档案室管理制度及职责图板

PAGE档案室管理制度及职责图板一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。本制度旨在规范档案管理流程，明确各部门及人员职责，保障公司各类档案资料的妥善保管与合理使用，为公司的运营、决策、发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范和操作流程。涵盖公司在经营管理、生产活动、技术研发、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性，避免分散保存导致的管理混乱和资源浪费。2.真实性与完整性原则档案管理应确保档案内容真实、准确，全面反映公司各项活动的实际情况。同时，要保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件资料。3.保密与安全原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。加强档案安全防护措施，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失、被盗等情况发生。4.有效利用原则建立健全档案利用机制，方便公司各部门及员工查阅和使用档案资料，充分发挥档案在公司决策、业务开展、历史研究等方面的作用，提高档案的利用价值。二、档案管理职责（一）档案室职责1.档案收集与整理负责制定档案收集范围和标准，定期组织各部门开展档案收集工作，确保公司各类档案及时、完整地归档。对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理规范要求。2.档案保管建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等装置，确保档案存放环境安全适宜。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变等，确保档案实体安全。做好档案库房的日常管理工作，保持库房整洁卫生，温度、湿度符合规定要求。3.档案利用与借阅制定档案利用和借阅制度，明确利用和借阅的流程、权限及要求。为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，根据实际需求，合理提供档案复印件或原始档案，并做好登记记录。对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，限制查阅和借阅范围，确保机密信息安全。4.档案鉴定与销毁定期组织档案鉴定工作，对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定评估。根据鉴定结果，提出档案销毁意见，报公司领导审批后，按照规定程序进行档案销毁，并做好销毁记录。5.档案信息化管理推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，将档案目录及重要档案信息录入系统，实现档案信息的数字化存储和检索利用。负责档案管理信息系统的日常维护和管理，确保系统安全稳定运行，数据准确完整。利用信息化手段，提高档案管理工作效率和服务质量，为公司提供便捷的档案信息查询和利用服务。（二）各部门档案管理职责1.部门负责人职责为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织领导本部门的档案管理工作，确保档案管理工作与部门业务工作同步开展。明确本部门档案管理人员，督促其认真履行档案管理职责，对本部门形成的各类档案进行及时收集、整理、归档，并移交公司档案室统一保管。审核本部门档案的利用和借阅申请，确保档案使用符合规定要求，维护公司档案安全和机密。2.档案管理人员职责在部门负责人的领导下，具体负责本部门档案的日常管理工作。按照档案管理要求，对本部门形成的文件资料进行分类整理、编号编目，建立档案台账，确保档案资料的齐全完整。定期将整理好的档案移交公司档案室，并办理交接手续。根据工作需要，为本部门人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记记录。协助公司档案室开展档案鉴定、销毁等工作，提供本部门档案相关信息和意见。（三）员工档案管理职责1.员工应妥善保管个人在工作中形成的各类文件资料，按照公司档案管理要求，及时将应归档的文件资料移交所在部门档案管理人员。2.在工作中需要查阅、借阅公司档案时，应按照规定程序办理申请手续，经批准后在指定地点查阅或借阅，并严格遵守档案利用和借阅规定，不得擅自复制、转借、涂改、污损档案。3.对涉及公司机密的档案，员工应严格保密，不得泄露档案内容，确保公司信息安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案按照以下类别进行分类：1.行政管理类公司组织架构、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、印章管理、证照管理等文件资料。2.经营管理类市场调研、营销策划、合同协议、招投标文件、客户信息、财务报表、审计报告等档案。3.生产管理类生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理、物资采购、库存管理等方面的文件资料。4.技术研发类研发项目立项报告、技术方案、实验数据、专利申请、技术成果鉴定等档案。5.基本建设类公司基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。6.声像档案类公司各类活动的照片、录像、录音等视听资料。7.电子档案类以电子形式存在的各类文件资料，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构形式。2.全宗号：暂定为公司名称的首字母缩写，如“GS”。3.分类号：根据档案分类类别，分别用大写字母表示，如行政管理类用“XZ”表示，经营管理类用“JY”表示等。4.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年度形成的档案。5.保管期限：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。6.件号：按照档案整理顺序依次编写，如“001”、“002”等。7.例如，一份2023年度行政管理类的永久档案，其编号为“GSXZ2023Y001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案管理要求，定期收集本部门在工作中形成的各类文件资料。2.收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、录像、实物等各种载体形式的资料。