美团手机档案管理制度

PAGE美团手机档案管理制度一、总则（一）目的为加强美团手机档案的管理，确保手机档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，保障公司业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于美团公司内部涉及手机档案管理的所有部门和人员。（三）定义1.美团手机档案：指与美团业务相关的手机设备、手机系统、手机应用、手机数据等方面的各类文件、资料、记录等。2.档案管理部门：负责美团手机档案集中管理的部门，承担档案的收集、整理、存储、保管、查阅等职责。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善美团手机档案管理制度，并监督执行。2.负责手机档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作。3.建立手机档案的存储体系，确保档案的安全存储，防止丢失、损坏和泄露。4.按照规定的流程，为公司内部人员提供手机档案的查阅、借阅服务。5.定期对手机档案进行盘点和清查，确保档案的准确性和完整性。6.对过期、失效的手机档案进行鉴定和销毁处理。（二）各部门职责1.负责本部门涉及美团手机档案的产生、积累和整理工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。2.明确专人负责与档案管理部门的沟通协调，配合档案管理部门做好手机档案的管理工作。3.在使用手机档案过程中，严格遵守档案管理制度，不得擅自修改、删除、损毁档案。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.不断提高自身业务水平，掌握先进的档案管理技术和方法，提高档案管理工作效率。三、手机档案的收集与整理（一）收集范围1.手机设备采购合同、发票、保修卡等相关资料。2.手机系统安装文件、配置文件、更新记录等。3.手机应用开发文档、测试报告、上线记录等。4.手机数据备份文件、数据迁移记录、数据安全审计报告等。5.与手机相关的技术方案、项目文档、会议纪要等。6.其他与美团手机业务相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的手机档案，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。2.收集的手机档案应真实、完整、准确，不得遗漏重要信息。3.对于电子档案，应确保其存储格式的兼容性和可读性。（三）整理方法1.按照档案的类别、年度、项目等进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和管理。4.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，保持档案的完整性。四、手机档案的存储与保管（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子档案存储在公司的服务器、存储设备等指定位置，纸质档案存放在专门的档案库房。2.电子档案应按照存储介质的类型进行分类存储，如硬盘、光盘、磁带等，并建立相应的存储索引。3.对于重要的手机档案，应进行备份存储，备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。（二）存储环境要求1.档案库房应保持干燥、通风、温度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行，防止数据丢失。3.对存储环境应安装必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的安全。（三）保管期限1.手机档案的保管期限根据其重要性和时效性确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为13年，中期保管期限为310年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限由档案管理部门根据实际情况确定，并在档案目录中注明。（四）档案保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。2.定期对档案进行盘点和清查，核对档案的数量、完整性和准确性，发现问题及时处理。3.对档案的查阅、借阅等情况进行登记，确保档案的流向可追溯。4.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。五、手机档案的查阅与借阅（一）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅手机档案时，应填写《美团手机档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.《申请表》经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。查阅完毕后，应及时归还档案。（二）借阅流程1.因特殊原因需要借阅手机档案时，借阅人员应填写《美团手机档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等。2.《申请表》经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人员需与档案管理部门签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理制度，按时归还档案，不得擅自转借、复印、泄露档案内容。4.档案管理部门按照审批意见，将档案借给借阅人员，并做好借阅登记。5.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，未经公司授权，不得查阅和借阅。2.查阅和借阅档案时，不得对档案进行涂改、损坏、标记等操作。3.档案管理部门有权对查阅和借阅档案的情况进行监督和检查，发现违规行为及时制止并处理。六、手机档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际价值，定期对手机档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。2.鉴定小组负责对手机档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁建议。（三）鉴定内容1.审查档案的完整性、准确性和真实性。2.判断档案是否仍具有保存价值，是否已超过保管期限。3.评估档案对公司业务的影响程度。（四）销毁流程1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的手机档案，编制《美团手机档案销毁清单》。2.《销毁清单》经档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可进行销毁处理。3.销毁手机档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。5.销毁完毕后，由档案管理部门和相关部门共同在《销毁清单》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的美团手机档案信息化管理系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、借阅审批等功能。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够快速、准确地录入手机档案的相关信息，包括文件名称、编号、日期、来源等。2.档案查询功能：支持按照多种条件进行档案查询，如档案编号、名称、日期、关键词等，方便用户快速找到所需档案。3.借阅审批功能：实现借阅申请的在线提交、审批流程，提高借阅审批的效率和透明度。4.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案信息。5.数据备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。6.统计分析功能：能够对档案的数量、类型、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全管理1.加强档案信息化系统的数据安全防护，采用防火墙、入侵检测、加密技术等手段，防止数据泄露、篡改和丢失。2.定期对档案信息化系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和解决安全问题。3.制定数据安全应急预案，确保在发生数据安全事件时能够及时采取措施进行处理，减少损失。八、监督与检查（一）监督机制1.建立健全美团手机档案管理监督机制，档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查和指导。2.公司内部审计部门不定期对手机档案管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案管理工作的规范性和准确性，如档案的分类、编号、目录编制等。3.档案信息化管理系统的运行情况，包括数据的准确性、完整性和安全性。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应向档案管理部门提交整改报告