小学生个档案管理制度

PAGE小学生个档案管理制度一、总则（一）目的为了全面、规范、科学地管理小学生个人档案，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为学校教育教学、学生综合素质评价、家校沟通以及学生未来发展提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体在校小学生个人档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映学生的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生在学习、生活、品德、社会实践等方面的相关资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护学生个人隐私，对档案内容予以保密，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：根据学生的成长和发展，及时更新档案内容，保持档案的时效性和有效性。二、档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：入学时间、所在班级、学籍号、学制等。（二）学习成绩1.各学科成绩：记录学生各学期语文、数学、英语等主要学科的考试成绩、平时作业成绩、阶段性测试成绩等。2.成绩分析：对学生成绩进行简要分析，包括成绩波动情况、优势学科和薄弱学科等。（三）品德表现1.品德评语：班主任及任课教师对学生品德行为、道德品质、思想表现等方面的评价。2.奖惩记录：记录学生在校期间获得的奖励（如三好学生、优秀班干部、各类竞赛奖项等）和受到的处分（如违纪行为、违反校规校纪等）。（四）社会实践活动1.活动记录：参加学校组织的社会实践活动、志愿服务活动、社团活动等的情况，包括活动内容、时间、地点、表现等。2.实践成果：学生在社会实践活动中取得的成果，如调查报告、活动总结、作品展示等。（五）身心健康状况1.体检记录：学生每年的身体检查报告，包括身高、体重、视力、听力、心肺功能等各项指标。2.心理健康记录：学生心理健康测评结果、心理咨询记录、心理辅导情况等。（六）个性特长1.兴趣爱好：学生的兴趣爱好，如音乐、美术、体育、科技等方面的特长。2.特长证书：学生获得的与个性特长相关的证书、等级证明等。（七）家校沟通记录1.家长会记录：每次家长会的主要内容、家长发言、教师与家长沟通情况等。2.家访记录：教师家访的时间、地点、内容、家长反馈等。3.家长意见反馈：家长对学校教育教学工作的意见和建议，以及与学校沟通交流的其他重要事项。三、档案建立与收集（一）建立流程1.新生入学：在新生入学时，由班主任负责收集学生基本信息表，包括个人资料、家庭信息等，并录入学校学籍管理系统，同时为每位学生建立个人档案袋。2.资料整理：班主任及任课教师按照档案内容要求，在日常教育教学过程中，及时收集学生的学习成绩、品德表现、社会实践活动等相关资料，并进行初步整理。3.信息录入：将整理好的资料准确录入学校档案管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）收集渠道1.教师收集：各学科教师负责收集学生在课堂学习、作业完成、考试测评等方面的资料。2.班主任收集：班主任全面负责学生档案资料的收集工作，通过与家长沟通、组织班级活动、观察学生日常表现等方式，获取学生在品德、社会实践、身心健康等方面的信息。3.学校各部门收集：学校教务处、德育处、总务处、医务室等相关部门，按照各自职责范围，收集学生在学籍管理、德育活动、健康体检等方面的资料，并及时移交档案管理部门。4.学生提交：鼓励学生主动提交自己在个性特长发展、社会实践活动等方面取得的成果资料，如获奖证书、作品等。四、档案整理与归档（一）整理要求1.分类清晰：按照档案内容的类别，将资料进行分类整理，确保同一类资料集中存放。2.顺序规范：各类资料按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查阅。3.资料完整：对收集到的资料进行认真核对，确保每份资料完整无缺。4.标识明确：在档案袋和档案盒上标明学生姓名、班级、档案类别等信息，便于快速查找。（二）归档方式1.纸质档案归档：将整理好的纸质资料按照类别装入档案袋，再将档案袋放入档案盒，存放在学校档案室的专用档案柜中。2.电子档案归档：将录入学校档案管理系统的电子档案进行备份，存储在学校服务器的指定文件夹中，并定期进行数据维护和更新。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.教师查阅：任课教师因教育教学工作需要，可查阅所教班级学生的档案资料，但仅限于与教学相关的内容。查阅前需填写查阅申请表，经所在年级组长或教研组长签字同意后，到档案室查阅。2.班主任查阅：班主任可全面查阅本班学生的档案资料，以便更好地了解学生情况，开展班级管理工作。查阅时直接到档案室登记查阅。3.学校管理人员查阅：学校教务处、德育处、总务处等管理人员，因工作需要查阅学生档案时，需填写查阅申请表，经学校分管领导签字同意后，方可查阅。查阅范围应严格限定在工作职责范围内。（二）借阅规定1.特殊情况借阅：因特殊原因（如上级部门检查、学生转学等）需要借阅学生档案的，需经学校校长批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。2.归还要求：借阅期满后，借阅人应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。档案室工作人员要对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，要及时报告并追究借阅人的责任。六、档案更新与维护（一）定期更新1.学期更新：每学期结束后，班主任及任课教师应及时更新学生档案中的学习成绩、品德表现等内容。2.学年更新：每年学年末，对学生档案进行全面更新，包括身心健康状况、社会实践活动、个性特长发展等方面的资料。（二）动态维护1.信息变更：学生个人基本信息、学籍信息等发生变更时，相关部门应及时将变更后的信息通知档案管理部门，档案管理部门要在档案中进行相应修改，并确保电子档案与纸质档案信息一致。2.资料补充：随着学生的成长和发展，如有新的资料需要补充到档案中，如学生获得的新奖项、参加的新活动等，相关人员应及时将资料提交给档案管理部门进行整理归档。3.档案安全维护：定期对档案室进行安全检查，确保档案存放环境安全，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等损坏情况发生。同时，做好档案管理系统的安全防护工作，防止数据丢失或泄露。七、档案保管与保密（一）保管责任1.档案室职责：学校档案室负责学生个人档案的集中保管工作，制定档案保管制度，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全存放。2.档案管理人员职责：档案管理人员要严格遵守档案保管制度，定期对档案进行整理、清点、核对，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案资料的完整性和安全性。（二）保密措施1.人员保密：参与档案管理工作的人员要严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。对违反保密规定的人员，要依法依规追究责任。2.环境保密：档案室要设置专门的保密区域，配备必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入档案室。3.信息保密：对电子档案要采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息泄露。在档案查阅、借阅过程中，要严格控制知悉范围，确保档案信息不被非法获取和使用。八、档案销毁（一）销毁条件1.学生毕业或离校：学生毕业、转学或退学后，其个人档案在学校保存[X]年后（根据相关规定确定保存期限），经学校档案管理部门审核，确无继续保存价值的，可进行销毁。2.档案损坏或失效：档案资料因自然灾害、保管不善等原因造成损坏，无法修复且无参考价值的；或者档案资料所涉及的事项已经结束，失去时效的，可进行销毁。（二）销毁程序1.提出申请：档案管理部门根据档案销毁条件，提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、所属年度等信息。2.审核批准：《档案销毁申请表》经学校档案管理负责人审核后，报学校分管领导审批。审批通过后，方可进行档案销毁工作。3.销毁实施：档案销毁工作必须由两人以上共同进行，确