宁夏档案数字化制度

PAGE宁夏档案数字化制度一、总则（一）目的为加强宁夏档案数字化管理，确保档案信息资源的长期保存、有效利用和安全保密，提高档案管理工作的效率和质量，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁夏行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案数字化应忠实于原件内容，确保数字化副本与原件一致。2.完整性原则：全面、完整地对档案进行数字化处理，保证档案信息的完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化过程中信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循国家和行业有关档案数字化的标准和规范，确保数字化成果的质量。5.便利性原则：数字化后的档案应便于检索、利用和管理，提高档案服务效率。二、档案数字化流程（一）档案收集与整理1.档案收集各单位应按照档案管理的有关规定，及时收集各类档案，确保档案的齐全完整。对收集到的档案进行初步审核，剔除重复、无效或不符合归档要求的文件。2.档案整理按照档案分类方案，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案排列有序，便于查找和管理。对破损、褪色等状况不佳的档案进行必要的修复和去污处理，以保证数字化扫描的质量。（二）数字化设备与软件选择1.设备选型根据档案数字化的工作量、扫描质量要求等因素，选择合适的数字化设备，如扫描仪、服务器、存储设备等。设备应具备良好的性能、稳定性和兼容性，能够满足档案数字化工作的需要。2.软件选型选用符合国家和行业标准的档案数字化管理软件，软件应具备档案扫描、图像处理、数据挂接、存储管理、检索利用等功能。软件应具有良好的用户界面，便于操作人员使用，同时应具备数据备份、恢复和安全审计等功能，保障数据安全。（三）数字化扫描1.扫描方式根据档案载体和内容的特点，选择合适的扫描方式，如黑白二值扫描、灰度扫描、彩色扫描等。对于字迹清晰、纸张质量较好的档案，可采用黑白二值扫描；对于有图片、图表等需要保留色彩信息的档案，应采用灰度扫描或彩色扫描。2.扫描分辨率扫描分辨率应根据档案利用需求和存储设备容量合理确定，一般情况下，黑白二值扫描分辨率不低于200dpi，灰度扫描分辨率不低于256dpi，彩色扫描分辨率不低于300dpi。对于重要档案或有特殊要求的档案，可适当提高扫描分辨率。3.扫描图像质量控制扫描过程中应确保图像清晰、完整，无黑边、白边、扭曲、模糊等现象。对扫描图像进行实时检查，发现问题及时调整扫描参数或重新扫描。（四）图像处理1.图像去污对扫描图像中出现的污渍、斑点、黑边等进行去污处理，确保图像干净整洁，不影响文字识别和内容查看。去污处理应遵循最小干预原则，可以使用图像处理软件的去污功能进行处理，处理过程应可追溯。2.图像纠偏对扫描图像中出现的倾斜、扭曲等现象进行纠偏处理，使图像保持水平和垂直，便于后续处理和利用。纠偏应准确、适度，不得改变图像的原始内容。3.图像裁剪根据档案原件的大小和内容范围，对扫描图像进行裁剪，去除多余的空白部分，提高图像的利用率和存储空间。裁剪应确保图像内容完整，不遗漏重要信息。（五）数据挂接与存储1.数据挂接将数字化处理后的图像数据与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系，确保档案信息的快速检索和利用。数据挂接应遵循相关标准和规范，保证挂接的准确性和一致性。2.数据存储数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。同时，应建立数据存储管理制度，定期对存储设备进行检查、维护和备份，确保数据的安全存储。（六）数字化成果验收1.验收标准数字化成果应符合国家和行业有关档案数字化的标准和规范，包括图像质量、数据挂接、存储管理等方面的要求。验收时应检查数字化档案的完整性、准确性和可用性，确保数字化成果能够满足档案利用的需要。2.验收程序数字化工作完成后，由单位档案管理部门组织相关人员进行自验，自验合格后向同级档案行政管理部门申请验收。档案行政管理部门接到验收申请后，应组织专业人员按照验收标准进行验收，验收合格后出具验收报告。三、档案数字化安全管理（一）人员安全管理1.人员背景审查参与档案数字化工作的人员应具备良好的政治素质和职业道德，无违法违纪记录。对涉及档案数字化核心工作的人员进行背景审查，确保人员可靠。2.人员培训与教育定期组织档案数字化工作人员参加业务培训，提高其业务水平和操作技能。加强对工作人员的安全保密教育，使其熟悉档案数字化工作中的安全保密规定和操作规程，增强安全保密意识。（二）场地安全管理1.场地选择档案数字化工作场地应选择在安全、安静、通风良好的区域，远离易燃、易爆、污染源等。场地应具备必要的安全防护设施，如防盗门窗、监控设备等。2.场地环境要求保持场地清洁卫生，定期进行消毒处理，防止档案受到污染。控制场地温度、湿度等环境条件，确保档案数字化设备正常运行和档案信息安全。（三）设备与软件安全管理1.设备安全管理对数字化设备进行定期维护和保养，确保设备正常运行。安装必要的安全防护软件，如防火墙、杀毒软件等，防止病毒、恶意软件等对设备和数据的侵害。对设备的访问进行严格控制，设置用户权限，防止未经授权的人员操作设备。2.软件安全管理选用正版的档案数字化管理软件，并及时进行软件更新和升级，修复安全漏洞。对软件的使用进行严格管理，设置用户账号和密码，防止软件被非法使用和篡改。（四）数据安全管理1.数据备份建立完善的数据备份制度，定期对数字化档案数据进行备份。备份数据应存储在与原数据不同的物理位置，如异地存储等，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.数据加密对重要的数字化档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准和规范，加密密钥应妥善保管，防止泄露。3.数据访问控制对数字化档案数据的访问进行严格控制，设置不同的用户权限，只有经过授权的人员才能访问相应的数据。建立数据访问审计机制，对数据访问行为进行记录和审计，发现异常情况及时处理。四、档案数字化质量管理（一）质量目标1.数字化档案图像的完整性、准确性和清晰度应达到98%以上。2.数据挂接准确率应达到100%。3.数字化成果的验收合格率应达到100%。（二）质量控制措施1.过程监控在档案数字化过程中，对各个环节进行实时监控，发现问题及时纠正。建立质量监控记录制度，对质量监控情况进行详细记录，以备查阅和分析。2.质量抽检定期对数字化档案进行质量抽检，抽检比例不低于10%。对抽检中发现的质量问题进行及时整改，整改完成后进行复查，确保质量符合要求。3.质量评估定期对档案数字化工作的质量进行评估，总结经验教训，不断改进质量控制措施。质量评估结果应作为考核档案数字化工作人员和评价数字化工作成效的重要依据。五、档案数字化利用与服务（一）利用方式1.在线查询建立档案数字化查询系统，通过网络为用户提供在线查询服务。用户可根据授权范围，输入相关检索条件，查询所需的数字化档案信息。2.离线利用根据用户需求，提供数字化档案的离线利用服务，如光盘刻录、移动存储设备拷贝等。离线利用应遵循相关规定，确保档案信息的安全和保密。（二）服务流程1.用户申请用户向单位档案管理部门提交档案利用申请，说明利用目的、范围和方式等。档案管理部门对用户申请进行审核，符合条件的予以受理。2.查询与提供根据用户申请，档案管理人员在数字化查询系统中进行检索，获取相关档案信息。按照用户要求的利用方式，