不相容岗位相互分离制度

不相容岗位相互分离制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家相关法律法规，以及行业普遍遵循的业务合规准则和集团母公司关于风险防控的统一要求制定。同时，结合公司近年来的业务发展实际，旨在进一步强化不相容岗位相互分离管理，有效防范因职责交叉或权限集中引发的道德风险、操作风险及合规风险，确保公司治理结构完整有效，促进各项业务流程规范运行，保障公司资产安全与运营效率。第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及全体员工。凡涉及不相容岗位分离管理的业务场景，包括但不限于采购、招标、财务审批、合同签订、信息披露、人力资源管理等环节，均须严格遵循本制度执行。具体适用范围涵盖但不限于以下场景：采购业务中的供应商选择与合同签订分离、招标流程中的信息发布与开标组织分离、财务审批中的资金申请与审批权限分离、项目管理的立项与执行监督分离、数据管理的系统操作与数据保管分离等。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司为确保业务流程合规性，通过岗位分离、权限制约、监督核查等手段，对特定业务领域（如采购、财务、人事等）实施的全流程风险管理活动。其内涵强调通过制度设计隔离潜在的利益冲突，外延覆盖岗位设置、职责划分、流程优化、风险监控等管理要素。（二）“XX风险”指因岗位权限交叉或职责重叠导致的操作失误、舞弊行为、决策失误等可能对公司利益造成损害的潜在风险。其内涵表现为内部管控的薄弱环节，外延包括道德风险、操作风险、合规风险等具体表现形式。（三）“XX合规”指公司经营活动及管理行为符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求的状态。其内涵体现为合法合规经营的基本要求，外延涵盖业务流程的合法性与合理性、风险管理的有效性、信息披露的真实性等维度。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”，确保所有业务场景的不相容岗位分离要求得到系统性落实，不留管理空白；（二）“责任到人”，明确各岗位分离后的具体职责归属，实现权责统一；（三）“风险导向”，重点关注高风险业务领域，优先实施严格的岗位分离措施；（四）“持续改进”，根据内外部环境变化动态调整岗位分离方案，提升管控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司XX专项管理承担总责，负有领导部署、资源保障、监督考核的根本责任；分管相关业务的负责人为直接责任人，负责具体业务的组织落实、流程优化及风险管控。第六条公司设立XX专项管理领导小组，作为统筹协调、决策审批、监督评价的权威机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管相关业务的负责人担任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表。领导小组主要履行以下职能：（一）审议XX专项管理制度及年度管理方案；（二）协调跨部门的不相容岗位分离争议；（三）审批重大风险处置方案及专项整改计划；（四）评估XX专项管理体系的运行有效性。第七条XX专项管理职责划分如下：（一）牵头部门（如内控合规部）：统筹制定XX专项管理制度，组织开展全公司范围内的风险识别与评估，监督各部门落实情况，定期汇总考核结果，并负责培训宣贯工作。（二）专责部门（如财务部、采购部等）：作为业务领域的XX专项管理实施主体，负责本领域不相容岗位的职责划分，优化业务流程，审核操作合规性，并牵头处置相关风险事件。（三）业务部门/下属单位：承担本层级XX专项管理主体责任，落实岗位分离要求，开展日常自查，及时上报风险隐患，配合完成专项整改。第八条基层执行岗位员工须严格遵守岗位操作规范，履行以下合规责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确自身岗位职责与权限边界；（二）在日常工作中主动识别并报告潜在的岗位交叉风险；（三）拒绝执行违反XX专项管理要求的行为；（四）参与相关培训，提升风险防范意识与操作能力。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购领域岗位分离要求：采购申请岗与采购审批岗分离，供应商选择岗与合同签订岗分离，采购执行岗与验收岗分离。采购流程中，采购需求部门提交申请后，需经独立审批人复核；供应商评审需由无直接利益关系的团队组织；合同签订必须由财务部门以外的授权人员完成。禁止性行为包括：严禁采购人员以个人利益影响供应商选择，严禁未经审批擅自签订超权限合同。重点防控点包括供应商尽职调查不充分、招标过程不透明等风险。第十条财务审批领域岗位分离要求：资金申请岗与资金审批岗分离，资金支付岗与会计记账岗分离，预算编制岗与预算执行岗分离。