档案智慧化管理制度汇编

PAGE档案智慧化管理制度汇编一、总则（一）目的为了适应公司数字化转型和智慧化发展的需求，加强档案管理工作，提高档案利用效率，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本档案智慧化管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、存储、检索、利用、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集和保存公司在经营管理过程中形成的各类档案，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案的整理、分类、编目等应准确无误，便于检索和利用。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便捷性原则：运用智慧化技术手段，提高档案管理的效率和便捷性，实现档案的快速检索和高效利用。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善档案智慧化管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。集中管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用和销毁等工作。推进档案管理信息化建设，运用智慧化技术手段提升档案管理水平。2.各部门负责本部门档案的形成、收集、整理和移交工作，确保档案的完整、准确和及时。配合档案管理部门做好档案的检索、利用等工作，按照规定提供所需档案资料。3.员工个人负责妥善保管个人在工作中形成的档案材料，并及时移交所在部门。遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。二、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：公司各类文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案等。2.业务经营类：合同协议、招投标文件、市场调研报告、销售数据、财务报表等。3.项目建设类：项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。4.科研技术类：科研项目申请书、研究报告、实验数据、技术成果鉴定文件等。5.其他类：公司荣誉证书、宣传资料、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集应遵循归档范围和保管期限的规定，对具有保存价值的文件材料进行收集。3.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，电子文件应确保元数据完整、格式合规。（三）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：根据档案的性质、特点和数量，选择合适的整理方法和存储载体，便于档案的保管和检索利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为行政管理类、业务经营类、项目建设类、科研技术类、其他类等一级类目，在一级类目下再根据具体内容设置二级及以下类目。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。5.数字化处理：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，存储在档案管理系统中，并与纸质档案建立关联。三、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，按照档案类别和保管期限进行分类存放，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库、云存储等方式进行存储，确保电子档案的安全存储和备份。（二）保管条件1.档案库房：保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.防火防盗：配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机虫剂、鼠夹等。3.安全监控：安装监控摄像头、门禁系统等安全监控设备，对档案库房进行实时监控，确保档案安全。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，对重点档案和易损档案应增加检查频次。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管条件等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况进行记录，建立检查档案，作为档案管理工作的重要依据。四、档案检索与利用（一）检索工具1.纸质目录：编制纸质档案目录，包括全宗目录、分类目录、专题目录等，方便档案的手工检索。2.电子检索系统：建立档案管理系统平台运用智慧化检索技术，实现档案的快速检索和高效利用。（二）检索途径1.按档号检索：通过输入档案的档号，快速定位到所需档案。2.按题名检索：根据档案的题名进行模糊检索，查找相关档案。3.按责任者检索：按照档案的责任者进行检索，获取特定人员形成的档案。4.按日期检索：根据档案的形成日期进行检索，查找特定时间段内的档案。5.按关键词检索：在档案全文中输入关键词进行检索，提高检索的准确性。使用规定1.内部查阅：公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅公司档案，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅限制：涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。4.档案利用登记：对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用人、利用内容等信息。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管价值等因素。2.价值评估：根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行价值评估。3.集体鉴定：成立档案鉴定小组由档案管理部门、业务部门等相关人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其是否具有保存价值。2.分析比较法：与同类档案进行分析比较，判断档案的价值高低。3.效益评估法：评估档案对公司业务发展、历史研究等方面的效益，确定其保存价值。判断标准1.具有重要历史价值：反映公司重大历史事件、发展历程、重要决策等的档案，应永久保存。2.具有现实利用价值：对公司当前业务活动具有重要参考作用、经常被查阅利用的档案，可适当延长保管期限。3.保存期满且无保存价值：超过保管期限且经鉴定确无保存价值的档案，可予以销毁。销毁程序1.编制销毁清册：对拟销毁的档案进行登记，编制销毁清册，包括档号、题名、责任者、日期、保管期限等内容。2.审批：销毁清册经档案鉴定小组审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。严禁擅自销毁档案。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责销毁工作，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并对销毁过程进行监督，确保档案彻底销毁。4.销毁记录：对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，形成销毁记录档案存查。六、档案信息化建设（一）系统建设1.需求分析：根据公司档案管理的实际需求，进行档案管理系统的需求分析，确定系统功能模块和技术架构。2.选型与采购：通过招标、询价等方式，选择合适的档案管理系统软件和硬件设备，确保系统的稳定性、安全性和易用性。3.系统实施：按照系统建设方案，进行档案管理系统的安装、调试、数据迁移等工作，确保系统顺利上线运行。（二）数据录入与维护1.数据录入：组织专人对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.数据维护：定期对档案管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。及时更新档案信息，确保档案数据的时效性。（三）安全管理1.用户认证：采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保用户身份的真实性和合法性。2.权限管理：根据用户的工作职责和权限需求，设置不同的系统操作权限，防止用户越权操作。3.数据加密：对档案管理系统中