某玩具公司供应商筛选管理规范

某玩具公司供应商筛选管理规范第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《全球供应链风险管理准则》（ISO28000）、《玩具安全标准》（GB6675）、《儿童玩具召回管理办法》等法律法规、国际公约及行业标准制定，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略导向，旨在规范供应商筛选流程，降低采购风险，提升供应链管理效能，确保玩具产品符合安全、合规要求，支撑公司国际化经营战略。针对当前供应商筛选管理中存在的标准不统一、风险识别不足、流程协同不畅等痛点，本规范聚焦制度体系建设，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，平衡管控力度与运营效率。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有涉及供应商筛选的业务部门、岗位及人员，包括但不限于采购部、质量部、研发部、财务部、法务部及各区域业务单元。具体适用对象包括：采购专员、供应商管理工程师、质量检验员、合规专员、财务审核岗、项目经理等。例外适用场景包括但不限于紧急采购、内部自制转外购等特殊业务，需经总经理办公会审批同意后方可豁免执行本规范，但须纳入专项管理记录。

1.3核心原则

本规范遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保供应商筛选活动符合国家法律法规、行业标准和国际公约要求；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门及岗位的职责权限，确保责任落实到位；

（3）风险导向原则：基于供应商风险等级动态调整管控措施，优先防范重大风险；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少不必要的审批环节，提升筛选效率；

（5）持续改进原则：定期评估管理效果，动态优化制度与流程；

（6）平等自愿、公平诚信原则：确保采购活动遵循市场规则，维护公平竞争环境。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《采购合同管理办法》《供应商绩效考核管理办法》等制度构成体系化管控框架。如存在冲突，以本规范为准，特殊场景需经法务部协调确认。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司供应商筛选管理实行董事会-总经理办公会-职能部门三级管控架构。董事会负责审批重大供应商准入策略及风险偏好；总经理办公会负责审批年度供应商筛选计划及重大风险处置方案；职能部门按职责分工协同执行，内控部提供全程监督支持。

2.2决策机构与职责

（1）董事会：审议供应商筛选管理策略、重大准入标准及年度预算；授权总经理办公会实施具体管理。

（2）总经理办公会：审批供应商筛选流程优化方案、重大风险处置措施及跨部门协同计划。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：主导供应商信息收集、资质审核及初步筛选，责任主体为采购经理；

（2）质量部：负责供应商质量管理体系评估及产品检测验证，责任主体为质量总监；

（3）研发部：参与技术参数要求制定及供应商技术创新能力评估，责任主体为研发总监；

（4）合规部：审核供应商合规资质及社会责任表现，责任主体为合规总监；

（5）财务部：参与供应商信用评估及付款条件谈判，责任主体为财务总监。

跨部门协同：供应商最终准入需经采购部牵头，质量部、研发部、合规部、财务部共同会签，责任主体为采购总监；特殊事项需提交总经理办公会审议。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：对供应商筛选全流程实施穿透式监督，每月抽查10%以上供应商档案，责任主体为内控总监；

（2）审计部：每年开展专项审计，核查流程合规性及风险控制措施有效性，责任主体为审计总监；

（3）法务部：提供法律合规支持，审核准入标准及合同条款，责任主体为法务总监。

监督结果应用：监督发现的问题需形成《监督报告》，明确整改要求，责任部门需在7个工作日内提交整改方案，内控部复核通过后纳入绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立“月度联席会议+即时沟通平台”双轨协调机制。采购部每月牵头召开联席会议，协调跨部门事项；日常沟通通过OA协同平台实现，重大涉外事项需同步联系属地法务及合规团队。

第三章供应商筛选管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：供应商合格率≥95%，重大合规风险发生率≤0.5%，筛选平均周期≤10个工作日；

（2）核心KPI：资质审核准确率≥98%，技术能力评估一致性达90%，供应商投诉响应时效≤24小时。

3.2专业标准与规范

（1）资质标准：供应商需具备《营业执照》《ISO9001》《IATF16949》（汽车行业适用）等基本资质，高风险领域需额外满足《玩具安全标准》《RoHS指令》《REACH法规》等要求；

