合同审核(管理)制度

合同审核(管理)制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国数据安全法》等相关国家法律法规，参照行业先进管理准则，结合企业内部风险防控需求及业务发展实际，为规范合同管理行为，防范法律风险，提升合规经营水平，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在业务经营、项目管理、采购供应、技术开发等场景下的合同签订、履行及管理活动。任何组织或个人均须严格遵守本制度，确保合同管理的规范性、合法性与有效性。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“合同专项管理”指企业对合同全生命周期进行系统化、规范化的管理与控制，包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除及归档等环节的监督与协调；（二）“专项风险”指因合同管理不善可能导致的法律纠纷、经济损失、声誉损害或资源浪费等潜在风险；（三）“合规管理”指企业依据法律法规、行业准则及内部制度要求，对合同行为进行规范与约束，确保经营活动合法合规；（四）“分级管控”指根据合同金额、业务性质、风险等级等因素，实施差异化的管理措施。第四条合同专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有合同管理活动纳入制度管控范围，不留管理空白；（二）责任到人：明确各级管理主体及岗位的职责权限，确保责任可追溯；（三）风险导向：以风险防控为核心，重点关注重大合同、高风险业务场景；（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理机制，提升制度适应性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司合同专项管理负总责，统筹领导制度实施；分管领导为直接责任人，负责组织协调、资源保障及监督考核。第六条设立合同专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法务、财务、业务、风控等相关部门负责人。领导小组职责如下：（一）统筹制定与修订合同专项管理制度，协调跨部门协作；（二）审批重大合同或特殊业务的决策方案，确保合规性；（三）定期听取专项管理工作报告，监督制度执行情况。第七条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门（如法务部）：负责合同管理制度建设、风险识别、流程优化、培训宣贯及考核监督；（二）专责部门（如风控部、财务部）：分别负责合同履行中的合规审核、资金审批、税务监控及风险处置；（三）业务部门/下属单位：落实本领域合同管理要求，开展日常风险防控，确保业务操作符合制度规定。第八条基层执行岗位需履行以下合规责任：（一）严格按流程办理合同相关业务，拒绝无依据的合同签订；（二）主动识别并上报合同履行中的异常情况或潜在风险；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在合同管理中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：采购合同签订前，须完成供应商资质审核、信用评估、履约能力验证，禁止与存在重大合规风险的企业合作。第十条招标流程规范：公开招标、邀请招标等需严格遵循法定程序，确保流程透明、结果公正，严禁围标、串标等行为。第十一条合同条款审核：核心条款（如价款、期限、违约责任）须经专责部门复核，禁止签订含有无效免责条款的合同。第十二条资金审批权限：大额合同资金支付需经分级审批，财务部门核查合同真实性与合规性后方可放款，严禁超权限支付。第十三条税务合规要求：合同签订后30日内完成税务备案，发票开具须与合同内容一致，禁止虚开发票或逃税行为。第十四条关联交易管理：关联交易合同需披露交易背景及定价依据，经第三方独立评估后报领导小组审批，禁止利益输送。第十五条数据安全保护：涉及个人信息的合同须明确数据采集、使用、存储等规则，符合《数据安全法》等规定，禁止非法交易数据。第十六条合同履行监控：业务部门每月提交合同执行报告，专责部门定期抽查履约情况，对逾期或违约行为及时预警。第十七条变更与解除管理：合同变更需经原审核部门重新评估，解除合同须符合法定条件并形成书面记录，禁止擅自解除。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新：每年组织一次制度评审，根据法律法规变化、业务调整或案例复盘，修订完善相关条款。第十九条风险识别预警：每季度开展合同风险排查，按“低、中、高”分级评估，发布预警通知书并制定应对方案。第二十条合规审查嵌入业务：重大合同需经领导小组审议，日常业务流程中嵌入合规校验节点，确保“未经审查不得实施”。第二十一条风险分级处置：一般风险由业务部门自行整改，重大风险由领导小组牵头处置，明确应急流程、责任分工及上报要求。第二十二条责任追究机制：对违规行为界定处罚标准，联动绩效考核、纪律处分或司法追责，典型问题纳入全员警示教育。第二十三条评估改进机制：每年委托第三方机构开展专项评估，出具报告并提出优化建议，持续完善管理体系。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导须定期研究合同管理议题，确保制度资源投入，形成“一级抓一级、层层抓落实”的工作格局。第二十五条考核激励机制：将合同合规情况纳入部门/个人年度考核，优秀案例予以奖励，违规行为取消评优资格。第二十六条培训宣传机制：分层级开展制度培训，管理层重点考核合规履职能力，一线员工重点掌握操作规范，每年不少于4次。第二十七条信息化支撑：通过合同管理系统实现流程自动化、风险实时监控，数据自动预警，提升管理效率。第二十八条文化建设：编制《合同合规手册》，要求全员签订承诺书，利用宣传栏、内部平台等营造合规氛围。第二十九条报告制度：每月汇总风险事件、整改情况，季度向领导小组汇报，年度形成管理总结报告并报公司决策层。第六章附