档案寄存管理制度

PAGE档案寄存管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案寄存管理，确保档案的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有寄存档案的管理，包括但不限于各类合同、文件、报表、证照、技术资料等。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露。2.规范管理原则：按照规定的程序和方法进行档案的寄存、保管、查阅、利用等工作。3.有效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司/组织的决策、运营、发展提供支持。二、档案寄存机构选择（一）资质要求1.选择具有合法经营资质、信誉良好的档案寄存机构。2.寄存机构应具备完善的安全管理制度和设施，能够有效保障档案的安全。（二）考察评估1.对候选寄存机构进行实地考察，了解其场地环境、安全措施、人员配备等情况。2.评估寄存机构的服务质量、管理水平、应急处理能力等，综合考虑后确定合作机构。（三）合同签订1.与选定的寄存机构签订详细的档案寄存合同，明确双方的权利和义务。2.合同应包括档案寄存的范围、期限、费用、安全责任、保密条款、违约责任等内容。三、档案寄存前准备（一）档案整理1.对拟寄存的档案进行分类、编号、编目，确保档案的系统性和完整性。2.编制档案目录清单，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。（二）档案包装1.根据档案的性质和特点，选择合适的包装材料，如档案盒、文件夹、密封袋等。2.对档案进行妥善包装，确保档案在寄存过程中不受损坏。（三）交接清单1.与寄存机构办理档案交接手续，填写档案交接清单。2.交接清单应包括档案名称、数量、包装情况、交接日期等内容，双方签字确认。四、档案寄存保管（一）存放环境1.寄存机构应提供适宜的档案存放环境，保持温度、湿度适宜，通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.档案存放区域应设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。（二）日常管理1.寄存机构应建立档案保管台账，详细记录档案的寄存情况、出入库情况等。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）安全防护1.寄存机构应加强安全管理，配备必要的安全保卫人员，设置门禁系统、监控系统等，防止无关人员进入档案存放区域。2.制定安全应急预案，定期进行演练，确保在发生突发事件时能够及时有效地进行处理。五、档案查阅利用（一）查阅申请1.公司/组织内部人员因工作需要查阅寄存档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、期限等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门对查阅申请表进行审核，根据档案的保密级别和查阅范围进行审批。2.对于涉及重要机密的档案，需经公司/组织主管领导批准后方可查阅。（三）查阅方式1.档案管理部门根据审批结果，通知寄存机构安排查阅。2.查阅人员应在寄存机构指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出存放区域。3.查阅过程中，应遵守寄存机构的规定，爱护档案，不得涂改、损毁、丢失档案。（四）利用限制1.寄存档案的利用应严格按照规定的范围进行，不得用于与公司/组织利益无关的目的。2.如需对档案进行复制、摘录等，应经档案管理部门批准，并按照规定的程序进行操作。六、档案归还与销毁（一）归还手续1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还寄存机构，并办理归还手续。2.寄存机构对归还的档案进行核对，确认无误后在交接清单上签字。（二）销毁程序1.对于已过保管期限或不再需要保存的档案，由档案管理部门提出销毁申请。2.销毁申请经公司/组织主管领导批准后，与寄存机构共同制定销毁方案。3.销毁方案应包括销毁档案的名称、数量、时间、地点、方式等内容。4.按照销毁方案进行档案销毁，销毁过程应进行记录，并有两人以上在场监督。5.销毁完毕后，在销毁记录上签字确认。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织档案管理部门定期对档案寄存情况进行监督检查，确保档案寄存管理工作符合规定要求。2.对寄存机构的服务质量、安全管理等情况进行评估，发现问题及时提出整改意见。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，导致档案丢失、损坏、泄露等事故的，将依法追究相关人员的责任。2.寄存机构因保管不善造成档案损失的，应按照合同约定承担相应的赔偿责任。八、附则（一）解释权