北航项目档案管理制度

PAGE北航项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强北京航空航天大学（以下简称“北航”）项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥项目档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北航各类科研项目、教学项目、基建项目、设备采购项目等（以下统称“项目”）从项目立项到项目结束全过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则项目档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的档案缺失或管理混乱。2.完整准确原则项目档案应全面、准确地反映项目建设和实施过程中的各项活动，保证档案内容真实可靠，数据准确无误。3.同步管理原则项目档案管理与项目建设、科研、教学等工作同步进行，做到文件材料的形成、积累、整理与项目进展相适应，确保档案的及时收集和整理。4.便于利用原则项目档案的管理应便于档案的查阅、借阅和利用，以满足学校各项工作对档案信息的需求，提高工作效率和决策科学性。二、管理体制与职责（一）管理体制学校设立综合档案馆，负责全校项目档案的集中统一管理。各项目承担单位（部门）应明确专人负责本单位项目档案的收集、整理、归档等工作，并接受学校综合档案馆的业务指导和监督检查。（二）职责分工1.综合档案馆职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善学校项目档案管理制度。负责全校项目档案工作的统筹规划、组织协调和业务指导，对各项目承担单位（部门）的档案管理工作进行监督检查。集中保管全校重要项目档案，建立健全项目档案的检索体系，提供档案查阅、借阅等服务，积极开发利用档案信息资源。组织开展项目档案管理业务培训和宣传工作，提高全校档案管理人员的业务素质和档案意识。2.项目承担单位（部门）职责负责本单位项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统。明确本单位项目档案管理责任人，配备必要的档案管理设备和设施，为项目档案管理工作提供保障。按照学校档案管理要求，及时向综合档案馆移交项目档案，并配合做好档案的验收、鉴定、销毁等工作。积极支持和配合学校综合档案馆开展项目档案管理相关工作，接受业务指导和监督检查。3.项目负责人职责负责组织本项目文件材料的形成、积累和整理工作，并对项目档案的质量和完整性负责。督促项目工作人员及时整理和归档项目文件材料，确保项目档案与项目进展同步。审核项目档案的整理情况，签署档案移交意见，保证移交档案符合学校档案管理要求。三、项目文件材料的形成与积累（一）文件材料形成要求1.项目文件材料应真实反映项目建设和实施过程中的各项活动，内容完整、准确、清晰，字迹工整，签署齐全。2.项目文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水书写或打印在耐久性好的纸张上，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。3.电子文件应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，采用通用格式存储，确保电子文件的可读性和可利用性。同时，应定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。(二)文件材料积累范围1.科研项目项目立项文件，包括项目申请书、可行性研究报告、项目批复等。研究过程文件，如实验记录、测试报告、计算数据、研究总结等。科研成果文件，如论文、著作、专利、获奖证书等。项目经费管理文件，包括经费预算、决算、经费使用审批表等。合作协议、技术合同等相关文件。2.教学项目教学计划、教学大纲、课程教案等教学文件。教学改革项目立项文件、结题报告等。学生实习、课程设计、毕业设计等实践教学环节的相关材料。教学评估、教学质量监控等方面的文件。3.基建项目项目立项、可行性研究、环境影响评价等前期文件。设计文件，包括初步设计、施工图设计等。工程招投标文件、合同协议等。施工过程文件，如施工日志、工程变更记录、质量检验报告等。竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图等。4.设备采购项目设备采购计划、采购合同等。设备到货验收文件，如验收报告、质量证明文件等。设备安装调试记录、使用说明书等。设备维修、保养记录等。(三)文件材料积累要求1.项目工作人员应按照项目进展情况，及时收集、整理项目文件材料，做到随项目进度同步积累。2.对项目文件材料应进行分类整理，按照文件材料的形成时间、内容性质等进行分类，便于查找和归档。3.建立项目文件材料积累台账，详细记录文件材料的名称、数量、形成时间、整理情况等信息，确保文件材料的完整性和可追溯性。四、项目档案的整理（一）整理原则项目档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类根据项目档案的内容和性质进行分类，一般可分为综合管理类、科研类、教学类、基建类、设备类等一级类目。在一级类目下，再根据具体情况设置二级及以下类目。例如，科研类档案可分为项目立项、研究过程、科研成果、经费管理等二级类目。2.组卷将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷时应注意以下几点：同一项目的文件材料应集中组卷，不得分散。不同载体的文件材料应分别组卷，如纸质文件与电子文件应分开组卷。卷内文件应按照一定的顺序排列，如批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；定稿在前，草稿在后等。