卫生所管理档案制度汇编

PAGE卫生所管理档案制度汇编一、总则（一）目的为加强卫生所管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本卫生所全体工作人员及涉及档案管理相关工作的各类活动。（三）档案定义本制度所指档案是卫生所在医疗、预防、保健、管理等各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案应如实反映卫生所各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案内容的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、患者隐私等重要档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和管理。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立档案管理领导小组，由卫生所负责人担任组长，各科室负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和发展规划，审批档案工作计划和规章制度，解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和核对，确保档案的安全和完整。3.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。4.负责档案信息的数字化录入和管理，建立档案数据库。5.参与档案的鉴定、销毁等工作，提出意见和建议。6.开展档案管理业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。三、档案收集制度（一）收集范围1.医疗业务档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。2.行政管理档案：包括卫生所的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划、工作总结等。3.人事档案：包括工作人员的履历表、学历证书、职称证书、考核记录、奖惩情况等。4.财务档案：包括财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。5.设备档案：包括设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。6.基建档案：包括卫生所建设项目的规划、设计、施工、验收等文件资料。7.科研档案：包括科研项目申报书、研究报告、论文发表等材料。8.其他档案：如患者投诉处理记录、医疗纠纷调解记录等。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责本科室档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案管理人员。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，对收集到的档案进行认真核对，确保档案内容真实可靠。3.对于重要档案和紧急档案，应及时收集并优先处理。4.档案管理人员应定期对各科室档案收集情况进行检查和督促，发现问题及时整改。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作结束后及时收集整理，移交档案管理人员。2.年度终了后，各科室应在次年1月底前将上一年度的档案全部移交档案管理人员。3.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后15个工作日内移交档案管理人员。四、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现档案信息资源的共享。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、人事管理类、财务管理类、设备管理类、基建管理类、科研管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。（三）整理流程1.档案管理人员接收各科室移交的档案后，首先对档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。2.根据档案分类标准，对档案进行分类整理，确定档案的类别和编号。3.对档案进行编号、编目、装订、装盒等操作，完成档案的整理工作。4.将整理好的档案上架存放，并建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。五、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备，确保档案的安全保管。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、编号等顺序进行排列上架，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括卫生所的重要文件、法规性文件、财务决算、人事任免等；长期保管的档案主要包括医疗业务档案、行政管理档案等，保管期限为10年以上；短期保管的档案主要包括一般性文件、临时性资料等，保管期限为10年以下。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每月检查一次，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.每年对档案进行一次全面检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、系统性、安全性等方面。3.对检查中发现的问题应及时进行处理，如修复损坏的档案、调整档案的存放位置等。六、档案利用制度（一）利用范围1.本卫生所工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、患者及其家属等因法定事由查阅档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制件与原件一致。（三）利用手续1.利用者查阅档案时，应出示有效证件，填写查阅登记表，注明查阅时间、内容、目的等信息。2.借阅档案时，利用者应在借阅登记表上签字确认，注明借阅期限、归还时间等信息。档案管理人员应向利用者发放档案借阅证，并告知其借阅档案的注意事项。3.复制档案时，利用者应在复制申请表上签字确认，注明复制内容、用途等信息。档案管理人员应按照规定收取复制费用，并开具发票。（四）利用监督1.档案管理人员应对利用者的查阅、借阅、复制等行为进行监督，确保档案的安全和完整。2.如发现利用者有违反档案管理规定的行为，档案管理人员应及时制止，并报告档案管理部门负责人。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，总结经验教训，不断完善档案利用制度。七、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，各科室负责人、档案管理人员等为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.根据档案的重要程度、保存价值、历史意义等因素，确定档案的保管期限和销毁范围。2.对保管期限届满的档案，应进行全面鉴定；对未满保管期限但已失去保存价值的档案，也应进行鉴定。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的完整性、准确性、系统性等方面，确保鉴定结果的科学性和公正性。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁清单，报档案管理领导小组审批。2.档案管理领导小组审批同意后，档案管理人员按照销毁清单对档案进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档备查。（四）销毁记录1.建立档案销毁记录台账，详细记录档案销毁的时间、地点、内容、数量、监销人员等信息。2.档案销毁记录台账应长期保存，以备查阅。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、年度新增档案数量、年度销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅档案的人次、借阅档案的人次、复制档案的数量等。3.档案保管情况统计：包括档案库房的面积、档案装具的数量、档案的完好率等。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，一般每月统计一次，统计数据应真实、准确、完整。2.统计数据应采用表格形式进行整理和汇总，便于分析和比较。3.对统计数据应进行分析和研究，总结档案管理工作中的经验教训，不断改进档案管理工作。（三）统计报表1.档案管理人员应定期向上级主管部门报送档案统计报表，报表内容应包括档案数量统计、档案利用情况统计、档案保管情况统计等方面。2.档案统计报表应按照规定的格式和要求填写，报表数据应与档案管理实际情况相符。3.档案统计报表应加盖档案管理部门公章，并由档案管理部门负责人签字确认后报送上级主管部门。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为卫生所的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合卫生所档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用等功能的自动化管理。3.网络建设：建立档案管理局域网，实现档案信息的内部共享和传输。4.安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，包括防火墙、入侵检测系统、数据加密、用户认证等措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.严格遵守档案信息化管理系统的操作规程，不得擅自修改系统数据和程序。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。4.加强对档案信息的安全管理，严格控制用户的访问权限，防止档案信息的泄露和丢失。（四）数据备份与恢复1.建立档案数据