财务审批中，重大支出需经多级审批；支付操作必须由非申请人员执行；预算调整需经专项审议。禁止性行为包括：严禁审批人员利用职权谋取私利，严禁预算执行与编制职责混同。重点防控点包括审批权限滥用、资金挪用等风险。第十一条招标投标领域岗位分离要求：招标公告发布岗与开标组织岗分离，评标委员会组建岗与评标结果确认岗分离。招标过程中，信息发布需由独立部门负责，评标过程须由无利益关联的专家组成。禁止性行为包括：严禁评标人员泄露标底信息，严禁招标代理机构干预评标结果。重点防控点包括招标流程不规范、评标结果受人为操纵等风险。第十二条项目管理领域岗位分离要求：项目立项岗与项目执行岗分离，项目监控岗与项目验收岗分离。项目管理中，立项决策需经独立评估，执行过程须定期审计。禁止性行为包括：严禁项目经理以权谋私影响项目决策，严禁验收人员与执行团队利益绑定。重点防控点包括项目进度失控、成本超支等风险。第十三条人力资源领域岗位分离要求：招聘决策岗与用人部门推荐岗分离，薪酬核算岗与绩效评定岗分离，员工档案管理岗与背景调查岗分离。人力资源管理中，关键岗位（如薪酬、招聘）须由无直接管理关系的人员负责。禁止性行为包括：严禁招聘人员与求职者私下利益输送，严禁绩效评定与薪酬核算职责混同。重点防控点包括招聘过程中的舞弊行为、薪酬体系不公等风险。第十四条数据管理领域岗位分离要求：系统操作岗与数据保管岗分离，数据录入岗与数据审核岗分离，数据导出岗与数据销毁岗分离。数据管理中，敏感数据操作需双重授权，定期对数据访问权限进行核查。禁止性行为包括：严禁非授权人员接触核心数据，严禁数据备份与销毁责任不清。重点防控点包括数据泄露、数据篡改等风险。第十五条信息披露领域岗位分离要求：信息编制岗与信息审核岗分离，信息发布岗与信息解释岗分离。信息披露中，重大信息需经多级复核，对外发布需由独立部门操作。禁止性行为包括：严禁信息披露人员泄露内幕信息，严禁信息发布与编制职责混同。重点防控点包括信息披露不及时、内容失实等风险。第十六条合同管理领域岗位分离要求：合同起草岗与合同审核岗分离，合同签订岗与合同履行监督岗分离。合同管理中，重大合同需经法务部门审核，履行过程须由非签订人员跟踪。禁止性行为包括：严禁合同签订人员以权变更合同条款，严禁履行监督与起草职责混同。重点防控点包括合同漏洞、违约风险等。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：牵头部门每年对XX专项管理制度进行评估，结合国家法规变化、行业准则调整及公司业务发展，及时修订岗位分离方案。重大调整需经领导小组审议通过。第十八条风险识别预警机制：各部门每季度开展岗位分离风险排查，专责部门汇总后进行分级评估，重大风险需即时发布预警通知，明确责任部门及整改时限。第十九条合规审查机制：将XX专项管理审查嵌入以下关键节点：（一）业务决策前，审批权限需经合规性复核；（二）合同签订时，必须核对岗位分离要求是否落实；（三）项目启动前，需确认不相容岗位是否有效分离。坚持“未经合规审查不得实施”原则。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，上报专责部门备案；（二）重大风险由领导小组牵头制定应急预案，明确责任协同与上报路径；（三）风险处置过程须保留完整记录，处置结果纳入绩效考核。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于：擅自交叉履行职责、违反权限规定操作、未及时上报风险隐患；（二）处罚标准根据违规程度分为警告、罚款、降级、解除劳动合同等；（三）违规行为将联动绩效考核，情节严重者按公司纪律处分规定处理。第二十二条评估改进机制：每年年末由领导小组组织对XX专项管理体系的有效性开展评估，重点考核岗位分离覆盖率、风险防控成效，评估结果作为制度优化依据。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：公司主要负责人每年听取XX专项管理工作报告，分管领导每月检查落实情况，确保各层级责任压实到位。第二十四条考核激励机制：将XX专项合规情况纳入部门年度考核，优秀部门优先获得资源倾斜；个人合规表现与绩效奖金直接挂钩，签订合规承诺书者可享受评优加分。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，重点掌握岗位分离要求与风险处置流程；（二）一线员工须参加岗位操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）定期发布XX专项管理典型案例，强化全员合规意识。第二十六条信息化支撑：依托OA系统、ERP系统等工具实现岗位分离流程自动化，通过权限控制、操作留痕等功能强化风险监控。第二十七条文化建设：编制XX专项管理合规手册，人手一册；每年签订合规承诺书，在办公区域设置合规宣传栏，营造“人人讲合规”的氛围。第二十八条报告制