公共场所档案台账记录管理手册

公共场所档案台账记录管理手册第1章总则1.1档案台账管理的目的与意义1.2管理范围与适用对象1.3管理原则与要求1.4档案台账的分类与编码规则第2章档案台账的建立与管理2.1档案台账的建立流程2.2档案台账的分类与登记2.3档案台账的维护与更新2.4档案台账的借阅与归还管理第3章档案台账的使用与查阅3.1档案台账的使用规范3.2档案台账的查阅权限与流程3.3档案台账的保密与安全要求3.4档案台账的电子化管理要求第4章档案台账的监督检查与整改4.1档案台账监督检查的职责与范围4.2档案台账监督检查的方法与手段4.3档案台账监督检查的整改与反馈4.4档案台账监督检查的记录与报告第5章档案台账的档案化与归档5.1档案台账的归档标准与流程5.2档案台账的归档保管要求5.3档案台账的销毁与处置规定5.4档案台账的长期保存与利用第6章档案台账的培训与考核6.1档案台账管理的培训内容与方式6.2档案台账管理的考核标准与方法6.3档案台账管理的奖惩机制6.4档案台账管理的持续改进机制第7章附则7.1本手册的适用范围与生效日期7.2本手册的解释权与修订说明7.3与相关法律法规的衔接要求第8章附件8.1档案台账的分类与编码表8.2档案台账的借阅登记表8.3档案台账的销毁登记表8.4档案台账的监督检查记录表第1章总则一、档案台账管理的目的与意义1.1档案台账管理的目的与意义档案台账管理是公共场所档案工作的重要组成部分，其核心目的是通过系统、规范、科学的档案记录与管理，确保各类档案信息的完整性、准确性和可追溯性。在现代社会，随着信息化、数字化进程的加快，公共场所的档案管理不仅关系到单位内部的管理效率，还直接影响到公共服务质量、政策执行效果以及社会公众的知情权与监督权。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案台账管理具有明确的法律依据和政策导向。公共场所档案台账的建立与管理，有助于实现以下目标：1.规范管理：通过统一的档案台账制度，明确各类档案的归档范围、保管期限、责任人及管理流程，确保档案管理有章可循、有据可依；2.提高效率：通过标准化的台账记录，提升档案管理人员的工作效率，减少重复劳动，提高档案利用的便捷性；3.保障安全：通过规范的档案管理，防止档案遗失、损坏或泄密，确保档案信息的安全性和保密性；4.支持决策：档案台账为政府及相关部门提供真实、完整的数据支撑，为政策制定、公共服务优化和应急管理提供依据；5.促进监督：档案台账的公开透明，有助于社会公众监督公共场所的运行情况，提升公共服务的透明度与公信力。据国家档案局发布的《2023年全国档案工作统计报告》显示，全国各级各类公共场所档案管理覆盖率已达到98.6%，其中公共图书馆、博物馆、文化馆、档案馆等单位的档案台账管理规范化程度显著提升。这表明，档案台账管理已成为推动公共文化服务高质量发展的重要支撑。1.2管理范围与适用对象1.2.1管理范围公共场所档案台账管理的范围涵盖所有与公共事务相关、具有保存价值的文件材料，主要包括以下几类：-行政管理类档案：如政府机关、事业单位、公共场所管理单位的行政文件、会议记录、规章制度、工作计划等；-业务运行类档案：如服务记录、活动记录、设施设备运行记录、安全管理记录等；-社会服务类档案：如文化活动记录、宣传教育材料、志愿服务记录、群众反馈记录等；-安全与应急管理类档案：如突发事件处置记录、安全检查记录、应急预案及演练记录等；-其他具有保存价值的文件材料：如合同协议、财务凭证、项目立项文件、年度总结等。上述档案材料的归档范围，应根据《机关档案工作条例》《公共文化服务保障法》等相关法规进行细化，确保管理范围的科学性和全面性。1.2.2适用对象公共场所档案台账管理的适用对象主要包括以下几类单位和部门：-公共场所管理单位：如城市广场、公园、博物馆、图书馆、文化馆、档案馆等；-公共服务机构：如教育机构、卫生机构、文化机构等；-政府相关部门：如民政部门、文化体育局、自然资源局等；-社会团体和非政府组织：如文化协会、公益组织等；-企事业单位：如文化企业、文化机构等。各适用对象应根据自身职能和管理需要，建立相应的档案台账管理制度，并确保档案台账的完整性、准确性和可追溯性。1.3管理原则与要求1.3.1管理原则公共场所档案台账管理应遵循以下基本原则：-依法管理：严格遵守《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，确保档案管理有法可依、有章可循；-分类管理：根据档案内容、形式和用途进行分类，确保档案管理的系统性和规范性；-统一标准：建立统一的档案台账分类标准和编码规则，确保各类档案的归档、整理、保管和利用的一致性；-安全保密：严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全，防止泄密和丢失；-动态更新：档案台账应随业务发展不断更新，确保档案信息的时效性和完整性；-责任明确：明确档案管理人员和相关责任人的职责，确保档案管理的落实和监督。1.3.2管理要求公共场所档案台账管理应满足以下管理要求：-档案分类清晰：档案应按照类别、形式、保管期限等标准进行分类，确保档案管理的系统性；-档案编号规范：档案应统一编号，编号应包含档案类别、保管期限、形成时间、责任人等信息，便于查找和管理；-档案登记完整：档案台账应详细记录档案的形成、归档、保管、调阅、销毁等全过程，确保档案管理的可追溯性；-档案保存期限明确：根据《机关档案工作条例》规定，档案的保存期限应明确，确保档案在法定期限内完整保存；-档案调阅便捷：档案台账应建立调阅登记制度，确保档案调阅的规范性和可追溯性；-档案销毁规范：档案销毁应严格遵循相关法律法规，确保销毁过程的合法性和安全性。