档案工作强化制度执行

PAGE档案工作强化制度执行一、总则（一）目的为加强公司档案工作的规范化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。本制度旨在强化档案工作制度的执行力度，保障公司档案管理工作依法依规、高效有序开展，适应公司发展需求，为公司决策、运营、管理等提供坚实的信息支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。公司各类档案包括但不限于行政管理档案、业务合同档案、财务档案、人事档案、技术研发档案、项目档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。2.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系和系统性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施和监督检查。2.统筹规划公司档案工作，指导各部门做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.集中统一管理公司各类档案，建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.定期对公司档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，定期移交公司档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。4.参与公司档案管理部门组织的档案业务培训和工作交流活动，不断提高自身档案管理能力。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，确保档案安全。2.认真做好档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常工作，保证档案的有序存放和妥善保管。3.熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入、更新档案信息，为档案利用提供便捷服务。4.根据档案利用需求，准确、迅速地提供档案资料，做好档案查阅、借阅登记工作。5.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.公司各部门及员工在各项工作活动中应及时形成真实、准确、完整的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种形式。2.文件材料的形成应符合公司业务流程和相关规范要求，明确文件的起草、审核、批准、签署等环节，确保文件内容合法合规、表述清晰准确。（二）收集范围1.行政管理类：公司设立、变更、注销等相关文件；会议文件、决议、纪要；工作计划、总结、报告；规章制度、办法、细则；人事任免、奖惩文件；行政事务处理文件等。2.业务合同类：各类业务合同、协议、意向书；合同谈判记录、往来函件；合同履行过程中的变更、补充、解除等文件。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表；财务预决算文件；审计报告、税务文件；资金收付凭证、票据等。4.人事档案类：员工入职、离职手续文件；劳动合同、薪酬福利文件；培训记录、考核评价文件；人事任免、调动、晋升文件等。5.技术研发档案类：科研项目立项、申报文件；技术方案、设计图纸、实验报告；技术成果鉴定、验收文件；专利申请、技术转让文件等。6.项目档案类：项目可行性研究报告、立项批复；项目设计文件、施工图纸；项目招投标文件、合同；项目进度报告、质量验收文件；项目总结、评估文件等。（三）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门形成的文件材料进行收集整理，确保文件材料齐全、完整。2.对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、抽换。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其可读性和可追溯性。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为一级类目、二级类目、三级类目等，具体分类如下：行政管理类：可分为综合管理、文秘工作、组织人事、行政事务、安全保卫等二级类目。业务合同类：根据业务类型分为销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等二级类目。财务档案类：分为会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计等二级类目。人事档案类：可分为员工基本信息、教育培训、考核奖惩、薪酬福利、职业发展等二级类目。技术研发档案类：按照研发项目阶段分为项目前期、项目实施、项目成果等二级类目。项目档案类：根据项目生命周期分为项目筹备、项目建设、项目验收等二级类目。2.各部门兼职档案员在整理档案时，应根据上述分类方法，结合本部门实际情况，对文件材料进行合理分类。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别、检索和管理。2.编号采用“年度+类目代码+流水号”的形式，例如：2023XM001，其中“2023”表示年度，“XM”表示项目档案类目的代码，“001”表示该类目中的流水号。3.类目代码应根据分类方案进行编制，确保代码简洁明了、易于记忆。（四）装订要求1.纸质档案应进行装订，保持文件的整齐、牢固。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其大小一致。4.装订顺序应按照文件的形成顺序或重要程度排列，一般为封面、目录、正文、封底。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案安全。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放；对于电子档案，应进行备份存储，并建立相应的存储管理制度。3.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案的数字化1.公司应逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止电子档案信息泄露、丢失或损坏。（四）档案的鉴定与销毁1.公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值、利用情况等因素，对档案进行全面评估，提出鉴定意见。3.对于已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，经公司领导批准后，由专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.严禁擅自销毁档案，销毁档案的相关记录应长期保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.公司员工因个人工作、学习、生活等需要，可按照规定查阅、借阅本人的人事档案等相关档案。3.外部单位因工作需要，经公司批准，可查阅、借阅公司相关档案，但必须严格遵守公司档案管理规定，履行相关手续。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。3.档案管理人员应根据查阅、借阅申请，及时提供档案资料，并做好查阅、借阅登记工作。查阅、借阅登记应包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。4.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.借阅档案应按时归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。（三）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，定期对查阅、借阅登记记录进行核对，确保档案利用工作规范有序。2.对于违反档案利用规定的