（2）合规标准：禁止涉及童工、强迫劳动、环境违法等“红名单”禁入行为，需通过《社会责任环球标准》（RBA）认证；

（3）技术标准：核心供应商需具备自主研发能力，提供玩具材料检测报告及3C认证等证明；

（4）风险分级：按“高、中、低”风险等级划分管控标准，高风险供应商需每年复评，中低风险每两年复评。

高风险控制点及防控措施：

①①供应商生产环境核查（措施：现场视频监控+第三方机构检测，责任部门：质量部）；

②②产品化学物质检测（措施：送检权威实验室，覆盖铅、邻苯二甲酸盐等关键指标，责任部门：质量部）；

③③知识产权验证（措施：要求提供专利授权书，责任部门：法务部）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，结合风险矩阵法动态调整管控措施；实施供应商全生命周期管理，分为“潜在期-评估期-运行期-淘汰期”；

（2）管理工具：通过ERP系统实现供应商信息电子化管理，OA系统支持跨部门协同审批，CRM系统记录供应商绩效数据，数字化平台嵌入合规校验规则。

第四章供应商筛选业务流程

4.1主流程设计

供应商筛选遵循“信息收集-资质初审-现场评估-技术验证-合规审查-综合评审-最终决策-合同签订”九步流程：

（1）信息收集：采购部通过行业数据库、展会、第三方机构等渠道收集供应商信息，责任主体为采购专员；

（2）资质初审：采购部审核营业执照、认证证书等基础材料，时限3个工作日，责任主体为采购主管；

（3）现场评估：质量部、研发部联合开展实地考察，重点核查生产环境、品控体系及产能，时限7个工作日，责任主体为质量总监；

（4）技术验证：研发部组织样品检测及工艺评估，时限5个工作日，责任主体为研发经理；

（5）合规审查：合规部核查社会责任、环保法规等合规资质，时限4个工作日，责任主体为合规专员；

（6）综合评审：采购部汇总各环节评分，形成《供应商评估报告》，提交联席会议审议，时限3个工作日，责任主体为采购总监；

（7）最终决策：联席会议按“一票否决制”审议通过后，由采购部向供应商发出《正式邀请函》，时限2个工作日；

（8）合同签订：法务部审核合同条款，双方签署正式协议，时限5个工作日。

4.2子流程说明

（1）紧急采购流程：针对断供替代等紧急需求，采购部可简化流程，但需同步启动合规风险补查，责任主体为采购总监；

（2）跨国供应商准入流程：除执行本规范外，需额外提交《属地合规证明》及《文化适配评估报告》，责任主体为区域业务经理；

（3）技术合作供应商流程：研发部主导技术评估，采购部协同商务条款，责任主体为研发总监。

4.3流程关键控制点

（1）资质审核节点：采购部需在2个工作日内完成基础材料核对，不符合项需退回供应商重新提交；

（2）现场评估节点：质量部需现场拍摄至少50张照片，形成《现场评估记录》，并存档ERP系统；

（3）技术验证节点：研发部需出具《样品检测报告》，技术参数偏差超5%需否决准入。

高风险点防控：

①①供应商财务状况审查：财务部通过征信系统核查，异常情况需暂停准入，责任主体为财务经理；

②②知识产权纠纷排查：法务部需检索公开专利，存在纠纷需重点核查，责任主体为法务总监。

4.4流程优化机制

采购部每季度收集供应商反馈，结合内控部监督意见，形成《流程优化建议清单》，经总经理办公会审议后实施。每年6月30日前完成全流程复盘，优化方案需在7个工作日内落地。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）供应商信息收集：采购专员（常规权限）；

（2）资质初审：采购主管（金额≤100万人民币，审批权限）；

（3）现场评估：质量总监（金额≤500万人民币，审批权限）；

（4）技术验证：研发总监（金额≤1000万人民币，审批权限）；

（5）最终决策：联席会议（金额≥1000万人民币，总经理办公会审批权限）。

权限分配逻辑：按“业务类型+金额+供应商规模”分级授权，采购类业务按金额区间分配至相应层级，技术类业务结合研发投入动态调整。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：采购部→质量部→研发部→合规部→联席会议；

（2）金额审批规则：

①①金额≤50万人民币，采购部直接审批；

②②金额50万＜X＜500万，联席会议审批；

③③金额≥500万，提交总经理办公会审议。

禁止越权审批，审批节点超期需在1个工作日内发起催办，责任主体为OA系统管理员。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：采购经理因休假等特殊原因，可授权给副职临时执行审批权限，授权期限最长30天；