1.4档案台账的分类与编码规则1.4.1档案台账的分类公共场所档案台账的分类应依据档案的内容、形式和用途进行划分，常见分类方式包括：-按档案内容分类：如行政管理档案、业务运行档案、社会服务档案、安全与应急管理档案等；-按档案形式分类：如纸质档案、电子档案、声像档案等；-按保管期限分类：如永久保存、长期保存、短期保存等；-按档案载体分类：如纸质档案、电子档案、影像档案等。上述分类方式应结合《机关档案工作条例》《公共文化服务保障法》等法规要求，确保分类的科学性和规范性。1.4.2档案台账的编码规则档案台账的编码规则应统一、规范、可操作，确保档案的可识别性和可管理性。编码规则应包括以下内容：-档案分类编码：按档案类别进行编码，如“行政管理档案”编码为“01”；-保管期限编码：按档案保存期限进行编码，如“永久”编码为“99”；-形成时间编码：按档案形成时间进行编码，如“2023年”编码为“2023”；-责任人编码：按责任人身份进行编码，如“”编码为“Z123456”；-档案编号：按统一编号规则，确保编号的唯一性和可追溯性。根据《机关档案工作条例》规定，档案编码应遵循“统一标准、分类清晰、便于检索”的原则，确保档案管理的系统性和规范性。公共场所档案台账管理是一项系统性、规范性、科学性很强的工作，其目的是为了保障档案信息的完整性、准确性和可追溯性，为政府管理、公共服务和社会监督提供有力支撑。通过科学的分类、规范的编码和严格的管理要求，档案台账管理将有效提升公共场所档案工作的质量和效率。第2章档案台账的建立与管理一、档案台账的建立流程2.1档案台账的建立流程档案台账的建立是档案管理工作的重要基础，是实现档案信息有序管理、提高档案利用效率的关键环节。建立档案台账的流程通常包括以下几个主要步骤：1.需求分析与规划在档案管理工作中，首先需要明确档案管理的范围、类型及使用需求。根据《档案法》及相关法规，档案管理应遵循“统一管理、分类整理、规范归档、便于利用”的原则。在建立台账前，需对档案的种类、数量、保管期限、使用频率等进行详细分析，确定台账的分类标准和管理范围。例如，根据《档案管理规定》，档案分为文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等类别，不同类别档案的管理方式和台账记录要求也有所不同。2.台账设计与模板制定根据档案的分类和管理需求，制定统一的档案台账模板，包括档案编号、档案名称、形成单位、形成时间、保管期限、责任人、借阅记录、使用情况等字段。台账设计应符合《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016）的要求，确保数据结构合理、信息完整、便于录入和查询。3.档案归档与台账录入档案的归档是台账建立的核心环节。在档案归档过程中，需按照档案分类标准进行整理，确保档案的完整性、准确性和可追溯性。归档完成后，将档案信息录入台账系统，填写档案编号、名称、形成单位、形成时间、保管期限、责任人等关键信息。在此过程中，应遵循“谁归档、谁负责”的原则，确保台账信息的准确性和时效性。4.台账审核与确认台账建立完成后，需由档案管理人员进行审核，确保台账内容与实际档案信息一致。审核内容包括档案编号的唯一性、档案信息的完整性、保管期限的准确性等。审核通过后，台账方可正式启用，成为档案管理的重要工具。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案台账的建立应结合信息化管理手段，实现档案信息的电子化、规范化管理。通过电子台账系统，可以实现档案信息的自动录入、分类、检索和统计，提高档案管理的效率和准确性。二、档案台账的分类与登记2.2档案台账的分类与登记档案台账的分类是档案管理的基础，不同的分类标准决定了台账的结构和管理方式。根据《档案管理规定》和《档案分类法》，档案通常按照以下方式分类：1.按档案内容分类档案按其内容可分为文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。例如，文书档案包括公文、会议记录、往来函件等；科技档案包括实验记录、技术图纸、设计文件等；声像档案包括录音、录像、照片等；实物档案包括实物、模型、标本等。2.按保管期限分类档案根据其保管期限分为永久保存、长期保存、短期保存和临时保存。根据《档案法》规定，永久保存的档案应保存至国家规定的年限，长期保存的档案保存期限一般为50年，短期保存的档案保存期限一般为10年，临时保存的档案则根据实际需要确定。3.按档案载体分类档案按其载体分为纸质档案、电子档案、声像档案等。纸质档案是传统的档案形式，电子档案则随着信息技术的发展逐渐成为重要组成部分。根据《电子档案管理暂行规定》，电子档案的管理应遵循“统一标准、统一格式、统一归档”的原则。4.按档案形成单位分类档案按其形成单位分为内部档案和外部档案。内部档案是指由本单位或部门形成的档案，外部档案则是由其他单位或部门形成的档案。在档案台账登记过程中，需按照上述分类标准，对档案进行分类登记，确保台账信息的准确性和完整性。登记内容应包括档案编号、档案名称、形成单位、形成时间、保管期限、责任人、借阅记录、使用情况等。根据《档案分类法》（GB/T15014-1994），档案的分类应遵循“按用途分类、按内容分类、按载体分类”的原则，确保档案分类的科学性和系统性。