3.编目对卷内文件进行编号，并编制卷内目录、备考表等。卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目；备考表应注明卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况，并由立卷人、检查人签名。（三）整理要求1.项目档案整理应做到分类科学、组卷合理、编目规范，确保档案的系统性和完整性。2.整理后的项目档案应符合学校档案管理的有关规定和标准，便于档案的保管、查阅和利用。3.在项目档案整理过程中，应认真核对文件材料的内容和数量，确保档案信息的准确无误。五、项目档案的归档（一）归档时间项目结束后，项目承担单位（部门）应在规定时间内将项目档案整理归档，并向学校综合档案馆移交。一般情况下，科研项目在验收通过后3个月内归档；教学项目在学期结束后1个月内归档；基建项目在竣工验收后3个月内归档；设备采购项目在设备验收合格后1个月内归档。（二）归档要求1.项目承担单位（部门）应按照学校档案管理部门的要求，填写项目档案移交清单，详细列出移交档案的案卷号、题名、数量等信息。2.移交的项目档案应整理规范、编目齐全，纸质档案应装订牢固，电子档案应存储在符合要求的载体上，并与纸质档案内容一致。3.学校综合档案馆在接收项目档案时，应对档案的完整性、准确性、系统性进行检查，对不符合要求的档案应退回项目承担单位（部门）重新整理。（三）归档程序1.项目承担单位（部门）档案管理人员对整理好的项目档案进行自查，确保档案质量符合要求。2.填写项目档案移交清单一式两份，并加盖单位公章。3.将项目档案及移交清单一并报送学校综合档案馆，学校综合档案馆对移交档案进行验收，验收合格后双方在移交清单上签字确认，各执一份。六、项目档案的保管（一）保管场所学校综合档案馆应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度调节设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案整理要求进行装订、编目，上架存放，并定期进行检查和清点，防止档案霉变、虫蛀、破损等。2.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行存储和管理，定期进行备份，确保电子档案的安全和可读。同时，应建立电子档案的检索体系，便于快速查找和利用。3.对重要的项目档案应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）保管期限项目档案的保管期限根据项目的性质和重要程度确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案具有重要历史价值和科学研究价值的项目档案。涉及学校重大决策和重要事件的项目档案。学校标志性项目的档案。2.长期保管的档案对学校教学、科研、管理等工作有重要参考价值的项目档案。保存期限在10年以上（不含10年）的项目档案。3.短期保管的档案保存期限在10年以下（含10年）的项目档案。（四）档案鉴定学校综合档案馆应定期对项目档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。鉴定工作应组成由档案管理人员、业务专家等参加的鉴定小组，按照国家有关档案鉴定的标准和方法进行。对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，并报经学校主管领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。七、项目档案的利用（一）利用原则项目档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为学校各项工作服务。（二）利用方式1.查阅学校内部人员因工作需要查阅项目档案时，应填写档案查阅申请表，经所在单位（部门）负责人签字同意后，到学校综合档案馆办理查阅手续。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出馆外。2.借阅因特殊情况需要借阅项目档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在单位（部门）负责人和学校综合档案馆负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制对于确需复制项目档案的，应填写档案复制申请表，经所在单位（部门）负责人和学校综合档案馆负责人签字同意后，由学校综合档案馆工作人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖学校综合档案馆印章，并注明用途。（三）利用登记学校综合档案馆应建立项目档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、所在单位（部门）、利用内容、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计。八、监督与检查（一）监督机制学校建立项目档案管理监督机制，综合档案馆负责对全校项目档案管理工作进行日常监督检查，定期对各项目承担单位（部门）的档案管理情况进行抽查。同时，学校审计、纪检等部门应加强对项目档案管理工作的监督，对违反档案管理规定的行为进行严肃查处。（二）检查内容1.项目档案管理制度的执行情况，包括文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、利用等环节。2.项目档案的完整性、准确性、系统性，档案整理是否符合要求，编目是否规范。3.档案保管场所和保管设备的状况是否良好，档案是否安全。4.档案利用情况，是否按照规定办理查阅