境外工程档案制度

境外工程档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规，结合集团母公司关于境外业务风险防控及合规管理的指导意见，以及公司为规范境外工程档案管理、提升信息资产价值、防控法律风险的内部需求，制定本制度。制度旨在明确境外工程档案的管理原则、组织职责、业务流程及保障措施，确保档案信息的安全性、完整性、有效性和合规性，为境外工程项目决策、风险管理和业务追溯提供支撑。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖境外工程项目的立项、实施、验收、运维等全生命周期档案管理活动，包括但不限于工程文件、合同资料、财务凭证、验收报告、变更记录、风险处置材料等。境外工程项目档案管理应遵循本制度规定，确保所有档案记录的规范采集、分类、存储、利用和处置。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”是指针对境外工程项目档案的全流程、系统性管理活动，涵盖档案的采集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节，旨在通过制度化管理实现档案信息的规范化控制。（二）“XX风险”是指因档案管理不善可能导致的法律纠纷、经济损失、信息安全或合规处罚等潜在风险，包括档案遗失、篡改、泄露、存储失效等情形。（三）“XX合规”是指境外工程档案管理活动必须符合国家档案法规、行业规范及公司内部制度要求，确保档案管理行为的合法性、合规性。第四条境外工程档案管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即档案管理范围应覆盖所有境外工程项目及关联业务活动，确保档案记录无遗漏。（二）“责任到人”原则，即明确各层级、各部门档案管理职责，实现管理责任的可追溯性。（三）“风险导向”原则，即重点关注高风险档案环节（如合同变更、关键决策、风险处置），加强管控力度。（四）“持续改进”原则，即定期评估档案管理体系有效性，根据内外部环境变化优化管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对境外工程档案管理工作负总责，承担全面领导责任；分管领导作为直接责任人，负责统筹推进制度的落实、重大风险事项的决策及监督考核。第六条设立境外工程档案管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括总部相关部门负责人及下属单位主要负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹公司境外工程档案管理工作的顶层设计，审批管理制度及重大事项。（二）协调跨部门、跨单位的档案管理协作，解决重大管理难题。（三）监督评价境外工程档案管理工作的有效性，提出改进要求。第七条各部门、下属单位及员工在档案管理中承担相应职责，具体划分如下：（一）牵头部门：由总部档案管理部门担任牵头部门，负责统筹境外工程档案管理制度的制定与修订，组织开展档案风险评估、标准宣贯和培训考核，监督各业务单位的档案管理合规性。（二）专责部门：由法律合规部、财务部、项目管理部等担任专责部门，分别负责档案的合规性审核、财务凭证的真实性核查、项目资料的完整性管理，并参与档案管理流程的优化。（三）业务部门/下属单位：负责本领域境外工程档案的日常管理，包括档案采集、分类、初审及归档，确保档案记录的及时性和准确性。第八条基层执行岗（如项目现场人员、财务出纳等）应履行以下档案管理职责：（一）按制度要求采集、记录并移交档案资料，保证档案内容的完整性。（二）遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播或销毁档案材料。（三）发现档案管理风险或异常情况，应立即上报至业务部门负责人。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案采集与分类标准：境外工程项目档案应按项目阶段（立项、设计、施工、验收、运维）及内容类型（合同类、技术类、财务类、合规类）进行分类，确保档案记录的系统性。业务部门应在项目启动后X日内完成首批关键档案的采集归档。第十条档案存储与保管要求：境外工程档案应采用电子与纸质双轨存储，电子档案应存储在加密服务器，纸质档案应保存在防火、防潮的专用档案室，重要档案应异地备份。保管期限根据档案类型确定，一般档案不少于X年，重要档案不少于X年。第十一条档案利用与借阅管理：档案利用应严格审批，借用需经业务部门负责人审批，长期借用需报牵头部门备案。利用档案时应履行登记手续，并限制复制范围，涉密档案不得外借。第十二条档案鉴定与销毁管理：档案保管期满后，由专责部门组织业务部门开展鉴定，符合销毁条件的档案应编制销毁清单，经领导小组审批后按规范销毁，销毁过程应全程记录并存档。第十三条合同档案管理要求：境外工程合同档案应包含合同正本、附件、谈判记录、法律意见等，合同变更应同步更新档案内容，并标注变更生效日期。财务部门应审核合同档案的完整性。第十四条财务档案合规要求：境外工程项目财务档案应严格遵循当地税务法规，确保发票、凭证、报表等资料的真实性，关联交易需提供第三方核查报告，并纳入档案管理范畴。第十五条技术档案管理要求：工程设计文件、验收报告、变更记录等技术档案应完整反映项目实施情况，关键节点（如重大设计变更、验收通过）的档案应双人复核。第十六条风险处置档案管理：境外工程项目发生风险事件（如安全事故、法律纠纷）时，应立即采集处置过程记录、沟通函件、第三方评估报告等材料，并纳入档案管理。第十七条涉密档案管理要求：涉及商业秘密、国家利益或敏感信息的档案应标注密级，采集、存储、利用全程实施分级管控，离职人员离职前需清退所有涉密档案。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：每年X月由牵头部门牵头，结合法规变化、业务调整及管理问题，修订完善本制度，修订后报领导小组审批并发布实施。第十九条风险识别预警机制：每年X季度由牵头部门组织专责部门开展档案管理风险排查，采用风险矩阵评估方法（如可能性、影响度）确定风险等级，发布预警通知至相关单位。第二十条合规审查机制：将档案管理审查嵌入以下关键节点：（一）项目立项时，审核档案管理计划及资源配备。（二）合同签订时，要求法律合规部核查合同附件完整性。（三）项目变更时，同步审核变更记录的归档情况。（四）项目验收时，抽检档案资料的完整性并出具审查意见。第二十一条风险应对机制：按风险等级启动相应处置流程：（一）一般风险：由业务部门限期整改，专责部门跟踪验证。（二）重大风险：由领导小组成立专项工作组，制定应急预案，跨部门协同处置，并及时上报至公司决策层。第二十二条责任追究机制：对档案管理违规行为界定处罚标准：（一）档案遗失或篡改，对责任单位罚款X万元，直接责任人取消年度评优资格。（二）档案利用未审批，对业务部门负责人通报批评，情节严重者按违纪处理。第二十三条评估改进机制：每年X月由牵头部门牵头，通过查阅档案管理记录、访谈员工、抽样检查等方式，评估制度执行效果，形成评估报告并提交领导小组，作为制度优化的依据。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：公司各级领导干部应将档案管理纳入工作考核，带头落实档案管理要求，下属单位负责人对本地档案管理负首要责任。第二十五条考核激励机制：将档案管理合规情况纳入部门年度绩效考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩，考核结果作为干部任用的重要参考。第二十六条培训宣传机制：每年X季度开展档案管理培训，分层级培训对象：（一）管理层：培训合规履职要求及决策环节的档案管控要点。（二）中层干部：培训档案管理流程及监督考核职责。（三）基层员工：培训档案采集、分类、保密操作规范。第二十七条信息化支撑：通过档案管理系统实现以下功能：（一）档案电子化：支持扫描上传、OCR识别，实现纸质档案数字化。（二）智能检索：通过关键词、时间、项目等多维度检索档案。（三）风险监控：自动识别档案缺失、超期未归档等问题，并推送预警。第二十八条文化建设：通过以下措施强化全员档案意识：（一）发布《境外工程档案管理手册》，图文并茂展示操作规范。（二）签订《档案管理承诺书》，明确各级人员责任。（三）设立档案管理标杆案例，宣传优秀实践。第二十九条报告制度：建立档案管理月报、季报、年报制度，内容包括：（一