三、档案台账的维护与更新2.3档案台账的维护与更新档案台账的维护与更新是确保档案管理持续有效的重要环节，是档案管理工作的重要组成部分。台账的维护与更新应遵循“定期检查、及时更新、动态管理”的原则。1.台账的定期检查台账的定期检查是确保档案信息准确、完整、有效的必要手段。检查内容主要包括档案的完整性、准确性、及时性以及是否符合分类标准。检查应由档案管理人员定期进行，确保台账信息的及时更新和准确反映实际档案情况。2.台账的及时更新档案台账的更新应根据档案的变动情况及时进行。例如，档案的归档、借阅、归还、销毁等情况均需在台账中进行记录。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案台账应实现动态管理，确保档案信息的实时更新。3.台账的动态管理档案台账的动态管理应结合信息化管理手段，实现档案信息的自动录入、分类、检索和统计。通过电子台账系统，可以实现档案信息的实时更新、查询和统计，提高档案管理的效率和准确性。4.台账的归档与保存档案台账的归档与保存应遵循《档案管理规定》的相关要求，确保台账信息的长期保存。台账应按照档案管理的归档要求进行保存，确保在需要时能够随时调取和使用。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案台账的维护与更新应结合信息化管理手段，确保档案信息的准确性和时效性，为档案管理工作提供有力支持。四、档案台账的借阅与归还管理2.4档案台账的借阅与归还管理档案台账的借阅与归还管理是档案管理中的一项重要工作，是确保档案信息安全、合理利用的重要环节。档案台账的借阅与归还管理应遵循“谁借谁还、谁借谁还”的原则，确保档案信息的完整性和安全性。1.借阅流程档案台账的借阅需遵循严格的流程，确保借阅的合法性、规范性和安全性。借阅流程一般包括以下步骤：-申请与审批：借阅人需填写借阅申请表，经相关负责人审批后方可借阅。-登记与记录：借阅人需在台账中登记借阅信息，包括借阅人姓名、借阅日期、归还日期、借阅数量、使用情况等。-借阅与归还：借阅人按期归还档案，归还时需在台账中进行登记，确保档案信息的准确性和完整性。2.归还管理档案台账的归还管理应确保档案的完整性和安全性。归还时需核对档案是否完好，是否符合归还条件，确保档案信息的准确性和完整性。归还后，需在台账中进行登记，确保归还记录的准确性和可追溯性。3.借阅记录的保存档案台账的借阅记录应妥善保存，确保借阅信息的可追溯性。根据《档案管理规定》的相关要求，借阅记录应保存不少于30年，确保档案信息的长期可查。4.借阅权限管理档案台账的借阅权限应严格管理，确保借阅人具备相应的权限。根据《档案管理规定》，档案的借阅权限应由档案管理人员根据实际需求进行分配，确保档案信息的安全和合理利用。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案台账的借阅与归还管理应结合信息化管理手段，确保档案信息的准确性和安全性，提高档案管理的效率和规范性。第3章档案台账的使用与查阅一、档案台账的使用规范3.1档案台账的使用规范档案台账是公共场所管理中不可或缺的管理工具，其使用规范直接关系到档案信息的完整性、准确性与可追溯性。根据《档案法》及相关法律法规，公共场所档案台账的使用应遵循以下规范：1.统一管理：所有公共场所档案台账应由指定的档案管理部门统一管理，确保档案信息的统一性和规范性。根据《档案管理规定》（国家档案局令第32号），档案管理应实行“统一领导、分级管理、分类保存、集中保管”的原则。2.标准化管理：档案台账应按照统一的格式和内容标准进行制作，确保各类档案信息的完整性和一致性。例如，档案台账应包括档案名称、类别、创建时间、责任人、归档地点、状态标识等关键信息，符合《档案分类与编目规则》（GB/T10610-2013）的要求。3.定期更新：档案台账应定期进行更新，确保信息的时效性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应实现动态管理，定期录入新档案信息，并及时清理过期或无效档案。4.责任明确：档案台账的使用和管理应明确责任主体，确保档案信息的准确性和可追溯性。根据《档案法》第十六条，档案管理人员应定期检查台账内容，确保台账信息与实际档案保持一致。5.规范记录：档案台账的记录应遵循“一事一档、一档一卷”的原则，确保每项档案信息都有对应的记录。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应实现电子化管理，确保信息可查询、可追溯、可审计。二、档案台账的查阅权限与流程3.2档案台账的查阅权限与流程档案台账的查阅权限与流程是保障档案信息安全与有效利用的重要环节。根据《档案法》及《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账的查阅权限与流程如下：1.查阅权限：档案台账的查阅权限应根据档案的性质和保密级别进行划分。一般情况下，档案台账的查阅权限包括：-内部查阅：档案管理人员、相关部门负责人及授权人员可查阅档案台账，以进行日常管理、监督和决策。-外部查阅：涉及公共利益、社会监督或法律法规要求的，可由相关机关或单位查阅档案台账，但需遵循保密原则。2.查阅流程：档案台账的查阅应遵循以下流程：-申请与审批：查阅人员需填写《档案查阅申请表》，并经相关负责人审批后方可查阅。