单位办公用品采购制度

单位办公用品采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及公司《内部控制管理手册》等相关法律法规、行业准则及集团母公司规定，结合公司内部管理需求，旨在规范单位办公用品采购行为，防控采购过程中的专项风险，提升资源使用效率，确保采购活动的合规性、透明性及经济性。制度的制定与执行，有助于完善公司治理结构，防范舞弊行为，推动管理流程标准化，满足公司可持续发展的内部控制要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在办公用品采购过程中的所有业务活动，覆盖需求提报、预算审批、供应商选择、采购执行、验收交付、付款结算及档案管理等全流程场景。具体适用范围包括但不限于办公设备、文具耗材、清洁用品、劳保用品等各类办公用品的采购行为，以及与采购相关的合同签订、履约管理、质量监控等环节。第三条本制度中涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对办公用品采购活动建立的系统性风险防控与管理机制，包括但不限于供应商准入、招标流程、合同管理、价格监控、质量验收等关键环节的规范化管控，旨在实现风险源头治理与过程监督。（二）“XX风险”指在办公用品采购过程中可能出现的各类风险，包括但不限于供应商资质风险、价格欺诈风险、质量不合格风险、合同违约风险、舞弊腐败风险、信息泄露风险等，需通过制度设计与管理措施进行系统性防范。（三）“XX合规”指办公用品采购活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的行为准则，强调采购决策的合法性与合理性，确保采购过程公开透明、程序正当、权责清晰。第四条本制度遵循以下核心管理原则：（一）“全面覆盖”原则：确保办公用品采购全流程纳入制度管控范围，覆盖所有采购场景与业务主体，实现无死角管理。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门在采购活动中的具体职责，建立岗位责任清单，确保责任可追溯。（三）“风险导向”原则：以风险防控为核心目标，重点监控高风险环节，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估制度执行效果，根据内外部环境变化及时优化管理流程与控制措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对办公用品采购专项管理负总责，承担领导责任，负责统筹制度体系建设、重大风险决策及监督考核。分管领导为直接责任人，具体负责专项管理的组织实施、关键流程审批及异常事件处置。第六条公司设立“办公用品采购专项管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、法务合规部及各主要使用部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调公司办公用品采购专项管理工作，制定年度管理计划。（二）审议重大采购项目决策、重大风险处置方案及制度修订事项。（三）监督考核各部门专项管理责任落实情况，开展定期评估。第七条设立“办公用品采购专责工作组”（以下简称“工作组”），由采购部牵头，联合财务部、法务合规部组成，负责专项管理的日常执行与监督。工作组主要职责包括：（一）制定与修订办公用品采购操作细则，优化采购流程。（二）开展供应商资质审核、招标文件编制及采购过程监控。（三）协助审计部门开展专项审计，处置采购异常事件。第八条各部门及下属单位为办公用品采购的业务主体，主要职责包括：（一）根据部门实际需求，科学编制办公用品预算，提交采购申请。（二）配合工作组开展供应商信息提供、验收确认等环节工作。（三）落实本部门采购活动的内部合规审查，及时上报风险隐患。第九条基层执行岗位（如采购专员、财务审核员、验收人员等）承担直接操作责任，须严格遵守操作规程，履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书，确保业务操作符合制度要求。（二）对采购过程中的异常情况及时上报工作组或领导小组。（三）妥善保管采购档案，确保信息完整可追溯。第三章专项管理重点内容与要求第十条供应商准入管理：所有办公用品供应商必须符合国家《企业采购供应商准入标准》要求，建立合格供应商名录，实行动态管理。