秘密力量档案管理制度

PAGE秘密力量档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司秘密力量档案的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，充分发挥秘密力量在公司业务发展中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及秘密力量相关档案的收集、整理、保管、查阅、使用、销毁等全过程管理。（三）基本原则1.保密性原则：严格保守秘密力量的相关信息，防止信息泄露，确保秘密力量的安全与正常开展工作。2.完整性原则：全面、系统地收集和整理秘密力量档案，保证档案资料的完整性和准确性。3.规范性原则：按照既定的标准和流程进行档案管理操作，确保管理工作的规范化和标准化。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和被非法获取。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善秘密力量档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理秘密力量档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。5.负责档案的安全保管，采取必要的安全防护措施，防止档案损坏、丢失和泄密。（二）业务部门1.负责本部门秘密力量档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅和利用工作，提供必要的协助和支持。3.对涉及本部门的秘密力量档案的真实性、准确性负责。（三）保密管理部门1.监督秘密力量档案管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行查处。2.指导和协助档案管理部门做好档案的保密工作，确保档案信息不被泄露。3.参与涉及秘密力量档案的重大事项决策，提出保密意见和建议。（四）公司领导1.审批秘密力量档案管理制度和重要档案的查阅、使用等事项。2.对秘密力量档案管理工作进行宏观指导和监督，协调解决档案管理工作中的重大问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.秘密力量的基本信息，包括个人简历、身份背景、联系方式等。2.秘密力量与公司的合作协议、任务安排、工作记录等。3.秘密力量提供的情报信息、线索资料、案件报告等。4.对秘密力量的考核评价、奖励表彰等相关材料。5.其他与秘密力量相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.业务部门应及时、准确地收集本部门涉及秘密力量的各类资料，并按照档案管理部门的要求进行整理。2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文件同步归档。（三）整理方法1.档案管理部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照秘密力量的类别、时间顺序、来源等进行排列。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录与档案内容一一对应。4.对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，对电子档案应采用存储服务器或光盘等进行存储，并定期进行备份。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置、保管期限等信息，确保档案管理的可追溯性。（三）保管期限1.秘密力量档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的工作记录、临时任务资料等。3.中期档案保管期限为[X]年，主要包括重要的情报信息、案件线索等。4.长期档案保管期限为[X]年以上，主要包括涉及公司核心业务、重大决策及具有长期历史价值的档案资料。5.档案保管期限届满后，由档案管理部门提出鉴定意见，经公司领导审批后进行销毁或继续保存。五、档案的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅秘密力量档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，并经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据申请内容和审批权限进行审核，对于涉及重要机密的档案，需报公司领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人查阅秘密力量档案，必须持有合法有效的证明文件，并经公司领导批准，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员凭批准后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅登记手续，领取查阅档案的专用设备和工具。2.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所或转借他人。3.查阅人员应严格遵守保密规定，不得在档案上涂改、标记、拍照、复印或泄露档案内容。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。（三）使用规定1.因工作需要使用秘密力量档案的，应按照查阅程序办理审批手续，并在规定的范围内使用。2.使用档案时应确保档案的安全和完整，不得擅自更改、损毁或丢失档案。3.使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并对使用情况进行记录。六、档案的传递与交接（一）传递原则1.秘密力量档案的传递应遵循安全、保密、及时的原则，确保档案在传递过程中不被泄露或丢失。2.传递档案应采用专人传递、机要通信或加密电子传输等方式，严禁通过普通邮件、快递或互联网等不安全渠道传递。（二）传递程序1.档案管理部门根据工作需要，填写《档案传递申请表》，注明传递档案的名称、数量、接收单位和传递方式等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。2.审批通过后，档案管理部门安排专人负责档案的传递工作，并与接收单位办理交接手续。3.交接双方应在《档案交接清单》上签字确认，清单应包括档案名称、数量、编号、交接时间等信息，确保交接记录清晰、准确。（三）交接责任1.传递档案的人员应对档案的安全传递负责，如因传递过程中的失误导致档案泄露或丢失，应承担相应的责任。2.接收单位在接收档案后，应及时对档案进行核对和验收，如发现档案数量不符、内容缺失或损坏等问题，应及时与传递单位沟通解决。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及秘密力量档案的工作人员进行保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。2.与接触秘密力量档案的人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.在档案管理场所设置明显的保密标识，并采取必要的物理隔离措施，防止无关人员进入。4.对档案的查阅、使用、传递等过程进行严格的登记和监控，确保档案信息不被泄露。（二）安全防范1.加强档案库房的安全管理，安装门禁系统、监控设备等，确保库房安全。2.定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.对电子档案采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案被非法获取或篡改。4.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，定期进行演练，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案安全。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期限届满的秘密力量档案进行鉴定，成立由档案管理部门、业务部门和保密管理部门人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实用途和保密要求等，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见应明确档案是否需要销毁、继续保存或延长保管期限，并报公司领导审批。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、编号、销毁原因等信息，并报公司领导审批。2.审批通过后，档案管理部门安排专人负责档案的销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并做好记录。