-登记与记录：查阅过程中，应做好查阅登记，记录查阅时间、人员、内容及用途，确保查阅过程可追溯。-归档与反馈：查阅完成后，查阅人员应将查阅结果反馈至档案管理部门，并做好相关记录。3.查阅记录：档案台账的查阅应建立查阅记录制度，确保查阅过程可查、可追溯。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应实现电子化管理，查阅记录应保存在档案管理系统中，确保查阅过程的可查性。三、档案台账的保密与安全要求3.3档案台账的保密与安全要求档案台账作为公共场所管理的重要依据，其保密与安全要求至关重要。根据《档案法》及《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账的保密与安全要求如下：1.保密原则：档案台账的保密要求应遵循“谁保管、谁负责”的原则，确保档案信息不被非法获取、泄露或篡改。根据《档案法》第十六条，档案管理人员应严格遵守保密制度，防止档案信息被滥用。2.权限控制：档案台账的查阅权限应严格限定，仅限于授权人员查阅。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应设置权限控制机制，确保不同用户访问不同级别的档案信息。3.安全防护：档案台账应采取必要的安全防护措施，防止信息被非法访问或篡改。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案台账应符合信息系统安全等级保护要求，确保信息的机密性、完整性与可用性。4.数据备份与恢复：档案台账应定期进行数据备份，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应实现数据备份与恢复机制，确保数据安全。5.安全审计：档案台账的使用应进行安全审计，确保查阅、修改、删除等操作可追溯。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应实现安全审计功能，确保操作行为可追踪。四、档案台账的电子化管理要求3.4档案台账的电子化管理要求随着信息技术的发展，档案台账的电子化管理已成为公共场所档案管理的重要趋势。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012）及《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案台账的电子化管理应遵循以下要求：1.电子化标准：档案台账应按照统一的电子化标准进行制作，确保电子档案的格式、内容与纸质档案一致。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应符合国家电子档案管理的相关规定。2.电子化存储：档案台账应存储于电子档案管理系统中，确保档案信息的可访问性、可查询性与可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应实现电子化存储，并与档案管理信息系统对接。3.电子化共享：档案台账应实现电子化共享，确保不同部门、不同层级的管理人员能够及时获取所需档案信息。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应支持电子化共享，提升档案管理效率。4.电子化安全：档案台账的电子化管理应遵循信息安全原则，确保电子档案的机密性、完整性与可用性。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案台账应符合信息系统安全等级保护要求，确保数据安全。5.电子化管理流程：档案台账的电子化管理应建立完善的管理流程，包括档案录入、审核、归档、查询、统计与分析等环节。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012），档案台账应实现电子化管理，确保管理流程的规范性与高效性。通过以上规范与要求，公共场所档案台账的使用与查阅将更加规范、高效与安全，为公共场所的管理与运营提供有力支持。第4章档案台账的监督检查与整改一、档案台账监督检查的职责与范围4.1档案台账监督检查的职责与范围档案台账监督检查是确保公共场所档案管理规范化、制度化的重要手段，其职责主要涵盖以下几个方面：1.职责范围档案台账监督检查的主体通常包括政府相关部门、档案管理部门、执法机构以及第三方审计机构等。其职责范围主要包括：-制度执行情况检查：检查档案台账是否按照相关法律法规、标准规范进行管理，是否建立健全台账管理制度；-台账内容完整性检查：检查档案台账是否完整、准确、及时更新，是否涵盖各类档案信息；-台账管理规范性检查：检查台账的分类、编号、归档、保管、借阅、销毁等环节是否符合档案管理规范；-台账使用与维护情况检查：检查档案台账的使用频率、维护记录、数据更新情况，以及是否存在台账丢失、损毁、泄密等问题。2.监督检查的依据档案台账监督检查通常依据《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》《公共机构档案管理规定》等法律法规，以及地方性相关法规和标准。3.监督检查的范围档案台账监督检查的范围涵盖公共场所（如图书馆、博物馆、档案馆、政务服务中心、公共图书馆、文化馆等）的档案管理活动，包括但不限于：-档案的归档、整理、保管；-档案的借阅、调阅、复制；-档案的销毁、调出、调入；-档案信息的记录、更新、备份；-档案管理人员的职责履行情况。4.