人事档案的保管制度

人事档案的保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及公司内部风险防控、规范化管理要求制定，旨在规范人事档案的收集、整理、保管、利用和销毁等全过程管理，防控信息泄露、失密窃密等专项风险，确保档案资料的真实性、完整性、安全性，满足合规经营与人力资源管理需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖人事档案在招聘、入职、培训、考核、离职、退休等全生命周期的管理场景，以及档案数字化、信息化建设等业务活动。第三条本制度下列术语含义：（一）“人事档案专项管理”指公司为履行员工个人信息保护、人力资源管理、合规审计等职责，对员工履历、身份、考核、奖惩等档案信息实施的全流程控制与监督。（二）“XX专项风险”指因档案管理不当可能导致的法律诉讼、数据泄露、决策失误等风险事件，包括保管不善、违规查阅、电子数据篡改等情形。（三）“XX合规”指人事档案管理活动必须符合国家法律法规及公司内部制度要求，确保操作合法、程序正当、权限受控。第四条人事档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”原则，以档案全生命周期管理为核心，构建标准化流程与动态化管控机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对人事档案专项管理负总责，统筹决策资源保障；分管人力资源、信息安全等领导为直接责任人，主导制度执行与风险防控。第六条设立人事档案专项管理领导小组，由分管领导牵头，人力资源部、信息安全部、法务合规部等部门负责人组成，负责统筹协调、决策审批、监督评价等工作。领导小组下设办公室，挂靠人力资源部，具体承担日常管理职能。第七条牵头部门（人力资源部）职责：（一）制定、修订、解释本制度，组织全员培训与宣贯；（二）建立档案管理目录与操作规范，统筹档案数字化进程；（三）监督档案查阅审批流程，定期开展风险排查与整改；（四）配合外部审计与调查，处置档案相关纠纷。第八条专责部门（信息安全部）职责：（一）负责档案信息系统建设与维护，确保数据加密与访问控制；（二）制定电子档案安全策略，定期进行系统漏洞扫描；（三）处置数据泄露事件，协助追查违规操作源头；（四）审核第三方机构对档案数据的接触权限。第九条业务部门/下属单位职责：（一）及时收集、核对员工档案信息，按时移交人力资源部归档；（二）配合档案查阅申请，仅限授权人员按需调阅，禁止复印、外传；（三）定期自查档案完整性，发现缺失、错误及时补充修正；（四）落实纸质档案的防火、防潮、防盗措施，配置专用保管场所。第十条基层执行岗（档案管理员、用人部门经办人）职责：（一）签署岗位合规承诺书，严格执行查阅审批单制度；（二）发现异常档案信息或潜在风险，立即上报至人力资源部；（三）禁止利用档案信息从事非公务活动，如离职背景调查需严格授权；（四）离岗时办理档案交接手续，确保资料无遗漏。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案收集与整理：档案应包含入职登记表、学历证明、劳动合同、绩效记录、培训证书等核心材料，收集时限自员工入职之日起不得滞后超过30日。电子档案与纸质档案需建立唯一编号，纸质档案应加盖骑缝章防拆。第十二条档案保管与保密：（一）纸质档案存放于防火防磁柜，存放环境温湿度控制在10-25℃、45%-60%区间；（二）电子档案存储于加密服务器，定期异地备份，访问需双重认证；（三）禁止在公共网络传输档案数据，涉密档案禁止拍照、扫描外传；（四）离职员工档案需脱密处理，关键信息脱敏后存档。第十三条档案查阅与利用：（一）查阅审批层级：一般查阅需部门主管签字，专项审计需分管领导审批，涉及法律诉讼需总经理授权；（二）查阅范围限于工作需要，严禁查阅与岗位无关信息，如家庭财产状况等；（三）电子档案查阅需在专用计算机进行，操作日志自动留存60个月；（四）禁止将档案用于招聘背景调查以外的商业目的。第十四条档案销毁与归档：（一）离职员工档案保存期限为离职后5年，特殊岗位（如涉密、高管）需按档案法规定延长保存期；（二）销毁需填写《档案销毁申请表》，经法定代表人审批后由两人以上监督，销毁后记录存档；（三）电子档案销毁需物理销毁存储介质，或通过授权软件彻底覆写数据；（四）纸质档案销毁前需核对目录，电子档案销毁需抽查恢复验证。第十五条档案数字化建设：（一）数字化范围覆盖入职至离职全周期档案，优先处理敏感信息电子化；（二）采用OCR技术识别关键信息，图像分辨率不低于300dpi；（三）建立数字水印机制，标识员工编号、查阅时间等元数据；（四）数字化项目需经信息安全部验收，系统需通过等级保护测评。