（2）代理规范：临时代理需在OA系统备案，代理权限不得交叉重叠，代理期间责任主体为授权人。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：供应商断供等紧急情况，可启动加急通道，但需附《风险评估报告》，责任主体为采购总监；

（2）补批规范：审批超期需在2个工作日内提交补批申请，联席会议核查后补签，责任主体为采购部。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：所有环节需使用公司统一表单，电子表单通过OA系统流转，纸质表单需双备份存档；

（2）信息录入：ERP系统供应商信息需完整，关键数据（如认证编号）变更需同步更新，责任主体为采购专员；

（3）痕迹留存：所有审批环节需在OA系统留痕，质量部需对关键节点进行拍照存档，电子+纸质双备份。

高风险控制点：

①①供应商信息变更未及时更新：ERP系统需设置自动校验规则，违规项需在1个工作日内整改，责任主体为采购部；

②②现场评估记录缺失：质量部需在评估后3个工作日内提交《现场评估报告》，逾期未提交需按一般违规处理，责任主体为质量总监。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查20%供应商档案，核查流程符合性；

（2）专项监督：针对高风险供应商，内控部需每季度开展专项检查；

（3）突击检查：审计部可随时对筛选流程进行突击核查，发现问题需形成《监督整改通知书》，责任部门7个工作日内提交整改方案。

嵌入内控环节：

①①采购预算前置审核（财务部）；

②②供应商资质动态监控（质量部）；

③③合同履约过程监督（法务部）。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于2次，专项审计每年至少1次；

（2）审计内容：核查供应商准入流程符合性、风险评估有效性及整改落实情况；

（3）审计报告：审计部需在完成检查后10个工作日内提交《审计报告》，明确整改要求，责任部门需在30个工作日内完成整改。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：采购部每月5日前提交《供应商筛选执行报告》，内容含：本月新增供应商清单、风险项、整改情况；

（2）报告内容：需包含数据统计（如新增供应商合格率）、风险分析、改进建议；

（3）报告应用：报告作为绩效考核、预算调整及制度优化的依据，责任主体为采购总监。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部：供应商合格率（权重30%）、筛选周期（权重20%）、合规风险发生率（权重25%）；

（2）质量部：现场评估覆盖率（权重15%）、问题发现率（权重10%）；

（3）联席会议：决策准确率（权重30%）。

考核方法：采用定量与定性结合，数据统计占60%，现场核查占40%，考核结果与绩效奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度复盘、年度总评；

（2）评估方法：数据统计、交叉复核、供应商满意度调查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）、紧急问题（48小时内）；

（2）整改流程：发现→立项（责任部门提交整改方案）→执行（责任部门落实）→复核（内控部检查）→销号（联席会议确认）；

（3）问责机制：整改未按时完成，责任部门负责人需在联席会议上说明情况，情节严重需启动问责程序。

7.4持续改进流程

（1）改进建议收集：通过OA系统收集供应商、内部员工改进建议；

（2）评估审批：采购部每月汇总建议，联席会议审议，重点建议提交总经理办公会；

（3）跟踪机制：制度执行情况纳入月度复盘，持续优化。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：供应商筛选效率提升、重大风险防控、技术创新合作等；

（2）奖励类型：

①①精神奖励：通报表扬（适用于优秀团队）；

②②物质奖励：奖金（适用于个人，最高5000元）；

③③晋升奖励：优先晋升（适用于核心岗位）。

（3）奖励程序：采购部提名→联席会议审核→总经理办公会审批→人力资源部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按规定流程操作（如表单填写不规范），扣10分绩效分；

（2）较重违规：未及时更新供应商信息导致风险暴露，扣20分绩效分+通报批评；

（3）严重违规：因筛选失误导致重大损失（如产品召回），解除劳动合同。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：按违规等级对应扣分、罚款、降级等；

（2）处罚程序：调查→取证（法务部参与）→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）复议流程：人力资源部受理→联席会议复核→总经理办公会最终裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对供应商资质造假、断供等场景，制定《应急响应预案》，明确启动条件、处置措施及责任分工；

（2）危机处理流程：发现危机→启动预案（责任部门24小时内上报）→联席会议决策→法务部发布通报→持续跟踪。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政策突变等不可抗力导致流程中断；

（2）处理要求：需附《例外情