监督检查的频率档案台账监督检查的频率根据实际情况确定，一般包括：-定期检查：如每月、每季度、每年进行一次全面检查；-专项检查：针对特定问题或事件进行专项检查；-突击检查：针对重点时段或重点问题进行突击检查。二、档案台账监督检查的方法与手段4.2档案台账监督检查的方法与手段档案台账监督检查的方法和手段多种多样，通常结合“检查+评估+反馈”三位一体的管理模式，以确保监督检查的科学性、系统性和实效性。1.检查方法档案台账监督检查主要采用以下方法：-现场检查：由专职人员或第三方机构现场查看档案台账的存放、管理、使用情况，检查台账的完整性、规范性及管理流程；-查阅资料：查阅档案台账的记录、归档文件、借阅记录、销毁记录等资料，验证台账信息的真实性与一致性；-数据比对：通过电子档案管理系统，对台账数据与实际档案数量、分类、分类编码等进行比对，发现异常数据；-访谈与问卷调查：对档案管理人员、使用人员进行访谈，了解台账管理的实际操作情况，收集反馈意见；-档案鉴定：对部分档案进行实地鉴定，确认其真实性、完整性和保存状态。2.监督检查手段档案台账监督检查的手段主要包括：-信息化手段：利用档案管理系统、电子台账、数据平台等信息化工具，实现台账管理的实时监控、数据分析与预警；-技术手段：采用图像识别、条码扫描、RFID技术等，实现档案信息的高效管理与追溯；-专业评估：由专业档案管理机构或专家进行评估，对台账管理的规范性、科学性进行综合评估；-第三方评估：引入第三方机构进行独立评估，提高监督检查的客观性和公正性。3.监督检查的标准化与规范化为了提高监督检查的效率和效果，应建立标准化的监督检查流程和规范，包括：-监督检查流程标准化：明确监督检查的步骤、内容、责任分工和反馈机制；-监督检查记录标准化：建立完整的监督检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题、整改建议等；-监督检查结果标准化：将监督检查结果以报告形式反馈，明确问题、整改要求和后续跟进措施。三、档案台账监督检查的整改与反馈4.3档案台账监督检查的整改与反馈档案台账监督检查的整改与反馈是确保监督检查成果落地、推动档案管理持续改进的重要环节。1.整改要求档案台账监督检查发现的问题，应按照以下要求进行整改：-问题分类：将问题分为一般性问题、较严重问题和重大问题，分别采取不同的整改措施；-整改时限：明确整改期限，一般为发现问题之日起15个工作日之内完成整改；-整改责任：明确整改责任单位和责任人，确保整改落实到位；-整改措施：针对问题提出具体的整改措施，包括制度完善、流程优化、人员培训、技术升级等；-整改验收：整改完成后，由监督检查部门进行验收，确认整改效果。2.整改反馈机制档案台账监督检查的整改反馈机制应包括：-整改反馈报告：监督检查部门应向相关单位出具整改反馈报告，明确问题、整改要求、整改时限和验收标准；-整改情况通报：对整改情况进行通报，提高整改工作的透明度和公信力；-整改跟踪机制：建立整改跟踪机制，定期检查整改落实情况，确保整改不反弹；-整改结果公示：对整改结果进行公示，接受社会监督，提升管理公信力。3.整改与反馈的闭环管理档案台账监督检查应建立闭环管理机制，包括：-问题发现—整改—反馈—复查—持续改进的闭环流程；-整改复查机制：对整改情况进行复查，确保整改落实到位；-持续改进机制：根据监督检查结果，持续优化档案台账管理制度，提升管理水平。四、档案台账监督检查的记录与报告4.4档案台账监督检查的记录与报告档案台账监督检查的记录与报告是确保监督检查工作规范化、制度化的重要依据，也是后续整改、评估与监督的重要参考。1.监督检查记录的内容档案台账监督检查记录应包括以下内容：-监督检查时间、地点、人员：明确监督检查的时间、地点、参与人员；-监督检查内容：包括档案台账的完整性、规范性、管理流程、使用情况等；-监督检查发现的问题：明确问题类型、具体表现、影响范围及严重程度；-整改建议：针对问题提出整改建议，包括整改措施、责任人、整改时限等；-整改结果：明确整改是否完成，整改效果如何；-监督检查结论：综合评估监督检查结果，明确是否通过、需整改、需进一步核查等。2.监督检查报告的内容档案台账监督检查报告应包括以下内容：-报告背景：说明监督检查的背景、目的和依据；-监督检查过程：包括检查时间、地点、人员、方法、内容等；-监督检查结果：包括检查发现的问题、整改建议及整改情况；-报告结论：综合评估监督检查结果，明确整改要求和后续工作建议；-附件材料：包括监督检查记录、整改反馈报告、整改验收材料等。3.监督检查记录与报告的归档与管理档案台账监督检查记录与报告应按规定归档，纳入档案管理体系，确保可追溯、可查询、可复用。4.监督检查记录与报告的标准化与规范化为提高监督检查记录与报告的标准化与规范化，应建立统一的记录模板和报告格式，确保内容完整、表述规范、数据准确。通过上述监督检查与整改机制，能够有效提升公共场所档案台账管理的规范化、制度化水平，保障档案信息的安全、完整和有效利用，为公众提供更加便捷、安全的档案服务。第5章档案台账的档案化与归档一、档案台账的归档标准与流程5.1档案台账的归档标准与流程档案台账的归档标准是确保档案信息完整、准确、可追溯的重要前提。根据《国家档案局关于进一步加强档案管理工作的通知》及相关法律法规，档案台账的归档应遵循“分类管理、分级归档、定期检查、动态更新”的原则。档案台账的归档流程通常包括以下几个步骤：1.归档前的准备：在档案台账更新或新增前，应进行必要的信息核对与数据录入，确保台账内容真实、完整、无误。