第十六条档案交接与异地保管：（一）部门间档案交接需双人核对清单，人力资源部每月盘点存档数量；（二）异地保管需选择具备A级档案安全资质的第三方，签订保密协议；（三）保管场所需配备视频监控与入侵报警，每年开展一次应急演练；（四）自然灾害后需24小时内启动恢复预案，优先保障电子数据优先权。第十七条档案审计与监督：（一）内部审计每年抽取10%员工档案进行全流程核查；（二）发现违规操作需立即整改，重大问题上报至专项管理领导小组；（三）审计结果与部门绩效考核挂钩，连续两次不合格的部门负责人需约谈；（四）第三方审计需覆盖纸质与电子档案管理全环节，出具报告后15日内完成整改。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）人力资源部每季度评估制度有效性，每年修订一次；（二）遇《档案法》修订或数据安全政策调整时，30日内完成制度适配；（三）重大修订需经全员公示，收集意见后报总经理办公会审定。第十九条风险识别预警机制：（一）建立“风险清单-场景库”模型，每年6月、12月开展全流程风险排查；（二）分级评估标准：一般风险（如查阅记录缺失）纳入月度考核，重大风险（如系统漏洞）触发应急预案；（三）预警发布流程：信息安全部每月出具风险通报，业务部门3日内制定防控措施。第二十条合规审查机制：（一）嵌入业务场景：新员工入职档案移交需经人力资源部合规确认；（二）合同签订时必须明确档案查阅条款，第三方合作需签署数据保护协议；（三）设定“禁止操作红线”：禁止代为填写档案信息，禁止跨部门批量调阅；（四）违规调阅需启动“红黄蓝”预警机制，红色预警（如涉及诈骗）立即停权。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险处置：责任部门7日内提交整改方案，分管领导抽查验证；（二）重大风险处置：启动“应急小组-责任部门”双线响应，30日内完成处置；（三）事件上报标准：数据泄露需在2小时内上报至领导小组，同步通报信息安全部；（四）责任协同要求：法务部参与调查，人力资源部落实惩戒，信息安全部完善防控。第二十二条责任追究机制：（一）处罚情形：查阅记录作假、擅自销毁档案、泄露员工隐私等行为，处1000-5000元罚款，情节严重解除劳动合同；（二）处罚标准：根据违规次数、后果严重性设定阶梯式罚款，首次违规可免于处罚但需培训；（三）连带责任：部门主管对下属违规负有管理责任，罚款金额减半；（四）申诉渠道：受罚员工可在收到通知后7日内申请复核，由专项管理领导小组裁决。第二十三条评估改进机制：（一）评估周期：每半年对制度执行情况开展“流程穿透测试”，覆盖收集、保管、查阅等全环节；（二）评估指标：档案完整率（≥99%）、查阅合规率（≥98%）、系统可用性（≥99.9%）；（三）优化机制：评估结果需提交“问题清单-改进方案”报告，次年优先解决排名前5的漏洞；（四）标杆学习：每年组织对标行业优秀企业，将最佳实践纳入制度附录。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导签署《档案管理责任书》，明确“一岗双责”要求；（二）设立专项管理基金，年度预算不低于业务收入的0.1%；（三）重大事项召开专题会议，每季度通报制度执行情况。第二十五条考核激励机制：（一）绩效考核权重：档案管理占部门年度考核的5%，优秀部门奖励预算的10%；（二）个人评优挂钩：档案操作失误者取消评优资格，连续两年达标者授予“档案管理能手”称号；（三）正向激励措施：设立“风险处置奖金”，主动报告隐患的员工奖励1000-3000元。第二十六条培训宣传机制：（一）分层培训：管理层重点学习《数据安全法》合规要求，一线员工每月接受操作规范考核；（二）培训形式：每季度开展“案例复盘+实操演练”，使用标准化模拟档案进行测试；（三）宣传载体：制作“档案保护手册”，入职培训、内部OA首页设置提示标语。第二十七条信息化支撑：（一）采用国产加密平台，实现档案“双轨存储”：本地存储+政务云备份；（二）开发智能预警模块，对异常访问行为（如深夜登录）自动触发风险提示；（三）系统接口标准化：对接HR、财务、法务系统，实现档案信息“一处录入，全程共享”。第二十八条文化建设：（一）树立“档案即资产”理念，将保密知识纳入企业文化手册；（二）开展“合规日”活动，发布典型案例并组织讨论；（三）员工签署《个人信息保护承诺书》，离职时签署《档案回执单》。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告：每月5日前提交上月《档案安全报告》，含事件发生数、处置时效；（二）年度管理报告：12月31日前提交《档案管理白皮书》，需经审计部门审核；（三）报告内容：事件摘要、整改措施、制度