新供应商准入需经工作组实地考察、资质审核及风险评估，必要时组织比选或招标。禁止与离职员工或存在利益冲突的第三方建立采购关系。第十一条采购预算管理：各部门须于每月X日前提交下月办公用品采购预算，经部门负责人签字、工作组审核、分管领导审批后方可执行。预算超支需另行报批，严禁无预算采购。第十二条采购方式管理：采购金额低于X万元的，可实行单一来源采购或询价采购；金额在X万元至X万元的，必须通过公开招标或邀请招标程序；金额超过X万元的，需按集团母公司规定报备审批。第十三条招标流程管理：招标文件应明确技术参数、商务条款、评审标准及违约责任，评审过程须采用随机抽取、专家打分等方式，确保公平公正。中标结果需公告公示X日，无异议后方可签订合同。第十四条合同签订管理：采购合同必须采用公司标准模板，明确供应商义务、交付期限、质量标准、付款条件及违约责任。合同签订前由法务合规部进行法律审核，重要合同需报领导小组备案。第十五条质量验收管理：所有采购的办公用品须经使用部门验收合格后方可入库或使用，验收标准以采购合同约定及国家质量标准为准。验收不合格的，应及时退回供应商并办理索赔手续。第十六条价格监控管理：建立办公用品价格库，定期对比市场行情，对采购价格异常波动开展专项调查。禁止收受供应商回扣或好处费，严禁指定品牌或型号进行采购。第十七条付款结算管理：采购款项支付须依据合同约定及验收单据，由财务部审核合同、发票、验收单齐全后执行。大额支付需经分管领导审批，严禁提前付款或无合同付款。第十八条档案管理：所有采购活动档案（包括申请单、预算表、招标文件、合同、验收单、付款凭证等）须统一归档，保存期限不少于X年，以备审计调阅。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：工作组须每年对制度执行情况进行评估，根据国家政策调整、行业规范变化及公司业务需求，提出修订建议，报领导小组批准后实施。第二十条风险识别预警机制：每季度开展一次专项风险排查，重点关注供应商集中度过高、采购价格异常、合同履约纠纷等风险点，评估风险等级后发布预警通知，要求相关部门落实防控措施。第二十一条合规审查机制：将采购合规审查嵌入以下关键节点：（一）采购申请提交时，由工作组审核需求合理性及预算合规性。（二）招标过程中，由工作组监督评审过程的公平性。（三）合同签订前，由法务合规部审查法律风险。（四）付款环节，由财务部核对合同、验收单据的一致性。明确“未经合规审查的采购行为一律不得实施”的刚性要求。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险：由工作组牵头，相关部门协同处置，每月汇总上报处理结果。（二）重大风险：启动应急预案，由领导小组协调资源，必要时上报公司主要负责人决策，并形成专项报告。第二十三条责任追究机制：对违反本制度的行为，根据情节严重程度，采取以下措施：（一）轻微违规：通报批评，责令整改。（二）一般违规：扣除绩效奖金，取消评优资格。（三）重大违规：解除劳动合同，视情节移交司法机关处理。第二十四条评估改进机制：每年X月，领导小组组织相关部门对制度有效性进行评估，重点考核风险防控成效、流程优化情况及员工合规意识，评估结果作为制度修订的依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人每年听取专项管理工作汇报，分管领导每月召开专题会议研究解决突出问题。各部门负责人对本部门采购行为的合规性负首要责任。第二十六条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度绩效考核，考核结果与部门负责人绩效奖金挂钩；对合规表现突出的部门和个人，予以通报表扬和物质奖励。第二十七条培训宣传机制：每年X月开展全员合规培训，内容包括制度解读、案例警示、操作流程等，新员工入职必须接受专项培训并考核合格。第二十八条信息化支撑：开发办公用品采购管理系统，实现需求提报、预算审批、供应商管理、合同管理、付款跟踪等环节的线上化、自动化，提升管理效率与风险监控能力。第二十九条文化建设：制作《办公用品采购合规手册》，向全体员工发放；每半年组织一次合规承诺签字活动，营造“人人讲合规、事事守底线”的管理氛围。第三十条报告制度：各部门须每月X日前向工作组报送采购活动统计表，内容包括采购金额、供应商名称、使用部门等。发生重大风