归档前需完成数据清洗、格式标准化、分类编码等准备工作，以保证归档后信息的可读性和可检索性。2.归档分类与编号：依据《档案分类法》对档案台账进行分类，通常按时间、类别、用途等维度进行划分。档案台账应按照统一的编号规则进行编号，确保每份档案有唯一的标识，便于后续查找与管理。3.归档时间与频率：档案台账的归档应按照规定的周期进行，如每日、每周、每月或按项目进度定期归档。对于涉及公共安全、民生服务等关键领域的档案台账，应按照“即时归档”原则，确保信息及时更新，防止遗漏或延误。4.归档方式与载体：档案台账的归档应采用纸质或电子形式，根据档案的保存期限和使用需求选择合适的载体。对于长期保存的档案台账，应采用耐久性强、防潮防尘的材料进行保存，如档案柜、档案库房等。5.归档记录与签收：归档完成后，应由责任人或指定人员进行签收确认，并记录归档时间、归档人、归档内容等信息，确保归档过程可追溯、可查证。根据《档案管理规范》（GB/T19005-2016），档案台账的归档应纳入单位档案管理体系，由档案管理部门统一管理，确保归档流程规范化、制度化。二、档案台账的归档保管要求5.2档案台账的归档保管要求档案台账的归档保管要求主要体现在档案的保存环境、保管期限、安全措施、保密要求等方面，确保档案在保存期间不受损、不丢失、不泄密。1.保存环境要求：档案台账应保存于干燥、通风、温湿度适宜的环境中，避免受潮、霉变、虫蛀、光照等影响。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010），档案库房应保持恒温恒湿，温湿度控制在14℃～24℃、45%～60%之间，以确保档案的长期保存。2.保管期限规定：档案台账的保管期限根据其内容的重要性和保存价值而定。一般分为短期保管、中期保管和长期保管三类。短期保管通常为5年，中期保管为10年，长期保管则为20年及以上。具体保管期限应依据《档案法》及相关法规规定执行。3.安全与保密措施：档案台账的保管应采取必要的安全措施，如防盗、防火、防虫、防尘等。对于涉及公共安全、社会管理、民生服务等重要档案台账，应实行严格的保密制度，防止信息泄露或被非法利用。4.档案载体管理：档案台账的载体应符合国家相关标准，如纸质档案应使用A4纸张，电子档案应采用符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的存储介质。档案载体应定期检查，确保其完好性。5.档案标签与标识：档案台账应配备清晰的标签和标识，标明档案的类别、编号、保管期限、责任人等信息，便于查找与管理。标签应使用统一格式，确保信息准确、可读。根据《档案管理规范》（GB/T19005-2016），档案台账的保管应纳入单位档案管理体系，由档案管理部门统一管理，确保档案的完整、安全、可追溯。三、档案台账的销毁与处置规定5.3档案台账的销毁与处置规定档案台账的销毁与处置是档案管理的重要环节，必须严格遵循相关法律法规，确保档案信息的安全与合规处理。1.销毁的条件与程序：档案台账的销毁应基于其保存期限已满、无使用价值、无保存价值等条件进行。销毁前应由档案管理部门进行评估，确认档案内容无保留价值后，方可进行销毁。销毁应遵循“先鉴定、后销毁”的原则，确保销毁过程合法合规。2.销毁方式与方法：档案台账的销毁方式主要包括物理销毁和电子销毁。物理销毁通常采用焚烧、粉碎、销毁等方法，电子销毁则通过数据清除、格式化、删除等方式实现。销毁后应确保档案信息彻底删除，防止信息泄露。3.销毁记录与审批：档案台账的销毁应有完整的销毁记录，包括销毁时间、销毁人、销毁方式、销毁依据等信息。销毁过程应经档案管理部门负责人审批，并存档备查。4.销毁后的管理：销毁后的档案应妥善处理，不得再用于任何用途，销毁后的档案应统一登记、归档，作为销毁记录的一部分，确保销毁过程可追溯。根据《档案法》及相关法规，档案台账的销毁必须严格遵守规定，确保档案信息的安全与合规处理。四、档案台账的长期保存与利用5.4档案台账的长期保存与利用档案台账的长期保存与利用是档案管理工作的核心内容之一，涉及档案的保存期限、利用方式、信息价值等方面。对于公共场所档案台账记录管理手册而言，长期保存与利用应确保信息的完整性、可追溯性，以及在公共管理、公共服务中的有效利用。1.长期保存的条件与标准：档案台账的长期保存应满足以下条件：保存期限超过20年，内容无损，信息完整，无使用价值或保存价值。长期保存的档案台账应采用耐久性强、防潮防尘的材料进行保存，如档案柜、档案库房等。2.档案台账的利用方式：档案台账的利用应遵循“依法利用、安全使用、规范管理”的原则。公共场所档案台账记录管理手册应按照规定用途进行使用，不得擅自修改、复制或泄露。利用时应遵循档案管理权限，确保信息的合法使用。3.档案台账的数字化管理：随着信息技术的发展，档案台账的数字化管理已成为趋势。公共场所档案台账应逐步实现电子化、信息化管理，确保档案信息的可查、可溯、可利用。数字化档案应符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的相关要求。4.档案台账的开放与共享：档案台账的开放与共享应遵循“依法开放、分级管理、安全可控”的原则。公共场所档案台账记录管理手册应按照相关法律法规，依法开放部分档案信息，供公众查阅、使用，同时确保信息的安全性和保密性。根据《档案法》及相关法规，档案台账的长期保存与利用应确保档案信息的完整性、安全性和可利用性，充分发挥档案在公共管理、公共服务中的作用。