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的文件资料，应及时进行收集，并确保资料的完整性和准确性。4.档案收集责任人应认真核对收集到的文件资料，检查其是否齐全、完整，签字盖章等手续是否完备，发现问题及时与相关人员沟通解决。（二）档案整理1.档案室对收集到的档案进行集中整理，按照分类标准进行分类。2.对纸质档案进行编号、编目、装订，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容，确保目录清晰准确，便于查找和利用。3.对于电子档案，应按照电子文件管理要求进行分类存储，建立电子档案数据库，并对电子文件进行元数据著录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。4.声像档案应进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，并刻录成光盘或存储在电子存储设备中，同时建立相应的目录索引。5.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。五、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。4.档案库房应安装监控设备，确保24小时监控，保障档案安全。同时，要建立库房巡查制度，档案管理人员每天至少巡查一次库房，及时发现并处理异常情况。（二）档案保管要求1.档案应按照分类顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找和利用。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于档案鉴定和销毁工作的开展。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊保护措施，如复制备份、使用专门的保护材料等。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取相应措施。5.对电子档案，应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和检查，确保电子档案系统的正常运行。六、档案的利用与借阅（一）档案利用1.公司各部门及员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人审批后，到档案室办理查阅手续。2.档案室根据审批后的申请表，为查阅人员提供档案查阅服务，并在《档案查阅登记表》上记录查阅情况，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。3.查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记和收费。4.档案室应积极主动地为公司各部门及员工提供档案利用服务，根据实际需求，及时准确地提供相关档案资料，支持公司各项工作的开展。（二）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可到档案室办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应与档案室管理人员当面清点档案数量、核对档案编号等信息，并在《档案借阅登记表》上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、拆散、丢失档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案室，并承担相应的责任。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。档案室管理人员应在借阅期限届满时及时催还档案，确保档案按时归还。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案室管理人员、各部门档案管理人员及相关业务人员。2.档案鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定评估。3.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，对档案的内容、来源、形式、价值等进行综合分析，确定档案的保管期限和存毁价值。4.档案鉴定小组应形成鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，明确鉴定档案的名称、数量、保管期限、存毁意见等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，由档案室编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》报公司领导审批后，按照规定程序进行档案销毁。档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁过程中，监销人员应认真核对销毁档案的数量、内容等信息，确保销毁的档案与《档案销毁清册》一致。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案室应对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、销毁档案的名称和数量、监销人员等信息，并将《档案销毁清册》和销毁记录长期保存。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.通过档案信息化建设，实现档案资源的共享和优化配置，为公司各部门及员工提供便捷、高效的档案信息服务，支持公司业务发展和决策制定。3.确保档案信息化系统的安全稳定运行，保障档案信息的安全保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）档案信息化系统功能1.档案录入与存储实现档案目录及重要档案信息的电子化录入，支持多种格式文件的上传和存储，确保档案信息的完整准确。建立电子档案数据库，对档案进行分类存储和管理，方便档案的检索和利用。2.档案检索与查询通过关键词、分类号、题名等多种检索方式，快速准确地查询所需档案信息。提供模糊查询、组合查询等功能，提高档案检索效率。3.档案利用与审批在线办理档案查阅、借阅申请手续，系统自动进行审批流程，提高工作效率。记录档案利用情况，包括利用时间、利用人员、利用内容等信息，便于统计和管理。4.档案鉴定与销毁管理对档案保管期限进行自动提醒，支持档案鉴定工作的信息化管理，形成鉴定意见和销毁清册。记录档案销毁过程，确保档案销毁工作的规范有序。5.系统管理与维护对系统用户进行权限管理，设置不同的操作权限，确保档案信息安全。定期对系统数据进行备份，维护系统的稳定运行，及时处理系统故障和数据问题。（三）档案数字化工作1.制定档案数字化工