外包服务合作相关制度

外包服务合作相关制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国数据安全法》等相关国家法律法规，参照行业先进管理标准及集团母公司关于风险管理、合规经营的整体要求，结合企业内部加强外包服务管理、防控专项风险、提升运营效率的迫切需求制定。旨在规范外包服务合作行为，明确各层级管理责任，防范法律合规风险、操作风险及信息安全风险，确保外包业务与公司整体战略及治理体系相匹配，推动业务协同与资源优化。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及外包服务合作的全部业务场景，包括但不限于技术支持、咨询服务、设备维护、仓储物流、人力资源服务、市场推广、数据处理等第三方合作活动。所有涉及外包业务立项、执行、评估及终止的全流程均须遵循本制度要求，确保业务合规性、安全性与经济性。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”指针对外包服务合作全生命周期，通过制度、流程、技术及组织保障，实施的风险识别、管控、处置与持续改进的系统化管理体系。其核心在于将合规要求嵌入业务场景，实现风险的可控、在控。（二）“XX风险”指外包服务合作中可能导致的法律纠纷、经济损失、信息泄露、服务质量不达标、供应商违约或不当行为等潜在威胁，涵盖操作风险、合规风险、信息安全风险、声誉风险等类别。（三）“XX合规”指外包服务合作活动严格遵守国家法律法规、行业规范、公司内部制度及合同约定，确保业务行为在法律及政策框架内合法、稳健运行。（四）“XX供应链协同”指公司对外包服务商的管理从单一交易关系向战略合作伙伴关系转变，通过绩效评估、能力建设、信息共享等方式实现风险共担、价值共创的协同机制。第四条外包服务合作专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则。所有外包业务场景纳入统一管理框架，确保管理范围无死角、无盲区。（二）“责任到人”原则。明确各级管理主体及执行岗位的职责边界，建立可追溯的责任链条。（三）“风险导向”原则。优先管控重大及高频风险，动态调整管控资源与策略。（四）“持续改进”原则。通过定期评估与反馈机制，迭代优化管理体系与操作流程。（五）“适度外包”原则。遵循业务必要性与成本效益平衡，审慎评估外包的必要性与可行性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对外包服务合作专项管理承担第一责任，负责审定重大外包决策、资源配置及体系建设方向；分管领导承担直接责任，负责组织落实专项管理制度、监督考核及跨部门协调。第六条公司设立外包服务合作专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为统筹决策与监督机构，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及关键业务部门负责人。领导小组职能包括：（一）审议外包服务合作的战略规划与管理机制；（二）审批重大外包项目的立项与供应商准入标准；（三）协调跨部门的外包争议与重大风险处置；（四）评估专项管理体系的运行成效。第七条设立专项管理办公室（由[牵头部门名称]承担），作为日常工作执行机构，职责包括：（一）制定与修订专项管理制度及操作细则；（二）组织开展供应商尽职调查与风险评估；（三）推动合规审查嵌入业务流程；（四）管理外包合同履约监督与绩效评估。第八条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门职责：1.统筹制定外包服务合作管理制度，协调跨部门需求；2.每季度组织专项风险排查，更新风险清单；3.负责供应商资质审核标准的建立与动态维护；4.每半年开展一次全员合规培训。（二）专责部门职责：1.财务部门：审核外包费用合理性，监督付款流程合规性；2.法律合规部门：审核合同条款，提供法律风险意见；3.信息安全部门：制定服务商数据安全要求，监督技术防护措施；4.人力资源部门：参与涉及员工服务的外包项目，审核劳务派遣合规性。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实外包需求的真实性与必要性，避免非必要外包；2.提供业务场景的风险评估报告，明确关键管控点；3.负责服务商日常履约情况的即时反馈与记录。第九条基层执行岗职责包括：（一）严格遵守外包操作流程，不擅自变更服务内容；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人在风险事件中的报告义务；（三）通过系统工具记录外包服务交接日志，确保可追溯。第三章专项管理重点内容与要求第十条供应商准入管理：业务部门提出外包需求后，牵头部门须在5个工作日内启动供应商尽职调查，包括资质核查、财务健康度评估、行业口碑分析及潜在利益冲突筛查。