分。第十三条分级标准1.战略级供应商：年度评估得分≥90分，履约能力优秀，技术适配性高，具备长期合作价值，占合格供应商总数的10%-15%。2.核心级供应商：年度评估得分80-89分，履约能力良好，合作稳定，占合格供应商总数的30%-40%。3.普通级供应商：年度评估得分60-79分，履约能力合格，可满足基本采购需求，占合格供应商总数的40%-50%。4.淘汰级供应商：年度评估得分＜60分，履约能力差，存在合规问题或质量问题，纳入淘汰名单。第十四条分级管理1.战略级供应商：优先获得公司采购订单，可签订长期框架合作协议，享受更优惠的付款条件，公司与其开展技术联合研发等深度合作。2.核心级供应商：作为公司海外采购的主要供应商，保持稳定的合作关系，定期开展合作复盘，优化合作条款。3.普通级供应商：仅满足临时性、小批量采购需求，需每季度重新评估，连续两个季度评估得分提升的可升级，连续两个季度得分下降的纳入淘汰流程。4.淘汰级供应商：从合格供应商名录中移除，终止合作，确有合作必要的需重新完成准入流程，且评估得分需≥80分方可重新纳入名录。第五章风险管控第十五条合规风险管控1.法务部建立海外供应商合规审查清单，定期核查供应商是否被列入国际制裁名单、是否存在违法违规记录，每半年更新一次审查结果，发现合规风险的立即终止合作。2.采购部确保海外采购合同符合出口管制、反倾销、反补贴等规则，避免采购受限物料，物流部确保清关流程符合海关监管要求，杜绝走私、逃税等违规行为。第十六条供应链风险管控1.采购部建立海外供应商备份机制，核心物料至少选择2家合格供应商，避免单一供应商依赖导致供应链中断；定期评估地缘政治、自然灾害等对供应链的影响，制定应急采购预案。2.物流部选择多家跨境物流服务商，分散物流风险，与供应商约定物料延期交付的违约责任，明确赔偿标准，降低供应链中断造成的损失。第十七条汇率风险管控1.财务部建立汇率监控机制，跟踪主要结算货币的汇率波动，大额采购合同可约定汇率波动调整条款，或采用远期结售汇、外汇期权等金融工具对冲汇率风险。2.优先选择人民币结算（如供应商支持），或选择汇率稳定的货币结算，降低汇率波动对采购成本的影响。第十八条知识产权风险管控1.法务部在采购合同中明确知识产权条款，要求供应商承诺所提供的物料无知识产权侵权行为，因侵权导致公司损失的，供应商需承担全部赔偿责任。2.技术部审核物料的知识产权证明，避免采购侵权物料，采购部要求供应商提供知识产权授权文件（如软件授权证明），确保物料使用合规。第六章考核与奖惩第十九条正向激励1.年度评估为战略级的海外供应商，给予年度采购订单量10%-20%的增长奖励，或提供更宽松的付款周期（如账期延长30天）；对配合公司完成应急采购、技术适配优化的供应商，给予一次性现金奖励（具体金额按合作规模核定）。2.对在海外供应商合作管理中表现优秀的内部人员（如采购专员、物流专员），给予绩效加分、评优资格，核心人员优先晋升。第二十条责任追究1.海外供应商未按合同约定交付物料、提供虚假资质、存在知识产权侵权行为的，公司有权解除合同，要求供应商赔偿全部损失；情节严重的，纳入公司黑名单，永不合作。2.内部人员在海外供应商准入、合作洽谈、合同签订等环节弄虚作假、收受供应商回扣、违规操作导致公司损失的，给予通报批评、扣减绩效奖金，情节严重的解除劳动合同，追究法律责任；因工作疏漏导致供应链中断、汇率损失、合规风险的，扣减