会议纪实制度

会议纪实制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》等国家法律法规，结合《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于风险管理与合规经营的相关规定，并充分考虑企业业务发展及风险防控的内部需求制定。旨在规范公司会议纪实管理，明确纪实范围、流程、责任及监督机制，防范决策风险，提升管理效能，确保公司治理符合法律法规及内部管理要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工参与或组织的各类会议，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、部门例会、专项工作会、外部合作会议等。所有会议均需按照本制度要求进行纪实，确保纪实内容的完整性、准确性及合规性。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“会议纪实”指对会议的组织情况、参会人员、主要议题、讨论内容、决议事项及后续落实情况进行系统性记录与归档的管理活动。（二）“专项管理”指针对特定业务领域或风险点（如安全生产、采购管理、财务审计等）实施的专项风险识别、评估、控制及改进的管理过程。（三）“XX风险”指在会议决策或执行过程中可能产生的各类风险，包括但不限于合规风险、操作风险、管理风险及信息安全风险。（四）“XX合规”指会议的议题、决策及执行均需符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求。第四条专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。即确保所有会议纪实覆盖关键业务环节，明确各级责任主体，以风险防控为优先事项，并通过定期评估与优化提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议纪实管理负总责，承担全面领导责任；分管领导对公司会议纪实管理的具体实施负直接责任，负责组织协调、监督考核及问题整改。第六条公司设立会议纪实管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司会议纪实管理工作，制定管理标准，审批重大事项，监督执行情况，并定期开展专项评估。第七条公司指定[牵头部门名称]作为会议纪实管理的牵头部门，负责制定和修订会议纪实管理制度，组织专项培训，监督纪实质量，定期汇总分析纪实数据，并提出优化建议。专责部门包括[列举专责部门名称]，负责会议纪实的业务合规审核、流程优化及风险处置。业务部门及下属单位负责落实本领域会议纪实要求，开展日常风险防控，并配合牵头部门及专责部门开展工作。第八条牵头部门职责包括：（一）统筹公司会议纪实管理制度建设，定期评估制度有效性；（二）组织专项风险识别，明确纪实管理的重点环节；（三）监督各部门会议纪实执行情况，开展考核与奖惩；（四）负责会议纪实的归档管理，确保数据安全与可追溯。第九条专责部门职责包括：（一）审核会议纪实的合规性，确保内容完整、准确；（二）优化会议纪实流程，推动流程自动化与信息化；（三）处置纪实管理过程中的风险事件，提出改进措施；（四）提供业务培训与咨询，提升全员纪实意识。第十条业务部门及下属单位职责包括：（一）落实本领域会议纪实要求，确保纪实内容符合业务特点；（二）开展日常风险排查，及时上报异常情况；（三）配合牵头部门及专责部门开展专项检查，落实整改要求；（四）加强员工培训，确保一线人员掌握操作规范。第十一条基层执行岗员工应履行以下合规操作责任：（一）按照制度要求及时、准确记录会议内容，不得遗漏关键信息；（二）承诺纪实内容的真实性，并对所记录内容负责；（三）发现异常情况或潜在风险，应第一时间上报部门负责人；（四）参与培训，掌握纪实操作规范，提升合规意识。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议组织管理。会议组织部门应在会前明确会议主题、议程及参会人员，并通过公司内部系统发布会议通知。会议纪要需经参会人员确认签字，确保内容真实反映讨论情况。第十三条会议内容合规标准。会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、主要议题、讨论过程、决议事项及落实责任人等要素，确保内容符合法律法规及公司制度要求。第十四条禁止性行为。严禁在会议中泄露商业秘密、侵犯他人权益，禁止虚假记录、编造内容或干预纪实过程。不得利用会议纪实进行利益输送或规避监管要求。第十五条专项风险防控。会议纪要应重点关注以下风险点：（一）决策风险：确保重大决策经过充分论证，避免盲目决策；（二）合规风险：关注会议议题是否涉及违规操作，及时纠正不当行为；（三）信息安全风险：确保会议纪要存储安全，防止数据泄露或被篡改；（四）操作风险：规范纪实流程，避免因操作失误导致内容遗漏或失真。第十六条会议决议落实。会议纪要中的决议事项应明确责任部门及完成时限，并纳入公司绩效考核体系。牵头部门负责跟踪落实情况，专责部门负责监督合规性，确保决议得到有效执行。第十七条会议纪要归档管理。会议纪要需按照公司档案管理制度进行分类归档，确保数据完整、可追溯。电子版纪要应存储在指定系统，纸质版纪要由档案管理部门统一保管。第十八条会议纪实审计。公司内部审计部门应定期对会议纪实管理进行审计，重点关注纪实完整性、合规性及风险防控效果，并及时向领导小组报告审计结果。第十九条特殊会议管理。涉及国家安全、商业秘密或重大风险的会议，应采取额外措施加强纪实管理，如加密存储、双人复核等，确保内容安全。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制。公司应根据国家法律法规、行业准则及业务变化，定期评估会议纪实管理制度，每年至少修订一次，确保制度与时俱进。修订后的制度需经领导小组审批，并发布全公司公告。第二十一条风险识别预警机制。牵头部门应每季度开展专项风险排查，识别潜在问题，并进行分级评估。重大风险需立即发布预警通知，要求相关部门制定应对措施。第二十二条合规审查机制。所有会议纪要需经专责部门审核，未经审核的纪要不得作为决策依据。会议决议涉及重大事项时，需同步进行合规审查，确保符合监管要求。第二十三条风险应对机制。针对一般风险，由业务部门自行处置，并定期向牵头部门汇报；针对重大风险，需成立专项工作组，协同处置，并及时上报领导小组。应急处置流程应明确责任分工、上报时限及沟通机制。第二十四条责任追究机制。对违反会议纪实管理制度的行为，应根据情节严重程度进行处罚，包括但不限于通报批评、绩效考核扣分、纪律处分等。处罚标准应纳入公司奖惩管理办法，确保公平公正。第二十五条评估改进机制。公司每年应开展会议纪实管理评估，重点关注制度执行情况、风险防控效果及员工满意度，并根据评估结果优化流程，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。公司各级领导应明确对会议纪实管理的推进责任，确保制度有效落地。领导小组应定期召开会议，协调解决管理难题，并纳入部门绩效考核。第二十七条考核激励机制。将会议纪实管理纳入公司年度考核体系，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对违反制度的行为进行处罚，形成正向激励与约束。第二十八条培训宣传机制。牵头部门应每年至少组织两次专项培训，覆盖管理层、专责部门及基层员工，重点讲解制度要求、操作规范及风险防控技巧。通过内部平台发布培训资料，提升全员合规意识。第二十九条信息化支撑。依托公司内部系统实现会议纪实电子化管理，包括会议通知、纪要编辑、审核流转、归档存储等功能，提升效率并确保数据安全。第三十条文化建设。发布会议纪实合规手册，明确行为规范与责任要求。组织签订合规承诺书，营造全员参与、共同监督的合规氛围。第三十一条报告制度。各部门应每月向牵头部门提交会议纪实管理情况报告，内容包括纪实数量、风险事件、整改措施等。每年需提交年度管理报告，总结经验，提出改进建议。第六章附则