禁止引入存在重大法律诉讼或信用记录不良的供应商。第十一条招标采购规范：（一）单一来源采购需提交可行性论证报告，经领导小组审批；（二）公开招标项目须通过第三方平台发布公告，严格评审专家抽取程序；（三）合同条款需包含质量标准、违约责任及退出机制，金额超过X万元的标的需法律部门审核。第十二条合同签订与履行：（一）主合同必须约定保密条款、数据权属及应急响应流程；（二）关键服务场景需签订服务水平协议（SLA），明确响应时效与考核指标；（三）服务商重大变更（如股权调整、核心人员离职）需提前30天报备，必要时中止合作。第十三条风险防控要点：（一）信息安全领域：服务商必须通过等保测评，签订数据脱敏协议，禁止逆向工程；（二）财务合规领域：禁止以预付款形式向关联方输送利益，大额支出需双方法定代表人签字确认；（三）操作风险防控：关键外包场景需建立双人复核机制，异常交易实时阻断。第十四条禁止性行为管理：（一）严禁利用外包规避招标或突破预算红线；（二）禁止为获取回扣将业务转包至亲属控制的企业；（三）不得要求服务商提供与外包内容无关的增值服务。第十五条绩效考核管理：（一）牵头部门每年发布服务商能力矩阵，动态调整合作强度；（二）业务部门提交履约评分表，考核指标覆盖响应速度、问题解决率、合规性；（三）考核结果与续约挂钩，连续两年不合格的服务商清退。第十六条退出机制管理：（一）合同到期前3个月启动续约评估，不合格或提出不合理要求的自动终止合作；（二）紧急退出需经领导小组审批，并要求服务商配合资产清退与数据转移；（三）终止后30日内完成审计盘点，遗留问题纳入后续合作协议处理。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年结合法规变化及业务痛点修订制度，修订稿需经领导小组审议；（二）重大行业事件（如数据泄露事故）发生后，立即启动专项复盘，优化管控措施。第十八条风险识别预警机制：（一）每月组织跨部门风险会商，形成风险红黄蓝三色预警清单；（二）对高风险服务商实施季度专项审计，异常情况即时上报；（三）通过系统自动抓取合同履约日志，预警超期响应。第十九条合规审查机制：（一）将合规审查嵌入业务流程：1.需求提交阶段：专责部门审核外包的必要性；2.合同签订阶段：法律部门校验条款完整性；3.履约过程：抽查服务交付物合规性；（二）确立“未经审查不得实施”原则，违规操作追究发起人责任。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门与服务商协商解决，牵头部门备案；（二）重大风险启动应急预案：1.信息安全事件需2小时内隔离涉事系统；2.服务中断超过SLA承诺5倍时限，自动触发补偿条款；3.协商未果的争议提交仲裁或诉讼，费用由责任方承担。（三）建立风险协同机制，服务商需配合提供整改方案，公司提供资源支持。第二十一条责任追究机制：（一）明确处罚标准：1.违规分包、利益输送处合同总额5%-10%罚款；2.数据泄露事件取消合作并索赔，责任人移交纪律处分；（二）处罚与绩效考核联动，违规行为直接计入部门KPI扣分项。第二十二条评估改进机制：（一）每年6月开展体系运行评估，采用“过程评分+事件回溯”双维度模型；（二）针对重复发生的问题制定专项整改方案，责任部门限期提交改进报告；（三）评估结果作为次年预算分配的参考依据。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各级领导干部签订外包服务合规责任书，明确“一岗双责”；（二）领导小组每季度召开例会，审议风险处置方案及资源需求。第二十四条考核激励机制：（一）部门年度考核指标包含“外包合规得分”，占比不低于10%；（二）服务商绩效优秀的给予续约优先权，不合格的列入黑名单；（三）设立专项管理创新奖，奖励流程优化或风险防控突出贡献者。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层培训：聚焦政策解读与决策合规性，每半年开展一次；（二）一线员工培训：覆盖操作规范与风险识别，纳入新员工入职体系；（三）定期推送案例警示，每月发布合规快报。第二十六条信息化支撑：（一）建设外包服务管理平台，实现供应商电子档案、合同全生命周期追踪；（二）通过AI识别异常交易模式，自动触发合规审查流程；（三）建立服务商动态画像系统，实时监控财务、舆情等风险指标。第二十七条文化建设：（一）编制《外包服务合作合规手册》，图文并茂展示操作指引；（二）每两年签署全员合规承诺书，将个人签名纳入绩效档案；（三）设立合规意见箱，匿名举报奖励标准与审计发现挂钩。第二十八条报告制度：（一）风险事件上报：2小时内提交初步报告，24小时内附整改措施；（二）年度管理情况报告需包含：1.合作规模与成本结构分析；2.风险事件统计及趋势预测；3.制度执行成效的多维度评估；（三）报告经领导小组审议后抄送相关监管部门备案。第六章附则第二十九条本制度由公司[牵头部