安徽省村级档案管理制度

PAGE安徽省村级档案管理制度一、总则（一）目的为加强安徽省村级档案管理，确保村级档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合我省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安徽省行政区域内的所有村级组织，包括村民委员会、村集体经济组织等。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则村级档案工作在乡镇（街道）档案行政管理部门的监督指导下，由村级组织负责具体实施，实行统一领导、分级管理，确保档案管理工作有序开展。2.集中管理原则村级档案应集中统一管理，设立专门的档案室或档案专柜，指定专人负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，防止档案分散、丢失或损坏。3.完整准确原则村级组织应全面、系统地收集反映本村政治、经济、文化、社会等各方面活动的文件材料，确保档案内容真实、准确、完整，能够客观反映本村发展历程。4.便于利用原则档案管理工作应充分考虑档案利用的需求，按照科学的分类和编号方法，对档案进行整理和编目，建立健全检索工具，方便档案的查阅和利用，为村级各项工作提供有效服务。二、档案管理机构与人员（一）管理机构各村应设立档案管理工作领导小组，由村党支部书记担任组长，村委会主任担任副组长，成员包括村文书、会计、治保主任等相关人员。领导小组负责统筹协调本村档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确和安全。建立健全档案管理制度，制定档案分类方案、编号规则和保管期限表等，对档案进行科学管理。编制档案检索工具，积极开发利用档案信息资源，为村级组织和村民提供档案查阅服务。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。做好档案库房的安全管理工作，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。2.各部门兼职档案员职责负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理人员。协助档案管理人员做好档案的整理、编目、查阅等工作，提供相关档案利用信息。了解和掌握本部门档案管理工作的有关规定和要求，督促本部门人员及时将办理完毕的文件材料归档。三、档案收集与归档（一）收集范围1.党群工作类村党组织建设、党员管理、党组织活动等方面的文件材料。村民自治组织建设、民主选举、民主决策、民主管理、民主监督等方面的文件材料。2.行政管理类村委会工作计划、总结、报告等综合性文件材料。村规民约、村民自治章程等规范性文件。各类会议记录、纪要、决议等文件材料。人事任免、考核、奖惩等文件材料。3.经济发展类农村经济发展规划、年度计划、统计报表等文件材料。土地承包、流转合同及相关文件材料。村集体经济组织财务账目、会计凭证、审计报告等文件材料。招商引资、项目建设等文件材料。4.社会事务类民政优抚、社会保障、医疗卫生、计划生育等方面的文件材料。教育、文化、体育等方面的文件材料。社会治安综合治理、矛盾纠纷调解、安全生产等方面的文件材料。5.其他类上级机关下发的与本村工作相关的文件材料。本村获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。反映本村历史变迁、风土人情、重大事件等具有保存价值的照片、录音、录像等声像档案。（二）归档要求1.归档时间各部门兼职档案员应在文件材料办理完毕后的次年上半年将整理好的档案移交档案管理人员。声像档案应在形成后及时整理归档。2.归档质量归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，同一类别的文件应按照时间顺序排列。归档的文件材料应使用统一规格的档案盒和档案袋进行装盒、装袋，并在盒、袋上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法村级档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度将档案按形成年度进行分类，每年形成的档案单独排列。2.机构（问题）按照村级组织的内设机构或工作职能，将档案分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务等类别。3.保管期限根据档案价值，将档案分为永久、定期（30年、10年）三种保管期限。（三）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的管理和查找。编号方法如下：1.全宗号村级组织档案全宗号由乡镇（街道）档案行政管理部门统一编制。2.目录号按照档案分类类别，分别编制目录号，党群工作类为1，行政管理类为2，经济发展类为3，社会事务类为4，其他类为5。3.案卷号每个目录下的档案案卷按顺序编号，从001开始。4.件号以“件”为单位进行编号，在案卷内每件文件材料的首页右上角加盖件号章，填写件号。（四）编目要求1.编制案卷目录案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。题名应准确概括案卷内容，年度填写文件形成年度，保管期限填写永久、30年或10年，页数填写案卷内文件材料的总页数，备注填写需要说明的事项。2.编制卷内文件目录（备考表）卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。顺序号按文件排列顺序填写，文号填写文件的发文字号，责任者填写文件的制发单位或个人，题名填写文件标题，日期填写文件形成日期，页号填写文件所在页的页码，备注填写需要说明的事项。备考表应放在案卷尾页，注明本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等信息。五、档案保管与保护（一）保管场所各村应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件，确保档案安全。档案库房应远离易燃、易爆场所，保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、防鼠板等。档案架、档案柜应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案本村制定的重要规章制度、村规民约、村民自治章程等规范性文件。村党组织、村民委员会换届选举材料。本村获得的县级以上荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。反映本村历史变迁、风土人情、重大事件等具有重要保存价值的照片、录音、录像等声像档案。涉及本村土地、山林、水利等重要资源的产权证书、合同协议等文件材料。村集体经济组织的财务决算报表、审计报告等重要财务档案。2.定期保管30年的档案本村年度工作计划、总结、报告等综合性文件材料。各类会议记录、纪要、决议等文件材料。人事任免、考核、奖惩等文件材料。农村经济发展规划、年度计划、统计报表等文件材料。土地承包、流转合同及相关文件材料。民政优抚、社会保障、医疗卫生、计划生育等方面的文件材料。教育、文化、体育等方面的文件材料。社会治安综合治理、矛盾纠纷调解、安全生产等方面的文件材料。3.定期保管10年的档案一般性的文件材料，如工作简报、通知、便函等。临时性的统计报表、调查材料等。短期的工作计划、总结等文件材料。（四）档案清查与统计1.档案清查档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少一次。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。清查时应认真填写档案清查登记表，发现问题及时报告并采取措施解决。2.档案统计档案管理人员应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级档案行政管理部门报送档案统计报表。六、档案利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全和不泄露国家机密、商业秘密、个人隐私的前提下，为村级组织和村民提供优质、高效的档案利用服务。（二）利用方式1.查阅本村组织和村民因工作或生产生活需要，可以查阅本村档案。查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供档案，并做好查阅服务工作。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理工作领导小组组长批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过一周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。3.出具证明本村组织和村民需要档案管理部门出具档案证明的，档案管理人员应根据档案内容如实出具，并加盖档案管理部门印章。出具档案证明应严格履行审批手续，确保证明内容真实、准确。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用人姓名、利用内容、利用目的、利用方式、归还日期等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案信息化建设（一）建设目标积极推进村级档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化对重要的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。电子档案应进行分类存储，建立索引目录，方便查询利用。2.档案管理系统建设建立村级档案管理系统，实现档案的收集、整理、编目、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备权限管理、检索查询、统计分析、数据备份等功能，确保档案信息安全。3.档案信息资源共享利用现代信息技术，实现村级档案信息资源的共享，为村级组织和村民提供便捷的档案信息服务。同时，积极与上级档案信息平台对接，实现档案信息的互联互通。（三）安全管理加强档案信息化安全管理，建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、防火墙、防病毒等安全措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，确保系统正常运行。八、监督与考核（一）监督检查乡镇（街道）档案行政管理部门应定期对村级档案管理工作进行监督检查，每年不少于一次。监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理情况、档案保管保护情况、档案利用服务情况等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，督促村级组