会议联系制度

会议联系制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业内部控制法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业先进管理准则及集团母公司关于风险防控与合规经营的管理规定制定。为规范公司内部会议联络管理，防控沟通协调风险，提升决策执行效率，保障公司治理体系有效运行，结合企业实际管理需求，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营管理、战略决策、内部协调等所有涉及会议联络的业务场景，包括但不限于例会召开、专项会议组织、外部联络协调等。第三条本制度中下列术语含义：（一）“专项管理”指公司针对特定业务领域或管理事项，通过制度设计、流程规范、风险防控、监督考核等手段实施系统性管控的活动。（二）“XX风险”指因会议联络流程不规范、信息传递偏差、决策执行滞后等导致的运营中断、资产损失或合规风险。（三）“XX合规”指会议联络活动必须符合国家法律法规、公司内部规章制度及行业行为规范，确保决策科学、流程透明、责任明确。第四条专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则，通过系统性管理手段实现会议联络活动的标准化、规范化、精细化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议联络专项管理负总责，对决策科学性、执行有效性承担最终责任；分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责统筹协调、监督考核及重大事项审批。第六条设立会议联络专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调专项管理工作，制定年度管理计划，审批重大事项决策，监督评价管理成效。第七条明确专项管理职责分工：（一）牵头部门（如综合管理部）负责统筹专项管理制度建设，组织开展风险识别与评估，制定监督考核标准，推动培训宣贯工作。（二）专责部门（如法务合规部、风险管理部门）负责审核会议联络活动的合规性，优化业务流程，监督风险处置措施落实，提供专业咨询支持。（三）业务部门及下属单位负责落实本领域会议联络管理要求，开展日常风险防控，及时上报异常情况，确保执行到位。第八条基层执行岗员工应履行以下责任：（一）严格遵守会议联络操作规范，确保信息传递准确、及时；（二）履行岗位合规承诺，对职责范围内的风险隐患承担直接责任；（三）发现违规行为或风险隐患时，及时向专责部门或牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议方案制定环节会议组织部门需提前制定会议方案，明确会议目的、议题、时间、地点、参会人员等要素，经分管领导审批后方可实施。第十条会议信息发布环节会议通知应包含议题、议程、参会要求等关键信息，确保信息完整、准确，并通过正规渠道发布至所有参会人员。第十一条会议资料准备环节会议所需资料需提前收集、审核、定稿，确保内容真实、合规，并按需分发给参会人员。第十二条会议签到管理环节会议组织部门应建立签到制度，确保参会人员身份核实到位，并记录实际参会情况。第十三条会议记录与归档环节会议记录应完整记录讨论内容、决议事项及责任分工，经会议主持人审核后及时归档，确保可追溯性。第十四条决议事项督办环节会议形成的决议事项需明确责任部门、完成时限，并纳入督办系统跟踪落实，确保执行到位。第十五条外部联络协调环节涉及外部单位的会议联络需提前评估合作风险，签订必要的协议或备忘录，明确双方权利义务。第十六条风险防控重点（一）信息传递风险：防止会议内容泄露或传递错误；（二）决策执行风险：确保会议决议得到有效落实；（三）合规操作风险：避免违反法律法规或内部制度。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制牵头部门每年组织评估专项管理制度有效性，根据法规变化、业务调整及时修订完善，确保持续适用性。第十八条风险识别预警机制专责部门每季度开展专项风险排查，对发现的问题进行分级评估，发布预警通知并推动整改落实。第十九条合规审查机制所有会议联络活动必须经专责部门合规审查，未经审查不得实施，确保每项活动均符合制度要求。第二十条风险应对机制（一）一般风险由业务部门自行处置，报专责部门备案；（二）重大风险由领导小组统筹协调，启动应急预案并上报公司主要负责人。第二十一条责任追究机制对违反本制度的行为，根据情节轻重采取以下措施：（一）责令整改；（二）通报批评；（三）绩效扣减；（四）纪律处分。第二十二条评估改进机制每年组织对专项管理成效进行评估，分析管理漏洞，优化流程设计，提升制度执行效率。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障各层级领导应明确分工，落实管理责任，定期召开专题会议研究解决重大问题。第二十四条考核激励机制将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效评定、评优评先直接挂钩。第二十五条培训宣传机制分层级开展专项培训，包括管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训等，提升全员管理意识。第二十六条信息化支撑通过信息化系统实现会议联络流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。第二十七条文化建设发布专项合规手册，组织签订合规承诺书，营造“人人讲合规”的浓厚氛围。第二十八条报告制度（一）风险事件每月上报至专责部门；（二）年度管理情况每季度向领导小组汇报；（三