交易伙伴安全的书面制度

交易伙伴安全的书面制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》等相关国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业最佳实践，结合公司实际业务需求，为全面防范交易伙伴风险、规范合作流程、保障公司合法权益及信息安全，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖所有与外部交易伙伴（包括但不限于供应商、客户、代理商、合作伙伴等）发生的业务活动，包括但不限于采购、销售、外包、合资、技术合作、信息共享等场景。第三条本制度中下列术语的定义：（一）“交易伙伴专项管理”指公司为实现交易伙伴风险评估、管控、激励、优化等目标而建立的管理体系及操作规范，涵盖从伙伴准入、过程监控到合作退出的全生命周期管理。（二）“交易伙伴风险”指因交易伙伴的资质能力、履约能力、合规状况、声誉状况、财务状况等因素可能对公司业务、资产、声誉、信息安全等造成负面影响的可能性。（三）“交易伙伴合规”指交易伙伴在法律法规、行业准则、合同约定等方面的行为符合公司及监管机构要求，无重大违法违规记录或潜在合规缺陷。第四条交易伙伴专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有交易伙伴纳入管理范围，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各级管理主体和执行岗位的职责权限，确保责任可追溯。（三）风险导向：优先识别和管控重大风险，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化流程和技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司交易伙伴专项管理负总责，承担首要领导责任；分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织落实、监督考核及资源保障。第六条设立“交易伙伴专项管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调专项管理工作，研究决策重大事项，审批年度计划，监督评估管理成效。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议交易伙伴专项管理制度及重大调整方案；（二）统筹协调跨部门风险处置及合作纠纷解决；（三）监督评估各部门专项管理落实情况，定期通报结果；（四）对重大风险事件作出应急决策。第八条牵头部门（如供应链管理部或法务合规部）作为交易伙伴专项管理的归口部门，主要职责包括：（一）制定和完善专项管理制度及操作细则；（二）组织开展交易伙伴风险识别、评估及分级分类管理；（三）建立和维护交易伙伴信息库，定期更新评价结果；（四）统筹开展培训宣贯，提升全员风险意识；（五）监督考核各部门落实情况，提出改进建议。第九条专责部门（如采购部、销售部、技术部、财务部等）主要职责包括：（一）在业务领域内落实交易伙伴准入标准及尽职调查要求；（二）审核交易伙伴的资质文件、合同条款及履约能力；（三）优化业务流程，嵌入风险防控节点，确保合规操作；（四）协助处置合作过程中的风险事件，提供专业支持。第十条业务部门/下属单位主要职责包括：（一）落实本领域交易伙伴的管理要求，开展日常监控；（二）及时上报异常情况及风险事件，配合调查处置；（三）定期开展内部自查，确保管理符合制度规定；（四）与牵头部门协同推进优化改进。第十一条基层执行岗位（如采购专员、销售代表、项目助理等）主要职责包括：（一）严格遵守交易伙伴操作规范，履行岗位合规承诺；（二）落实尽职调查要求，确保提交资料真实完整；（三）及时上报可疑交易及潜在风险，无瞒报、漏报行为；（四）配合开展风险评估及整改工作。第三章专项管理重点内容与要求第十二条交易伙伴准入管理：业务操作合规标准：严格审查交易伙伴的营业执照、行业资质、认证证书、经营状况等，确保符合业务需求及法律法规要求。禁止性行为：严禁引入无资质或存在重大法律风险的交易伙伴，禁止为谋取私利虚构资料或篡改流程。重点防控点：防范虚假资质、关联交易利益输送等风险。第十三条尽职调查管理：业务操作合规标准：通过公开渠道、第三方征信、实地考察等方式核实交易伙伴的财务健康度、商业信誉、诉讼风险等，形成尽职调查报告。禁止性行为：严禁跳过必要环节或简化调查程序，禁止出具不实的调查结论。重点防控点：防范因信息不对称导致的重大决策失误。第十四条合同签订管理：业务操作合规标准：明确合同中的权利义务条款、违约责任、争议解决机制等，确保条款完整合规。