第6章档案台账的培训与考核一、档案台账管理的培训内容与方式6.1档案台账管理的培训内容与方式档案台账管理是确保公共场所档案信息完整、准确、及时归档和使用的基础工作。为提升相关人员的专业素养和操作能力，培训内容应涵盖档案管理的基本理论、操作规范、系统使用、档案分类与归档、档案安全与保密等方面。培训方式应多样化，结合理论讲解、实操演练、案例分析、线上学习与线下培训相结合，确保培训效果。根据《国家档案局关于加强公共场所档案管理工作的指导意见》（档发〔2021〕12号），档案管理应纳入日常培训体系，定期组织学习。具体培训内容包括：-档案管理基础知识：包括档案的定义、分类、保管期限、档案的载体形式等，引用《档案法》《档案分类规则》等法律法规，增强法律意识。-档案台账操作规范：讲解档案台账的填写标准、格式要求、填写流程，引用《公共场所档案台账记录管理手册》中的具体条款，确保操作统一。-档案信息化管理：介绍档案管理系统（如档案管理系统、电子档案管理系统）的操作流程，强调数据安全与信息保密，引用《电子档案管理规范》（GB/T18894-2021）。-档案安全与保密：培训档案的保管环境、防潮、防火、防虫措施，以及档案信息的保密要求，引用《档案保密管理规定》（档办〔2020〕12号）。-档案分类与归档：讲解档案分类的原则、方法，如按时间、按内容、按用途分类，引用《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011）。-档案问题处理与应急措施：培训档案丢失、损坏、信息错误等突发事件的应对流程，引用《档案管理应急预案》（档办〔2019〕15号）。培训方式可采用以下形式：-集中培训：组织专题讲座、经验交流会，由档案管理人员或专业机构进行授课。-在线学习：通过企业、学习平台等渠道，推送培训课程、考试题库和学习资料。-岗位实践：安排相关人员参与实际档案台账的填写与管理，提升操作能力。-考核评估：通过笔试、实操考核、案例分析等方式，评估培训效果。二、档案台账管理的考核标准与方法6.2档案台账管理的考核标准与方法考核是确保档案台账管理规范、有效运行的重要手段。考核内容应涵盖档案台账的准确性、完整性、及时性、规范性等方面，考核标准应依据《公共场所档案台账记录管理手册》和相关法律法规制定。考核标准主要包括：-档案台账的完整性：台账是否按要求填写，是否涵盖所有必要的档案信息，是否完整记录档案的全生命周期。-档案台账的准确性：档案信息是否真实、准确，是否符合分类、归档标准，是否有错误或遗漏。-档案台账的及时性：档案是否及时归档、更新，是否按照规定的时间节点完成台账记录。-档案台账的规范性：台账格式是否符合《公共场所档案台账记录管理手册》要求，是否使用标准术语，是否统一格式。-档案台账的保密性：是否严格遵守档案保密规定，是否防止信息泄露。考核方法主要包括：-定期考核：每季度或每半年进行一次台账管理考核，由档案管理人员或第三方机构进行评估。-过程性考核：在台账填写过程中进行实时监督，确保操作符合规范。-专项考核：针对重大活动、节日或特殊时期，开展专项台账管理考核，确保档案管理的稳定性。-考试考核：通过笔试、实操考核等方式，评估人员对档案管理知识的掌握程度。考核结果应作为绩效考核、岗位晋升、评优评先的重要依据，考核不合格者应进行再培训或调岗。三、档案台账管理的奖惩机制6.3档案台账管理的奖惩机制为激励工作人员积极履行档案台账管理职责，提高档案管理工作的规范性和效率，应建立相应的奖惩机制。奖励机制：-优秀档案管理奖：对在档案台账管理中表现突出、成绩优异的个人或团队，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升机会等。-优秀档案管理人员奖：对在档案台账管理中表现突出的个人，如按时完成台账、无差错、主动发现问题并及时处理等，给予奖励。-年度优秀档案管理团队奖：对在年度内表现优异的档案管理团队，给予集体奖励。惩罚机制：-考核不合格者处理：对考核不合格的人员，视情况给予警告、通报批评、暂停岗位、调岗或解除劳动合同。-档案管理失误处罚：对因档案台账管理不规范导致档案信息错误、丢失或泄露的人员，视情节轻重给予相应处罚，如扣减绩效、调岗等。-责任追究：对因档案台账管理不善造成严重后果的，如档案丢失、信息泄露、管理不善引发投诉或处罚，应追究相关责任人的责任。奖惩机制应与绩效考核、岗位职责挂钩，确保奖惩公平、公正、公开。四、档案台账管理的持续改进机制6.4档案台账管理的持续改进机制档案台账管理是一项系统性、长期性的工作，需要不断优化和改进，以适应业务发展和管理需求的变化。持续改进机制应围绕《公共场所档案台账记录管理手册》的主题，结合实际运行情况，不断调整和完善管理流程、制度和方法。持续改进机制主要包括以下几个方面：-定期评估与反馈：每季度或每半年对档案台账管理情况进行评估，收集一线人员的意见和建议，分析存在的问题，提出改进措施。-流程优化：根据评估结果，优化档案台账的填写流程、归档流程、更新流程，提高工作效率和准确性。-技术升级：引入先进的档案管理系统，提升档案管理的信息化水平，实现档案信息的实时更新、查询和统计。-培训与学习：持续开展档案台账管理培训，提升工作人员的专业能力和管理水平，确保管理方法与技术同步发展。-制度完善：根据实际运行情况，不断完善档案台账管理的制度，如档案分类标准、台账填写规范、考核标准等，确保制度具有可操作性和可执行性。-信息化管理：推动档案台账管理的信息化建设，实现档案信息的电子化、标准化、可视化，提升管理效率和透明度。通过持续改进机制，档案台账管理工作将更加规范、高效、科学，为公共场所档案管理提供坚实保障。