定人联船制度

定人联船制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业通用风险管控准则，结合集团母公司关于企业内控管理的指导意见，以及本公司为有效防控“定人联船”专项风险、规范相关业务流程、提升管理效能的内部需求，制定。制度旨在明确“定人联船”业务的管理要求，防范利益输送、商业贿赂、操作风险等违法违规行为，确保公司资产安全与业务合规。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖“定人联船”业务的规划、审批、执行、监督等全流程管理，包括但不限于船舶租赁、船舶买卖、船员配置、港口作业、运输服务等相关场景。第三条本制度中下列术语的定义：（一）“定人联船专项管理”指公司针对“定人联船”业务领域，通过制度约束、流程管控、风险识别、监督考核等手段，实现业务合规与风险防控的系统性管理活动。（二）“专项风险”指在“定人联船”业务中可能引发违规操作、资产损失、声誉损害等负面影响的不确定性因素，如人员配置不当、利益输送、信息不对称等。（三）“XX合规”指“定人联船”业务活动严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的状态，确保业务决策与执行合法、透明、可追溯。第四条“定人联船”专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：管理要求贯穿业务全流程，无死角、无盲区；（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位的管理职责与执行义务；（三）风险导向：聚焦高风险环节与关键节点，实施差异化管控；（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理体系，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对“定人联船”专项管理负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导为直接责任人，负责组织落实、统筹协调与日常监督。第六条设立“定人联船”专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表。领导小组负责统筹协调专项管理工作，研究决策重大事项，监督考核管理成效，并定期召开会议（原则上每季度一次）审议管理方案、风险报告等。第七条领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调：制定专项管理年度计划，协调跨部门业务协同；（二）决策审批：审批重大业务决策、风险处置方案、制度修订等；（三）监督评价：定期评估专项管理成效，指导优化改进方向。第八条牵头部门（如XX综合管理部）作为“定人联船”专项管理的归口部门，负责：（一）制度建设：牵头起草、修订专项管理制度，确保持续符合法规要求；（二）风险识别：组织开展业务风险排查，更新风险清单；（三）监督考核：监督各部门执行情况，组织绩效考核与奖惩；（四）培训宣贯：组织全员合规培训，提升业务人员风险意识。第九条专责部门（如XX风控合规部）作为业务合规审核与风险处置的主管部门，负责：（一）合规审核：对“定人联船”业务合同、流程进行合规性审查；（二）流程优化：推动业务流程标准化、透明化，降低操作风险；（三）风险处置：对已识别风险制定应对方案，指导业务部门落实。第十条业务部门/下属单位作为“定人联船”业务的实际执行者，应落实以下职责：（一）落实要求：执行专项管理制度，确保业务操作合法合规；（二）自查自纠：定期开展内部风险排查，及时发现并整改问题；（三）信息报送：向牵头部门/专责部门报告业务进展与风险事件。第十一条基层执行岗（如船舶调度员、采购专员等）应履行以下合规操作责任：（一）岗位承诺：签署岗位合规承诺书，明确个人责任；（二）风险上报：发现违规操作或潜在风险时，及时向直属上级或专责部门报告；（三）规范操作：严格遵守业务流程，拒绝执行明显违规指令。第三章专项管理重点内容与要求第十二条船舶租赁业务操作合规标准：（一）供应商尽职调查：对租赁船舶的供应商进行资质审核、历史履约评估，重点核查其信用记录、安全生产合规性；（二）合同条款规范：租赁合同应明确租金标准、租期、船舶交付标准、违约责任等核心条款，并由专责部门审核；（三）利益回避：涉及租赁决策人员应回避与供应商存在亲属、师生等可能影响公正决策的关系。第十三条船舶买卖业务操作合规标准：（一）价格评估透明：通过第三方机构或内部评估小组对船舶进行价值评估，确保交易定价公允；（二）交易流程规范：买卖流程需经领导小组审批，必要时引入第三方见证；（三）税务合规：交易环节涉及的税费应由交易双方依法缴纳，保留完整凭证。