禁止性行为：严禁签订权责不清、存在重大法律缺陷的合同，禁止为促成合作忽视风险。重点防控点：防范合同漏洞导致的法律纠纷。第十五条履约过程监控：业务操作合规标准：定期审核交易伙伴的交付质量、服务响应、交付进度等，确保符合合同约定。禁止性行为：严禁纵容交易伙伴的违规操作，禁止因个人利益干扰监控结果。重点防控点：防范交付违约、质量事故等风险。第十六条重大风险处置：业务操作合规标准：对重大风险事件启动应急预案，及时采取暂停合作、更换伙伴、法律诉讼等措施。禁止性行为：严禁隐瞒风险或拖延处置，禁止包庇违规行为。重点防控点：防范风险蔓延引发系统性损失。第十七条合作评价管理：业务操作合规标准：建立交易伙伴绩效评价体系，结合履约能力、合规表现、成本效益等因素进行综合评分。禁止性行为：严禁评价结果失真或主观随意，禁止因人情关系影响评价结果。重点防控点：防范评价机制失效导致管理失效。第十八条信息安全管理：业务操作合规标准：对交易伙伴进行信息安全等级评估，明确数据交换权限及保密要求，签订保密协议。禁止性行为：严禁向无资质或存在泄密风险的伙伴传递敏感信息，禁止忽视数据脱敏处理。重点防控点：防范信息泄露、数据滥用等风险。第十九条退出机制管理：业务操作合规标准：对不再满足合作条件或存在重大风险的交易伙伴，依法依规终止合作，清算遗留问题。禁止性行为：严禁擅自终止合作引发纠纷，禁止未妥善处理资产或债权。重点防控点：防范合作退出过程中的法律及财务风险。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：牵头部门每年至少组织一次制度评估，根据法规变化、业务调整、风险案例等及时修订管理制度，确保持续适用。重大修订需经领导小组审议批准。第二十一条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度组织一次专项风险排查，结合行业报告、征信数据、舆情监测等手段识别潜在风险；（二）对识别出的风险进行分级评估（一般级、重要级、重大级），发布预警通知并要求相关部门制定应对方案；（三）专责部门负责跟踪风险变化，必要时启动跨部门协同处置。第二十二条合规审查机制：（一）将交易伙伴合规审查嵌入业务流程关键节点，包括但不限于需求评审、伙伴选择、合同签订、验收交付等环节；（二）明确“未经合规审查不得实施”的原则，对未达标项一律暂停推进；（三）牵头部门定期抽查审查质量，确保结果有效。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门/下属单位牵头处置，重要风险由牵头部门协调处置，重大风险由领导小组直接决策；（二）制定风险处置预案，明确责任分工、应急流程、处置时限；（三）重大风险事件需在X日内上报领导小组，并抄送相关部门。第二十四条责任追究机制：（一）明确违规情形及处罚标准，包括但不限于失职渎职、违反操作规范、泄露信息等；（二）处罚措施包括但不限于绩效扣减、纪律处分、岗位调整，情节严重的依法追责；（三）建立违规案例库，定期通报并开展警示教育。第二十五条评估改进机制：（一）每年由牵头部门牵头，联合专责部门开展管理效果评估，从风险防控率、流程效率、资源投入等维度衡量成效；（二）评估结果用于优化制度设计、调整管控策略、完善技术工具；（三）定期向领导小组汇报评估结果及改进方案。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）各级领导干部需履行“一岗双责”，既要抓好业务发展，也要抓好风险防控；（二）牵头部门设立专项管理岗位，配备专职人员负责日常运作；（三）定期召开协调会，解决跨部门协作问题。第二十七条考核激励机制：（一）将交易伙伴专项管理纳入部门年度绩效考核，考核指标包括风险防控率、合规差错率等；（二）对表现突出的团队和个人给予奖励，对失职的依法处理；（三）考核结果与评优评先直接挂钩。第二十八条培训宣传机制：（一）分层级开展培训，管理层重点讲解合规履职要求，基层员工重点讲解操作规范；（二）制作培训手册、案例集等资料，利用内网、线下课堂等渠道传播；（三）新员工入职需接受专项培训并签署合规承诺书。第二十九条信息化支撑：（一）开发交易伙伴管理系统，实现信息电子化录入、风险实时监控、预警自动推送；（二）通过数据挖掘技术，智能识别高风险行为，辅助决策；（三）确保系统与财务、法务等系统互联互通，消除信息孤岛。第三十条文化建设：（一）发布《交易伙伴合规手册》，明确行为准则及奖惩措施；（二）签订全员合规承诺书，强化责任意识；（三）通过宣传栏、文化墙等载体，营造“人人讲合规”的氛围。第三十一条报告制度：（一）风险事件需在X小时内上报牵头部门，重大事件同步上报领导小组；（二）每年X月提交年度管理报告，内容包括风险汇总