教学档案管理制度范本

PAGE教学档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强教学档案管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥教学档案在教学、管理、科研及学校发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校教学管理部门、各教学单位（包括学院、系、教研室等）以及与教学相关的各类人员在教学活动中形成的档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则教学档案由学校教学管理部门统一归口管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整性原则全面收集教学活动各环节产生的档案资料，保证档案内容的完整无缺。3.准确性原则档案内容应真实、准确反映教学工作实际情况，数据可靠，表述清晰。4.系统性原则对教学档案进行科学分类、编号和整理，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校机密及个人隐私的档案妥善保管，防止泄密。二、教学档案的分类与编号（一）分类1.综合管理类包括学校教学工作的规划、总结、规章制度、会议记录、统计报表等。2.教师业务档案类涵盖教师的基本信息、教学任务安排、教学质量考核、教学成果、进修培训等材料。3.学生学籍档案类包含学生入学登记表、学籍变动记录、成绩册、毕业资格审核等资料。4.教学计划与课程档案类有各专业教学计划、课程教学大纲、课程教案、教学日历、课程考核试卷及成绩分析等。5.实践教学档案类涉及实习、实训、课程设计、毕业设计（论文）等实践教学环节的任务书、指导记录、总结报告、成果展示等。6.教学研究与改革档案类包括教学研究项目立项、研究成果、教学改革方案及实施情况等。7.教材档案类如教材选用计划、自编教材编写情况、教材评估等资料。8.教学设施设备档案类有关教学实验室、实习基地、教学仪器设备等的建设、购置、使用、维护记录。（二）编号1.采用层级编码方式，一级代码代表档案类别，如“Z”表示综合管理类，“J”表示教师业务档案类等。2.二级代码为该类别下的具体分类代码，如“Z1”表示教学规划，“J1”表示教师基本信息等。3.三级代码为流水号，用于区分同一类别下的不同档案。例如，“Z1001”表示学校的第一份教学规划文件，“J1001”表示第一位教师的基本信息档案。三、教学档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和人员应按照档案管理规定，及时将教学活动中产生的各类文件材料收集齐全，定期移交教学管理部门。2.对于重要的教学文件、资料，应实行“双套制”备份，一份纸质档案，一份电子档案。电子档案应采用通用格式存储，并确保数据的可读性和可恢复性。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或销毁。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的档案进行分类整理。同一类别的档案按照时间顺序或重要程度排列。2.每份档案应编写目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和管理。3.对于纸张破损、字迹模糊的档案，应进行修复或复制，确保档案内容清晰可读。4.电子档案应按照分类建立文件夹，文件名应规范准确，反映档案的主要内容。同时，建立电子档案索引目录，方便检索。四、教学档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门在整理好档案后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交教学管理部门。2.教学管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和分类合理性。审核无误后，办理签收手续，并按照编号顺序将档案存入档案库房。（二）保管期限1.教学档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括学校教学工作的重要法规、制度、规划、总结，涉及学校历史沿革、重大事件的教学文件等。长期保管的档案一般为15年至50年，如教师业务档案中的重要教学成果、学生学籍档案中的毕业生名册等。短期保管的档案为5年以下，如一般的教学计划、课程教案、临时性教学文件等。2.保管期限的确定应严格按照国家有关档案保管期限的规定执行，并结合学校实际情况进行调整。（三）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案应及时修复或复制。4.电子档案应定期进行备份，并存储在不同的介质上，分别存放。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的安全性和完整性。五、教学档案的利用与借阅（一）利用范围1.学校内部教学管理、教学研究、教学评估、师资队伍建设等工作需要查阅教学档案。2.教师开展教学活动、指导学生学习、进行教学改革等需要参考教学档案。3.学生查询本人学籍档案、成绩等信息。（二）借阅程序1.校内人员因工作需要借阅教学档案，应填写《教学档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称和编号、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交教学管理部门审批。教学管理部门根据申请内容进行审核，批准后开具《教学档案借阅单》。3.借阅人凭《教学档案借阅单》到档案库房办理借阅手续，档案管理人员按照借阅单内容提供档案，并做好借阅登记。4.借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注或污损，不得擅自转借他人。2.如需复印档案资料，应经教学管理部门同意，并在指定地点进行复印。复印件应与原件核对无误后，加盖档案管理部门公章。3.利用教学档案过程中形成的相关记录，如查阅记录、复印清单等，应及时交档案管理部门归档保存。六、教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的教学档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管期限相匹配。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立教学档案鉴定小组，由教学管理部门负责人、档案管理人员、相关专业教师等组成。鉴定小组负责对保管期满的教学档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.对于仍有查考利用价值或涉及学校重要历史事件、教学成果的档案，应继续保存；对于已无保存必要的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.鉴定小组将鉴定结果形成《教学档案鉴定报告》，报学校主管领导审批。2.经批准销毁的档案，应编制《教学档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在