第十四条船员配置业务操作合规标准：（一）选聘标准统一：船员选聘应基于能力、经验、合规性，避免因个人关系影响选聘结果；（二）薪酬发放透明：船员工资、绩效奖金等应按公司薪酬制度发放，严禁设立“小金库”；（三）培训管理闭环：新入职船员必须完成合规培训，考核合格后方可上岗。第十五条港口作业业务操作合规标准：（一）作业流程标准化：港口作业需严格按照操作规程执行，禁止擅自修改作业方案；（二）费用结算规范：作业费用应基于实际工作量结算，严禁虚报或与港口人员私下分成；（三）应急响应及时：建立突发事件处置预案，确保作业中断时能快速响应。第十六条禁止性行为：（一）严禁关联交易利益输送：禁止利用“定人联船”业务为关联方谋取不正当利益；（二）严禁违规转包分包：禁止将业务转包给不具备资质的第三方，或通过分包规避合规审查；（三）严禁商业贿赂：禁止向供应商、港口人员、船员等支付或变相支付回扣、佣金等利益。第十七条专项风险重点防控点：（一）信息泄露风险：加强对船舶租赁合同、买卖价格、船员薪酬等敏感信息的保密管理；（二）操作风险：强化业务操作流程的审批与复核，避免因疏忽导致决策失误；（三）安全风险：严格执行船舶安全检查标准，防止因管理疏漏引发安全事故。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）定期评估：每年由牵头部门牵头，组织专责部门、业务部门对制度适用性进行评估；（二）即时修订：根据国家政策调整、行业新规或重大风险事件，及时修订制度条款；（三）版本管理：制度修订需经领导小组审批，并在公司内网发布新版本，旧版本同步废止。第十九条风险识别预警机制：（一）定期排查：每季度由牵头部门组织跨部门风险排查，形成风险清单；（二）分级评估：对已识别风险按“低、中、高”三级分类，高风险需制定专项整改方案；（三）预警发布：重大风险需向领导小组提交预警报告，并抄送上级单位（如适用）。第二十条合规审查机制：（一）嵌入节点：将合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键环节；（二）审查标准：审查内容包括操作合法性、流程完整性、利益回避等；（三）刚性约束：“未经合规审查的业务决策、合同或操作，一律不得实施。”第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改措施，专责部门跟踪落实；（二）重大风险：启动应急预案，领导小组统筹处置，必要时上报上级单位；（三）责任协同：明确风险处置中的牵头部门、配合部门及责任人，确保协同高效。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：对违反制度的行为，视情节轻重按“警告、罚款、降级、解职”等标准处罚；（二）处罚标准：罚款金额上限为年度绩效奖金的50%，解职需经领导小组审批；（三）联动机制：违规行为可同时纳入绩效考核，并追究相关领导责任。第二十三条评估改进机制：（一）年度评估：每年12月由牵头部门牵头，对专项管理体系有效性进行评估；（二）优化建议：评估报告需提出改进措施，并纳入次年工作计划；（三）闭环管理：制度修订或流程优化需明确责任部门与完成时限。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）层级责任：公司主要负责人每年签署责任书，明确年度管理目标；（二）部门协同：建立跨部门专项管理工作例会制度，确保信息畅通；（三）外部支持：必要时聘请外部专家提供合规咨询与培训。第二十五条考核激励机制：（一）部门考核：专项合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于10%；（二）个人激励：合规表现突出的个人可获评“XX专项管理标兵”称号，并优先晋升；（三）违规惩处：对屡次违规的个人，取消年度评优资格，并按规定处理。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年对中层以上干部开展合规履职培训，重点讲解风险防控要求；（二）一线培训：新员工入职需接受专项制度培训，考核合格方可上岗；（三）宣传渠道：通过内网、宣传栏等渠道发布合规手册、案例警示等内容。第二十七条信息化支撑：（一）系统工具：开发“定人联船”业务管理平台，实现流程线上化、风险实时监控；（二）数据共享：打通各部门数据壁垒，确保供应商信息、船舶状态等数据准确同步；（三）智能预警：基于历史数据建立风险预测模型，自动触发预警提示。第二十八条文化建设：（一）合规手册：编制《定人联船专项合规手册》，作为员工行为指引；（二）承诺书制度：全体员工每年签署合规承诺书，明确违规后果；（三）价值观塑造：将“合规创造价值”作为企业文化核心内容之一。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险事件需在24小时内向领导小组报告，同时抄送上级单位；（二）年度报告：每年11月底前提交年度专项管理报告，包括风险处置情况、制度修订记录等；（三）报告内容：确保数据真实、客观，必要时附外部