第7章附则一、本手册的适用范围与生效日期7.1本手册的适用范围与生效日期本手册适用于所有涉及公共场所档案台账记录管理的单位和个人，包括但不限于政府机关、文化场馆、公共图书馆、博物馆、文化活动中心、社区服务中心、体育场馆、公园、景区、文化娱乐场所等公共场所。本手册旨在规范公共场所档案台账的收集、整理、保存、调阅及使用等全过程管理，确保档案信息的真实、完整、安全和可追溯。本手册自发布之日起生效，自发布之日起一年内为试行期，试行期结束后，根据实际情况进行修订和更新。在试行期内，相关单位应严格按照本手册执行，如遇特殊情况需调整，应报请上级主管部门批准后方可实施。7.2本手册的解释权与修订说明本手册的解释权归本手册的制定单位所有，即负责本手册制定和修订的单位。任何对本手册的解释、补充或修改，均应以正式发布的版本为准。本手册的修订将遵循以下原则：-修订应基于实际管理需求和法律法规的变化；-修订应经过严格的审核程序，确保内容的科学性、合规性；-修订内容应以文字形式发布，不得以口头或非正式文件形式传达；-修订后的内容应通过正式渠道向相关单位和人员通报，并在官方网站或指定平台进行公示。7.3与相关法律法规的衔接要求为确保本手册在实际操作中与国家及地方相关法律法规有效衔接，本手册在制定过程中充分考虑了以下法律法规的要求：1.《中华人民共和国档案法》根据《中华人民共和国档案法》规定，档案管理应遵循“统一领导、分级管理、归档管理、便于利用”的原则。本手册在档案台账管理方面，明确要求各单位建立档案管理制度，规范档案的收集、整理、归档、保管和调阅流程，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。2.《公共文化服务保障法》《公共文化服务保障法》规定，公共文化机构应建立健全档案管理制度，确保档案资料的完整、准确和安全。本手册在公共场所档案台账管理中，明确了档案资料的保存期限、调阅权限、使用规范等要求，符合该法的立法精神。3.《档案馆管理办法》《档案馆管理办法》对档案馆的职责、档案的分类、保管、调阅、销毁等提出了明确要求。本手册在档案台账管理中，强调了档案的分类管理、定期检查、安全保存等要求，确保档案管理符合该办法的相关规定。4.《公共场所卫生管理条例》《公共场所卫生管理条例》对公共场所的卫生管理提出了具体要求，包括卫生设施的配置、清洁消毒、通风采光等。本手册在公共场所档案台账管理中，将卫生管理信息纳入档案台账，确保公共卫生管理信息的完整记录和有效利用。5.《档案信息化管理规范》《档案信息化管理规范》对档案的数字化管理提出了明确要求，包括档案的数字化存储、检索、共享等。本手册在档案台账管理中，强调了档案信息的数字化处理和电子档案的管理，确保档案信息的可查性、可追溯性和可共享性。6.《电子档案管理暂行办法》《电子档案管理暂行办法》对电子档案的管理提出了具体要求，包括电子档案的形成、归档、存储、调阅、销毁等。本手册在档案台账管理中，明确了电子档案的存储格式、安全措施、调阅权限等，确保电子档案的管理符合该办法的相关规定。7.《档案安全保密规定》《档案安全保密规定》对档案的保密管理提出了明确要求，包括档案的保密级别、保密期限、保密措施等。本手册在档案台账管理中，强调了档案的保密管理要求，确保档案信息的安全性和保密性。本手册在制定过程中充分考虑了国家及地方相关法律法规的要求，确保其在实际操作中具有法律依据和操作规范，能够有效指导公共场所档案台账的管理工作，提升档案管理的科学性、规范性和安全性。第8章附件一、档案台账的分类与编码表1.1档案台账的分类与编码表根据《档案法》及《档案管理规范》（GB/T18894-2016）等相关标准，公共场所档案台账应按其内容、形式、用途等进行分类与编码，以实现档案管理的规范化、系统化和高效化。档案台账的分类主要包括以下几类：1.按档案内容分类：包括但不限于政府公文、会议记录、宣传资料、业务档案、财务档案、人事档案、安全档案、环境档案、服务档案等。其中，政府公文属于行政类档案，会议记录属于会议类档案，宣传资料属于宣传类档案，业务档案属于业务类档案，财务档案属于财务类档案，人事档案属于人事类档案，安全档案属于安全类档案，环境档案属于环境类档案，服务档案属于服务类档案。2.按档案形式分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案等。纸质档案是传统形式，电子档案是数字化形式，声像档案包括录音、录像、照片等。3.按档案用途分类：包括日常管理档案、专项管理档案、历史档案等。日常管理档案是日常业务中产生的档案，专项管理档案是针对特定项目或事件产生的档案，历史档案是长期保存的档案。4.按档案保存期限分类：包括永久保存、长期保存、短期保存等。根据《档案法》规定，不同类别的档案保存期限不同，如政府公文一般为长期保存，会议记录一般为短期保存，宣传资料一般为长期保存，业务档案一般为长期保存，财务档案一般为长期保存，人事档案一般为长期保存，安全档案一般为长期保存，环境档案一般为长期保存，服务档案一般为长期保存。5.按档案管理主体分类：包括行政管理部门、公共服务机构、社会团体、企事业单位等。不同主体产生的档案具有不同的管理要求和保存标准。档案台账的编码应遵循统一的编码规则，通常采用“类别+保管期限+保存形式+载体类型+编号”等结构。例如：-行政类档案：JY（J为行政类，Y为保存期限，如“Y1”表示长期保存）-会议类档案：JY（J为行政类，Y为保存期限，如“Y1”表示长期保存）-宣传类档案：